20 septembre 2024

Agent indépendant en tant que propriétaire unique et employeur : comprendre les impôts

Comprendre les impôts peut être une courbe d’apprentissage pour les agents d’assurance indépendants, surtout face à un nombre croissant d’affaires et d’employés.

Dans le cadre de notre série sur la façon de devenir un agent d’assurance indépendant, nous examinons les obligations fiscales standard des petites entreprises, ainsi que certains allégements fiscaux potentiellement surprenants dont vous pourriez profiter.

Frais fiscaux pour les agents

D’une manière générale, les agents indépendants sont classés comme des entrepreneurs indépendants lorsqu’ils déclarent leurs impôts. Dans le cadre de ce type d’arrangement, le gouvernement vous considère comme un travailleur indépendant, ce qui signifie que vous êtes responsable de déclarer vos propres impôts.

Lorsqu’une personne est employée par une entreprise, elle reçoit un W-2 et l’employeur retient une certaine somme d’argent pour elle, explique Curt Mastio, un CPA qui dirige Founder’s CPA, un service de comptabilité pour les startups. Lorsque vous êtes travailleur indépendant, vous êtes tenu de déclarer vos revenus à l’IRS au moyen d’un formulaire 1099.

« Toute personne ou entreprise qui paie un entrepreneur indépendant de plus de 600 $ pour des travaux est tenue de déposer le formulaire 1099 auprès de l’IRS ; l’IRS et l’entrepreneur indépendant reçoivent une copie du 1099 », selon la ressource de conseils juridiques en ligne LawFirms.com. « Les entrepreneurs indépendants devraient recevoir un formulaire 1099-MISC de chacun de leurs clients qui leur paient 600 $ ou plus au cours d’une année fiscale. »

Paiements d’impôt trimestriels estimés

L’écrivain en finances personnelles Ben Luthi dit que vous voudrez généralement effectuer des paiements d’impôts trimestriels estimés, qui sont dus le 15 avril, le 15 juin, le 15 septembre et le 15 janvier (pour le dernier trimestre de l’année précédente). Il y a deux raisons principales à cela.

Tout d’abord, cela vous évite d’avoir à payer l’argent en une seule fois lorsque vous produisez votre déclaration de revenus annuelle, ce qui peut souvent être une difficulté financière pour les agents débutants. Deuxièmement, cela garantit que vous ne serez pas condamné à une amende par l’IRS pour sous-paiement d’impôts, ce qui vous sera frappé si vous devez plus de 1 000 $ à l’IRS.

Pour calculer combien vous devrez payer chaque trimestre, de nombreux services de tenue de livres en ligne proposent des calculatrices utiles pour simplifier le processus.

Notez que la plupart des États ont des impôts sur le revenu, que vous êtes également responsable de payer en tant qu’entrepreneur indépendant. Cela variera d’un État à l’autre, il est donc important de savoir quel est le taux d’imposition spécifique dans votre État.

Katherind Loughead, analyste politique principale au Center for State Tax Policy de la Tax Foundation, a créé un guide détaillé qui explique tout ce que vous devez savoir sur l’impôt sur le revenu des particuliers et l’impôt sur le revenu des traitements et salaires, et note les principaux changements dans les codes fiscaux.

Comment gérer les impôts en tant qu’employeur

Jusqu’à présent, nous avons discuté de la façon de gérer les impôts lorsque vous travaillez pour vous-même. Mais disons que vous venez d’embaucher quelqu’un à temps plein en tant qu’employé. Quelle est votre responsabilité alors ?

Tout d’abord, vous pouvez toujours être classé comme un propriétaire unique et ne pas être traité comme un employé de votre entreprise, ce qui signifie que vous paierez des impôts sur le travail indépendant pour vous-même.

Cependant, il n’y a pas de limite au nombre d’employés que vous pouvez avoir en tant que propriétaire unique. En tant qu’employeur, vous devez vous occuper de l’administration des employés, de la tenue des registres et des impôts pour chaque employé que vous embauchez. En d’autres termes, vous avez les mêmes responsabilités que tout autre type d’employeur.

Avant d’embaucher quelqu’un, dit DeWitt, vous devez d’abord obtenir un numéro d’identification d’employeur auprès de l’IRS. Lors de l’intégration, chaque employé est tenu de remplir divers formulaires, notamment un W-4, qui est un certificat de retenue à la source de l’employé, et un I-9, qui est une vérification de l’éligibilité à l’emploi. Si vous prévoyez d’offrir des avantages, vous devrez peut-être leur faire remplir des formulaires supplémentaires pour cela également.

Une fois qu’un employé commence à travailler pour vous, le rédacteur juridique Jeffry Olson, J.D. note qu’il est de votre responsabilité de « retenir tous les impôts sur l’emploi requis sur le salaire du travailleur et de contribuer aux impôts appropriés de l’employeur ». Au cours de l’année fiscale 2019, ce chiffre était de 6,2 % pour la sécurité sociale et de 1,45 % pour Medicare.

À la fin de chaque année, vous devez fournir un W-2 – connu sous le nom de déclaration de salaire et d’impôt – à chacun de vos employés. C’est ainsi que vous déclarez combien ils ont gagné à l’IRS.

Déductions fiscales dont vous n’êtes peut-être pas au courant

Bien que vous puissiez faire valoir que la déclaration d’impôts s’accompagne de plus de maux de tête pour les agents indépendants que de nombreuses autres carrières, il y a aussi des avantages significatifs. L’un des avantages inhérents d’être un agent indépendant est qu’il existe de nombreuses déductions fiscales que vous pouvez faire, ce qui vous aide à réduire le montant que vous devez.

Voici quelques-uns des allégements fiscaux dont vous n’êtes peut-être pas au courant.

Coûts de marketing

« L’IRS vous permet de déduire des dépenses publicitaires raisonnables qui sont directement liées à vos activités commerciales », explique Aaron Lesher, CPA agréé et responsable des initiatives stratégiques de l’application de suivi des dépenses Hurdlr. « La déduction pour les frais de publicité est large et peut inclure un certain nombre de dépenses selon l’industrie dans laquelle vous travaillez. »

Les cartes de visite, l’hébergement de votre site Web et la publicité numérique ne sont que quelques exemples de coûts de marketing courants qui sont déductibles des impôts. Même les t-shirts avec le logo de votre agence qui sont utilisés pour la publicité comptent, explique Jen Stafford, cofondatrice et partenaire de CTRL+ALT Digital, une agence numérique à service complet.

Frais de véhicule

Il est courant que les agents indépendants se déplacent fréquemment pour rencontrer des clients à l’extérieur du bureau, assister à des conférences et à des événements locaux. Chaque fois que vous utilisez votre véhicule pour vous rendre à ces endroits, les dépenses afférentes sont déductibles d’impôt.

C’est pourquoi vous devez toujours tenir un registre précis de la date et de l’objet de chaque voyage, et plus important encore, du nombre de kilomètres que vous avez parcourus. À partir de 2019, le taux de kilométrage standard était de 58 cents par mile, ce qui signifie que vous pouvez déduire 58 cents pour chaque mile parcouru.

Assurez-vous simplement de ne réclamer que des voyages en voiture d’affaires et non des voyages personnels. Pour plus d’informations sur ce sujet, Julia Kagan, rédactrice en chef des finances personnelles chez Investopedia, a créé un guide utile concernant le taux de kilométrage standard.

Frais de repas d’affaires

L’IRS vous permet également de déduire 50 % des frais de repas et de boissons. Il ne peut y avoir rien d’extravagant, et il y a certains critères qui doivent être respectés.

Par exemple, les repas doivent être « ordinaires et nécessaires », et vous ou un employé devez être présent au repas. Vous devez également fournir le repas aux clients d’assurance actuels, aux prospects potentiels ou aux contacts commerciaux similaires.

Fishman dit qu’il n’y a pas de limite monétaire exacte en ce qui concerne ce qui est considéré comme extravagant, vous devrez donc utiliser votre bon sens ici. Il dit également qu’il est crucial de tenir des registres détaillés, y compris la date, le montant que vous avez dépensé, y compris les taxes et les pourboires, le restaurant où vous avez mangé et la nature de la relation d’affaires.

Tant que vous prenez bien note de tout, cela peut être une bonne déduction, surtout si vous sortez fréquemment des lentilles de contact pour manger.

Travail indépendant Tax

L’un des aspects moins intéressants du travail indépendant est l’impôt sur le travail indépendant, deux taxes fédérales sur les salaires qui financent la sécurité sociale et Medicare. Tous ceux qui travaillent doivent cotiser, mais les employés ne doivent en payer que la moitié, tandis que leur employeur paie l’autre moitié.

Si vous êtes travailleur autonome, vous êtes responsable de la totalité du montant. En 2019, l’impôt sur le travail indépendant était de 7,65 % pour les employés et de 15,30 % pour les travailleurs indépendants.

La bonne nouvelle, c’est que l’IRS considère que la partie employeur de l’impôt sur le travail indépendant est déductible d’impôt, écrit Liz Smith de la société de technologie financière SmartAsset. Vous pouvez le réclamer dans votre déclaration de revenus, ce qui peut vous apporter un allègement financier considérable.

Frais d’études liés au travail

Une partie du travail d’un agent indépendant consiste à maintenir les licences et les certifications d’assurance. Et bien sûr, cela a un coût.

Heureusement, les agents indépendants sont souvent en mesure de les déduire comme frais d’études liés au travail, ce qui comprend les frais de scolarité, les livres et les frais de laboratoire. L’IRS décrit les critères de base pour les réclamer en tant que déductions, affirmant qu’une dépense doit être pour une éducation qui vous aide à maintenir ou à améliorer les compétences nécessaires dans le secteur de l’assurance ou que la formation est requise par la loi.

Assurance maladie

Dans certains cas, vous pouvez également être éligible à des déductions sur vos primes d’assurance maladie. Tant que vous répondez aux bons critères, vous pouvez déduire les frais payés pour les frais médicaux et dentaires pour vous-même, votre conjoint et les personnes à charge de moins de 27 ans.

Cela s’applique aux honoraires des médecins, dentistes, chirurgiens, psychologues, chiropraticiens et même des praticiens de la médecine non traditionnelle.

Un dernier conseil : trouvez un bon comptable

Enfin, il est généralement recommandé que la plupart des agents indépendants embauchent un comptable expérimenté qui connaît bien les petites entreprises, les entreprises individuelles et le secteur de l’assurance. Essayer de le gérer vous-même, surtout si vous avez une expérience très limitée, peut entraîner des erreurs coûteuses.

« Si vous dirigez votre propre émission, il est important que vous utilisiez l’aide d’un professionnel », déclare Rebekah Parr de New Horizons Insurance Marketing. « Le dicton dit que l’embauche d’un CPA (Certified Public Accountant) pour faire vos impôts peut se rentabiliser, car il trouve toutes les déductions possibles pour vous, sans parler de s’assurer que vous avez tous vos i et t pointillés et barrés. »

Non seulement cela devrait garantir que tout est correctement déclaré et éviter les pénalités fiscales, mais cela vous facilitera la vie et vous permettra de vous concentrer davantage sur la croissance de votre entreprise.

Gardez le contrôle de vos impôts

Il y a beaucoup de choses à faire pour devenir un agent indépendant, et les impôts en sont certainement une grande partie. Il s’agit d’une responsabilité majeure qui peut sembler un peu écrasante, surtout si vous avez été habitué à travailler pour un employeur dans le passé où l’entreprise s’occupait de vos impôts pour vous.

Mais c’est certainement quelque chose qui est gérable. Il suffit de prendre le temps de comprendre les bases de l’impôt et de savoir comment faire le suivi des dépenses pour les déductions.

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