30 September 2024

Bagaimana perusahaan asuransi di era digital lancar bertransisi ke catatan kertas digital?

Saat perusahaan asuransi beralih ke platform digital, mereka juga merangkul kemudahan penggunaan yang ditawarkan oleh dokumentasi digital berbasis cloud.

Sementara beberapa departemen atau perusahaan asuransi telah menjadi tanpa kertas, mereka masih harus bersaing dengan catatan dari era berbasis kertas sebelumnya. Banyak dari catatan ini berisi informasi pelanggan sensitif yang harus dilindungi saat catatan disimpan, diakses, atau dihancurkan.

Ketika catatan kertas yang lebih lama didigitalkan, kekhawatiran tentang perlindungan data masih ada, apakah dokumen tersebut diarsipkan atau dikirim untuk dihancurkan. Catatan kertas digital juga dapat menimbulkan masalah dengan akses dan organisasi.

Perusahaan asuransi yang ingin merampingkan alur kerja sekaligus mematuhi kewajiban privasi dan keamanan mendapat manfaat dari pemahaman yang jelas tentang masalah seputar dokumen kertas.

Perjalanan P&C Carrier menuju Digital Penuh

Sebagian besar perusahaan asuransi telah merangkul era digital, terutama dalam hal mengumpulkan informasi pelanggan. Beberapa perusahaan bahkan menawarkan diskon kepada pelanggan yang menyetujui lingkungan tanpa kertas.

Perusahaan asuransi agak lambat untuk beralih ke platform tanpa kertas untuk operasi internal mereka. Namun, manfaat yang sama yang disebut-sebut kepada pelanggan yang menggunakan kertas sering tersedia untuk staf perusahaan asuransi yang juga bekerja di lingkungan tanpa kertas.

Untuk satu hal, kertas mahal dalam skala besar. Biaya yang terkait dengan pengelolaannya bisa mencapai $ 8 miliar per tahun di AS saja, kata Matt Peterson, CEO eFileCabinet. Ketika tenaga kerja dan waktu diperhitungkan, sebuah perusahaan dapat menghabiskan $ 20 setiap kali dokumen kertas diajukan, $ 120 setiap kali salah tempat dan $ 220 setiap kali hilang dan harus dibuat ulang, kata Peterson.

Dokumen tanpa kertas juga dapat mencegah penimbunan pengetahuan di antara anggota staf dengan membuatnya lebih mudah untuk berbagi akses ke informasi, kata Mike Kappel, CEO Patriot Software, LLC. Berbagi dokumen secara digital membuatnya lebih mudah diakses oleh banyak pihak, yang pada gilirannya memungkinkan staf untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dengan lebih mudah.

Namun, catatan kertas digital dapat menimbulkan tantangan hukum tertentu. Misalnya, dalam kasus 2014, Pengadilan Banding California menyatakan bahwa pemberi kerja tidak dapat membuktikan bahwa tanda tangan elektronik pada perjanjian arbitrase adalah milik karyawannya. Mengapa? Karena tidak ada cara untuk mengautentikasi tanda tangan. Pada tahun 2016, pengadilan yang sama mengklarifikasi bahwa alat otentikasi, seperti kredensial login unik, dapat mendukung verifikasi tanda tangan elektronik, kata Ashley H. Verdon dan Neil Eddington di Chapman Glucksman.

Kabar baik bagi perusahaan asuransi adalah kredensial login unik untuk pelanggan dan karyawan juga dapat digunakan untuk memenuhi persyaratan dokumentasi digital lainnya, seperti yang terkait dengan keamanan dan privasi.

Baik catatan kertas maupun digital tunduk pada persyaratan tertentu. Misalnya, catatan kertas dan digital harus dikelola, dibuat dapat diakses oleh pihak yang tepat, dilindungi dari pelanggaran keamanan dan privasi, dan dibuang bila perlu, kata Cassie Findlay, salah satu pendiri Recordkeeping Roundtable.

Penghapusan Alur Kerja Berbasis Kertas Secara Bertahap

Pertimbangkan bagaimana Platform BOLT memberdayakan operator untuk sepenuhnya digital. Ini menciptakan pipa digital untuk menangani kuotasi. Itu membuat pengaturan profil pelanggan dan admin sederhana dan efisien. Bahkan membuat saluran untuk menangani dokumen yang diperlukan, baik itu file digital atau hard copy.

Pendekatan berbasis platform semacam ini diperlukan untuk setiap organisasi yang bekerja untuk menjembatani kesenjangan digital.

Perusahaan asuransi tidak sendirian dalam mencari solusi tanpa kertas, atau menemukan prosesnya rumit. Meskipun lembaga federal ditugaskan untuk menjadi tanpa kertas pada pertengahan 2010-an, banyak yang membutuhkan panduan tentang cara memelihara, menggunakan, membuang, dan mentransfer catatan kertas yang lebih lama di lingkungan digital baru, kata Courtney Anderson, analis kebijakan catatan elektronik di Administrasi Arsip dan Catatan Nasional (NARA).

Untuk meningkatkan manajemen catatan digital dan kertas, penting untuk mengklarifikasi mengapa item tertentu perlu disimpan dalam format tertentu, saran Diane Batayeh, CEO Village Green. Ketika alasan diartikulasikan dengan jelas, menentukan informasi mana yang harus disimpan dalam format apa menjadi lebih mudah.

Menyimpan dan Melindungi Catatan Kertas Lama

Meskipun privasi dan keamanan data menjadi perhatian utama, catatan kertas digital yang dikelola dengan benar menawarkan perlindungan keamanan yang tidak dimiliki oleh catatan kertas. Misalnya, catatan digital dengan protokol pencadangan yang efektif membantu melindungi data dari peristiwa bencana, sementara catatan kertas yang hancur mungkin tidak mungkin direproduksi, kata David Rajczak dan Angela Spinks di Oral Health Group.

Kerapuhan relatif catatan kertas, bagaimanapun, menuntut pertimbangan khusus ketika perusahaan asuransi berusaha untuk menyimpan atau mengarsipkan catatan ini dalam format kertas mereka daripada mendigitalkannya dan kemudian membuang versi kertas.

Misalnya, catatan kertas yang lebih tua dapat dicetak di atas kertas yang diolah dengan asam, yang dapat membusuk seiring waktu. Tinta juga dapat memudar, membuat dokumen lama tidak dapat dibaca. Paparan kelembaban, debu, suhu ekstrem, dan minyak dari tangan manusia juga dapat menyebabkan degradasi dokumen kertas, catat Perpustakaan Kongres.

Untuk menyimpan dokumen-dokumen ini dalam format kertasnya, pertimbangkan untuk memfotokopinya ke kertas bebas asam. Jika karena alasan tertentu aslinya sendiri harus dipertahankan, pertimbangkan untuk menyimpan barang tersebut dalam selongsong plastik bebas asam, kata Melissa Barker, arsiparis untuk Houston County, Tennessee.

Masalah seputar pengarsipan dan penyimpanan catatan kertas dapat diperparah ketika perusahaan asuransi mengambil pendekatan do it yourself daripada bekerja dengan perusahaan atau platform yang dirancang untuk memfasilitasi digitalisasi, kata Chelsea Zabala di DocuFree. Ketika departemen dibiarkan mendigitalkan sendiri, penyimpangan privasi dan fragmentasi data dapat terjadi. Perusahaan asuransi mungkin tidak menyadari betapa tidak dapat diterapkan sistem ini sampai setelah kesalahan serius terjadi. Platform yang tepat juga dapat membantu perusahaan asuransi bertransisi dari kertas ke lingkungan digital dengan lebih mudah, kata Stephen Altrogge di HelloSign.

Seperti halnya catatan kertas digital, mengontrol akses ke catatan kertas lama merupakan langkah penting menuju keamanan yang lebih baik. Memilih platform digital yang memungkinkan penggunaan API dapat memudahkan staf untuk mengakses informasi kertas dan digital dengan satu set kredensial login, kata Jen Barnum, profesional pemasaran dan pengalaman pelanggan di Naviant.

Pembuangan Catatan Kertas Lama yang Bertanggung Jawab

Pembuangan catatan berbasis kertas dapat menimbulkan beberapa masalah. Misalnya, menghancurkan dokumen-dokumen ini dengan cara yang sensitif terhadap privasi bisa lebih sulit daripada menghancurkan catatan digital, kata Ivan Widjaya di CEO SMB. Sementara file digital dan cadangannya sering kali dapat ditargetkan dan dihapus sepenuhnya, kertas sering kali dapat “ditambal kembali dan detailnya dipulihkan oleh pihak yang tidak diinginkan,” kata Widjaya.

Bahkan ketika dokumen kertas benar-benar dihancurkan, sistem yang tidak memperhitungkan isinya dapat menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Penting untuk membuat sistem pembuangan catatan kertas yang cukup fleksibel untuk mengakomodasi acara khusus tertentu.

Misalnya, “setiap sistem pembersihan dokumen lama yang diarsipkan harus dapat beradaptasi dengan penahanan yang ditempatkan pada dokumen karena litigasi atau klaim hukum lainnya,” kata Eric C. Sohlgren, seorang mitra di Payne & Fears.

Demikian juga, undang-undang dan peraturan tertentu mungkin memerlukan pemeliharaan dokumen tertentu dalam bentuk cetak, kata David Madden, pendiri dan presiden Container Exchanger. Dokumen-dokumen ini harus disimpan dengan mempertimbangkan protokol keamanan serta upaya pelestarian.

Juga, ketika catatan kertas dijadwalkan untuk dibuang setelah digitalisasi, prosedur yang tepat untuk memeriksa ulang akurasi adalah suatu keharusan. Misalnya, staf yang bertanggung jawab untuk mengonversi informasi berbasis kertas ke versi digital harus mengoreksi pekerjaan mereka dengan rajin, apakah itu melibatkan entri data atau pemindaian asli kertas, kata Martin Kadansky, CEO Kadansky Consulting, Inc. Melalui pemindaian yang dapat dibaca dan unggahan dokumen yang disengaja, dimungkinkan untuk mengurangi pelanggaran keamanan sambil memastikan semua informasi yang diperlukan ditangkap dengan aman.

Meskipun mengelola catatan kertas menimbulkan tantangan yang tidak dimiliki oleh sistem digital, transisi ke lingkungan tanpa kertas tanpa kehilangan informasi penting dapat dicapai. Pertimbangan kebutuhan perusahaan asuransi untuk penyimpanan, akses, dan keamanan informasi adalah suatu keharusan.

Gambar oleh: qvist/©123RF.com, Alexander Korzh/©123RF.com, Piyawat Nandeenopparit/©123RF.com

Berita