20 September 2024

6 Tips Manajemen Waktu Penting untuk Agen Asuransi Independen Baru

“Kehidupan agen asuransi independen bisa sangat sibuk, terutama ketika Anda baru memulai. Seperti yang ditunjukkan oleh tim College Grad, selain menghabiskan waktu dengan klien selama jam kerja normal, banyak agen menghabiskan malam mereka untuk mengerjakan dokumen dan mempersiapkan presentasi. Ini bisa menjadi profesi yang mencakup semuanya. Dan seperti yang mungkin Anda ketahui, ada perbedaan besar antara sibuk dan produktif secara sah. Untuk membangun dan mempertahankan momentum, Anda harus mengambil pendekatan yang terorganisir dan metodis untuk menyelesaikan tugas. Inilah cara Anda dapat memprioritaskan waktu Anda, mendedikasikannya untuk tugas-tugas penting, dan memastikan bahwa Anda tetap fokus di setiap langkah.

1. Rencanakan tugas harian, mingguan, dan bulanan

Prioritas sangat penting. Pada waktu tertentu, Anda akan memiliki berbagai tugas yang membutuhkan perhatian Anda. Tentu saja, beberapa akan jauh lebih mendesak dan penting daripada yang lain. Agar tetap berada di jalurnya, Anda harus tahu persis apa yang perlu dilakukan pada hari, minggu, dan bahkan mungkin bulan berikutnya. Ini memastikan bahwa Anda selalu memiliki rencana permainan dan memungkinkan Anda untuk mengambil pendekatan yang terorganisir terhadap berbagai hal. Untuk perencanaan harian, tim Engage menyarankan untuk meluangkan waktu 15 menit untuk menulis daftar tugas Anda sehari sebelumnya, baik itu saat Anda meninggalkan pekerjaan atau sebelum tidur. “Tanyakan pada diri sendiri apa yang perlu Anda capai selama hari berikutnya, atur blok waktu untuk melihat email dan menangani panggilan telepon dan dapatkan gambaran umum tentang pertemuan atau kegiatan terjadwal lainnya yang sudah direncanakan untuk mencoba dan membayangkan alur hari itu sebelumnya,” tulis mereka. Untuk perencanaan mingguan, mereka merekomendasikan untuk menyisihkan 45-60 menit pada hari Minggu untuk merencanakan minggu Anda. Adapun perencanaan bulanan, ini harus dibatasi secara ketat pada proyek yang lebih besar di mana Anda mencurahkan beberapa jam untuk mencari tahu pendekatan terbaik. Untuk merampingkan prosesnya, Helena Parmask mendorong penggunaan alat perencanaan sehingga semuanya diuraikan secara nyata dan dapat dengan mudah diperbarui. Dia mengatakan bahwa pena dan kertas kuno masih bekerja dengan baik untuk banyak orang. Jika Anda lebih suka beralih ke digital, gunakan alat manajemen tugas seperti Scoro atau Trello.

2. Fokus sepenuhnya pada satu tugas pada satu waktu

Cynthia Kabu dan Andre Machado memiliki karya yang sangat baik tentang mitos multitasking di Time. “Untuk hampir semua orang, dalam hampir semua situasi, multitasking tidak mungkin,” tulis mereka. “Ketika kita berpikir kita melakukan multitasking, paling sering kita tidak benar-benar melakukan dua hal sekaligus—melainkan tindakan individu secara berurutan dengan cepat.” Pasti ada sesuatu untuk ini. Faktanya, satu studi ilmiah yang mereka kutip menemukan bahwa hanya 2,5 persen orang yang benar-benar mampu melakukan banyak tugas secara efektif. Amanda MacMillan di Health.com setuju. Dia mengatakan mencoba melakukan banyak tugas

Memperlambat Anda,
Membuat Anda lebih rentan terhadap kesalahan,
Menciptakan stres, dan
Menghambat kreativitas Anda.

Intinya adalah manusia tidak pandai melakukan multitasking. Dan mencoba menangani beberapa proyek sekaligus cenderung menghambat kemajuan Anda. Jadi, bagaimana Anda harus mendekati penyelesaian tugas? Chris Bailey membahas teknik di A Life of Productivity yang melibatkan “tugas tunggal”, di mana Anda menyisihkan 20 menit untuk fokus 100 persen pada tugas tertentu. Dia mengatakan ini cenderung efektif karena tanda 20 menit kira-kira berapa lama manusia dapat berkonsentrasi pada suatu tugas sebelum kehilangan fokus. Apakah tugas Anda menanggapi pertanyaan klien, mengerjakan pemasaran, atau memperbarui database klien Anda, tip ini akan membantu Anda tetap berada di jalur dan menyelesaikan semuanya dengan lebih efisien. Dan setelah selesai, Anda dapat beralih ke tugas berikutnya dan fokus sepenuhnya pada itu.

3. Praktikkan Aturan Dua Menit

Inilah skenarionya: Sesuatu muncul di tengah hari yang membutuhkan perhatian Anda. Ini hanya tugas kecil yang dapat diselesaikan dengan cepat, tetapi Anda tergoda untuk menundanya karena itu bukan prioritas tinggi. Jadi, itu tetap di belakang bersama dengan tugas-tugas kecil lainnya. Penulis produktivitas James Clear memperingatkan agar tidak membuat kesalahan semacam ini. Sebaliknya, dia menyajikan aturan “dua menit” – diciptakan oleh David Allen, penulis buku terlaris Getting Things Done. Aturan ini didasarkan pada premis yang sangat sederhana. Jika suatu tugas dapat diselesaikan dalam dua menit atau kurang, maka segera lakukan. Ini bisa berupa menanggapi email, memposting di media sosial, membalas panggilan telepon, apa pun. Idenya di sini adalah bahwa menunda hal-hal sampai nanti melahirkan kemalasan dan penundaan. Namun, menangani tugas-tugas kecil dengan segera meningkatkan produktivitas dan membantu Anda menjadi lebih disiplin. Jonathan Furman juga menunjukkan di Thrive Global bahwa aturan ini mencegah tugas-tugas kecil dibayangi dan dilupakan. Setelah Anda terbiasa menerapkan aturan dua menit, Anda akan menemukan bahwa hari-hari Anda lebih lancar dan Anda tidak akan memiliki segunung tugas yang menumpuk pada Anda.

4. Sisihkan Waktu Admin

Jam yang tidak dapat ditagih bukanlah sesuatu yang sangat disukai agen independen. Waktu admin mengacu pada tugas-tugas yang lebih biasa yang tidak secara langsung menghasilkan pendapatan (misalnya membuat laporan dan dokumen) tetapi tetap merupakan komponen penting untuk menjalankan perusahaan asuransi yang sukses. Merekalah yang membuat roda terus berputar dan klien baru datang. Itulah mengapa Rick Grantham menyarankan untuk menyisihkan waktu di awal hari untuk menangani tugas-tugas seperti ini — bahkan mungkin memulai hari Anda satu jam lebih awal jika perlu. Pendekatan ini memotivasi Anda untuk menyelesaikan tugas lebih cepat daripada menunggu sampai akhir hari. Tim MBO Partners menambahkan bahwa menjadwalkan janji temu kalender berulang setiap hari adalah hal yang cerdas untuk menangani pekerjaan admin dan bahwa menyelesaikan tugas-tugas kecil setiap hari akan membantu mencegah Anda kewalahan di akhir minggu.

5. Hilangkan Gangguan

Wanda Thibodeaux berbicara tentang bagaimana gangguan beracun bagi bisnis modern di Inc. Dia mengatakan bahwa gangguan telah menjadi norma yang tidak menguntungkan dan mereka benar-benar merugikan perusahaan besar jutaan setiap tahun. Thibodeaux merujuk Laporan Gangguan Tempat Kerja 2018 oleh Udemy yang menemukan hampir tiga dari empat orang (70 persen) merasa terganggu saat bekerja. Terus-menerus memerangi gangguan sebagai agen independen baru dapat melumpuhkan dan membuatnya sangat sulit untuk memulai bisnis Anda. Dan seperti yang ditunjukkan oleh tim Asosiasi Ilmu Psikologi, bahkan gangguan kecil dapat menggagalkan produktivitas dan membuatnya jauh lebih sulit untuk menyelesaikan tugas-tugas penting. Tidak hanya kualitas pekerjaan Anda yang menurun, tetapi kemungkinan akan memakan waktu lebih lama. Jadi, apa saja gangguan terbesar Anda? Dalam Business News Daily, Chad Brooks mengatakan 10 teratas kebanyakan orang meliputi:

Mengirim SMS
The Internet
Gosip
Media sosial
Email
Rekan kerja mampir
Pertemuan
Istirahat merokok dan istirahat camilan
Rekan kerja yang berisik
Duduk di bilik

Meskipun ini mungkin tidak semuanya berlaku untuk Anda sebagai agen independen, semuanya adalah hal yang harus diwaspadai, dan Anda harus berupaya untuk memastikan bahwa Anda tidak tersedot ke dalam pemborosan waktu ini. Brooks juga menawarkan beberapa saran untuk menjadi lebih produktif di mana dia menyebutkan pentingnya menjadwalkan istirahat formal untuk menciptakan batasan yang jelas antara pekerjaan dan relaksasi. Dengan cara ini, Anda akan memiliki waktu yang ditentukan untuk bersantai, dan Anda akan tahu kapan waktunya untuk kembali bekerja.

6. Batasi Pemeriksaan Email

Email adalah mode komunikasi utama untuk agen independen. Dan ini bagus untuk tetap terhubung dengan klien, prospek, dan mitra bisnis. Tetapi seperti yang dijelaskan David Burkus di Forbes, itu dapat dengan cepat menjadi penghalang jika disalahgunakan dan pada akhirnya dapat membuat Anda jauh lebih kurang produktif. Apa yang dia maksud adalah bahwa terus-menerus memeriksa email Anda dapat mengganggu dan mengacaukan alur Anda. Dia merujuk Kostadin Kushlev, seorang peneliti di University of British Columbia, yang menemukan “email memecah perhatian kita dan berkontribusi pada perasaan kita bahwa ada terlalu banyak yang harus dilakukan dan tidak cukup waktu untuk melakukannya.” Kushlev juga menambahkan bahwa “membatasi email mengurangi stres dan meningkatkan produktivitas karena mengurangi multitasking dan gangguan.” Meskipun Anda jelas perlu memeriksa email Anda pada titik-titik tertentu dalam sehari, sangat penting bagi Anda untuk mengetahui seberapa sering Anda memeriksanya. Jika itu adalah kebiasaan kompulsif, Anda pasti ingin menetapkan batasan untuk menjaganya tetap terkendali dan memastikan bahwa tugas yang lebih penting tidak terganggu.

Memanfaatkan Waktu Anda Sebaik-baiknya

Statista melaporkan bahwa jumlah agen asuransi terus meningkat dan telah berkembang pesat sejak tahun 2000. Agar agen independen baru dapat memulai dengan langkah yang benar, sangat penting untuk memahami dasar-dasar manajemen waktu yang efektif. Mengetahui bagaimana memprioritaskan upaya Anda, kapan harus fokus pada apa dan bagaimana tetap fokus akan membantu Anda memanfaatkan waktu Anda sebaik-baiknya. Dengan cara ini, Anda akan dapat memberikan pengalaman terbaik kepada klien Anda dan terus memperluas buku bisnis Anda tanpa menimbulkan stres yang tidak perlu.

Berita