20 septembre 2024

6 conseils cruciaux de gestion du temps pour les nouveaux agents d’assurance indépendants

« La vie d’un agent d’assurance indépendant peut être mouvementée, surtout lorsque vous débutez. Comme le souligne l’équipe des diplômés du collège, en plus de passer du temps avec les clients pendant les heures normales de bureau, de nombreux agents passent leurs soirées à remplir des documents et à préparer des présentations. Il peut s’agir d’une profession englobante. Et comme vous le savez probablement, il y a une grande différence entre être occupé et être légitimement productif. Pour créer et maintenir l’élan, vous devez adopter une approche organisée et méthodique pour accomplir les tâches. Voici comment vous pouvez hiérarchiser votre temps, le consacrer à des tâches cruciales et vous assurer de rester concentré à chaque étape du processus.

1. Planifiez les tâches quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles

La hiérarchisation des priorités est vitale. À tout moment, vous aurez un large éventail de tâches qui nécessitent votre attention. Naturellement, certains seront beaucoup plus urgents et importants que d’autres. Afin de rester sur la bonne voie, vous devrez savoir exactement ce qui doit être fait le jour, la semaine et peut-être même le mois suivants. Cela vous permet de toujours avoir un plan de match et d’adopter une approche organisée des choses. Pour la planification quotidienne, l’équipe d’Engage suggère de prendre 15 minutes pour rédiger votre liste de tâches la veille, que ce soit lorsque vous quittez le travail ou juste avant de vous coucher. « Demandez-vous ce que vous devez accomplir au cours de la journée suivante, fixez-vous un bloc de temps pour consulter vos e-mails et traiter les appels téléphoniques et obtenez une vue d’ensemble des réunions ou autres activités programmées déjà prévues pour essayer d’imaginer le déroulement de la journée à l’avance », écrivent-ils. Pour la planification hebdomadaire, ils recommandent de réserver 45 à 60 minutes le dimanche pour planifier votre semaine. En ce qui concerne la planification mensuelle, elle doit être strictement limitée aux projets plus importants où vous consacrez quelques heures à déterminer la meilleure approche. Pour rationaliser le processus, Helena Parmask encourage l’utilisation d’un outil de planification afin que tout soit décrit de manière tangible et puisse être facilement mis à jour. Elle dit que le stylo et le papier à l’ancienne fonctionnent encore bien pour beaucoup. Si vous préférez passer au numérique, utilisez un outil de gestion des tâches comme Scoro ou Trello.

2. Concentrez-vous entièrement sur une tâche à la fois

Cynthia Kabu et Andre Machado ont un excellent article sur le mythe du multitâche dans Time. « Pour presque tout le monde, dans presque toutes les situations, le multitâche est impossible », écrivent-ils. « Lorsque nous pensons que nous sommes multitâches, le plus souvent, nous ne faisons pas vraiment deux choses à la fois, mais plutôt des actions individuelles en succession rapide. » Il y a certainement quelque chose à cela. En fait, une étude scientifique qu’ils citent a révélé que seulement 2,5 % des personnes sont réellement capables d’effectuer plusieurs tâches à la fois efficacement. Amanda MacMillan de Health.com est d’accord. Elle dit qu’elle essaie d’effectuer plusieurs tâches à la fois

Vous ralentit,
Vous rend plus sujet à l’erreur,
Crée du stress, et
Entrave votre créativité.

En fin de compte, les humains ne sont tout simplement pas très doués pour le multitâche. Et essayer au hasard de s’attaquer à plusieurs projets à la fois risque d’entraver votre progression. Alors, comment devriez-vous aborder l’achèvement d’une tâche ? Chris Bailey discute d’une technique à A Life of Productivity qui implique le « monotâche », où vous réservez 20 minutes pour vous concentrer à 100 % sur une certaine tâche. Il dit que cela a tendance à être efficace parce que la marque des 20 minutes correspond à peu près au temps que les humains peuvent se concentrer sur une tâche avant de perdre leur concentration. Que votre tâche consiste à répondre aux questions des clients, à travailler sur le marketing ou à mettre à jour votre base de données clients, ce conseil devrait vous aider à rester sur la bonne voie et à accomplir les choses plus efficacement. Et une fois que vous avez terminé, vous pouvez passer à la tâche suivante et vous concentrer entièrement sur celle-ci.

3. Pratiquez la règle des deux minutes

Voici le scénario : Quelque chose surgit à midi qui nécessite votre attention. Ce n’est qu’une petite tâche qui peut être rapidement accomplie, mais vous êtes tenté de la remettre à plus tard car elle n’est pas hautement prioritaire. Ainsi, il reste en veilleuse avec d’autres tâches mineures. L’écrivain James Clear met en garde contre ce genre d’erreur. Au lieu de cela, il présente la règle des « deux minutes » – inventée par David Allen, auteur du livre à succès Getting Things Done. La règle est basée sur une prémisse très simple. Si une tâche peut être accomplie en deux minutes ou moins, faites-la immédiatement. Il peut s’agir de répondre à un e-mail, de publier sur les réseaux sociaux, de répondre à un appel téléphonique, peu importe. L’idée ici est que remettre les choses à plus tard engendre la paresse et la procrastination. Mais s’attaquer immédiatement aux petites tâches augmente la productivité et vous aide à devenir plus discipliné. Jonathan Furman souligne également dans Thrive Global que cette règle empêche les petites tâches d’être éclipsées et oubliées. Une fois que vous aurez pris l’habitude d’appliquer la règle des deux minutes, vous devriez constater que vos journées sont plus fluides et que vous n’aurez pas une montagne de tâches qui s’accumulent sur vous.

4. Réservez du temps administratif

Les heures non facturables ne sont pas quelque chose dont les agents indépendants sont très friands. Le temps administratif fait référence aux tâches plus banales qui ne génèrent pas directement de revenus (par exemple, la rédaction de rapports et de paperasse), mais qui sont néanmoins un élément essentiel de la gestion d’une compagnie d’assurance prospère. C’est ce qui fait tourner les roues et faire venir de nouveaux clients. C’est pourquoi Rick Grantham suggère de réserver du temps au début de la journée pour gérer des tâches comme celles-ci – peut-être même commencer votre journée une heure plus tôt si nécessaire. Cette approche vous motive à accomplir les tâches plus rapidement plutôt que d’attendre la fin de la journée. L’équipe de MBO Partners ajoute qu’il est judicieux de planifier un rendez-vous récurrent chaque jour pour s’attaquer au travail administratif et que l’accomplissement de petites tâches chaque jour devrait vous aider à éviter d’être submergé à la fin de la semaine.

5. Éliminez les distractions

Wanda Thibodeaux explique comment les distractions sont toxiques pour les entreprises modernes d’Inc. Elle dit que les distractions sont devenues la norme malheureuse et qu’elles coûtent littéralement des millions aux grandes entreprises chaque année. Thibodeaux fait référence à un rapport de 2018 sur la distraction sur le lieu de travail d’Udemy qui a révélé que près de trois personnes sur quatre (70 %) se sentent distraites pendant qu’elles travaillent. Lutter constamment contre les distractions en tant que nouvel agent indépendant peut être paralysant et rendre incroyablement difficile le décollage de votre entreprise. Et comme le souligne l’équipe de l’Association for Psychological Science, même de petites distractions peuvent faire dérailler la productivité et rendre beaucoup plus difficile l’accomplissement de tâches importantes. Non seulement la qualité de votre travail en souffre, mais il est probable qu’il vous prenne beaucoup plus de temps. Alors, quelles sont vos plus grandes distractions ? Dans Business News Daily, Chad Brooks dit que le top 10 de la plupart des gens inclut :

Envoi de SMS
Internet
Commérage
Médias sociaux
Messagerie électronique
Collègues de passage
Réunions
Pauses cigarette et pause-collation
Collègues bruyants
Assis dans un cubicule

Bien que ceux-ci ne s’appliquent pas tous à vous en tant qu’agent indépendant, ce sont toutes des choses dont vous devez être conscient, et vous devez vous efforcer de vous assurer que vous ne vous laissez pas entraîner dans ces pertes de temps. Brooks offre également quelques conseils pour être plus productif lorsqu’il mentionne l’importance de prévoir des pauses formelles pour créer des limites claires entre le travail et la détente. De cette façon, vous aurez un moment désigné pour vous détendre et vous saurez quand il est temps de retourner au travail.

6. Limitez les vérifications des e-mails

L’e-mail est un mode de communication principal pour les agents indépendants. Et c’est idéal pour rester au courant avec les clients, les prospects et les partenaires commerciaux. Mais comme l’explique David Burkus dans Forbes, cela peut rapidement devenir un obstacle si vous en abusez et peut finir par vous rendre beaucoup moins productif. Ce qu’il veut dire, c’est que vérifier constamment vos e-mails peut être distrayant et perturber votre flux. Il fait référence à Kostadin Kushlev, un chercheur de l’Université de la Colombie-Britannique, qui a constaté que « le courrier électronique fragmente notre attention et contribue à notre sentiment qu’il y a trop à faire et pas assez de temps pour le faire ». Kushlev ajoute également que « limiter les e-mails diminue le stress et augmente la productivité, car cela réduit le multitâche et la distraction ». Bien que vous ayez évidemment besoin de vérifier vos e-mails à certains moments de la journée, il est crucial que vous soyez conscient de la fréquence à laquelle vous les consultez. S’il s’agit d’une habitude compulsive, vous voudrez fixer des limites pour la contrôler et vous assurer que les tâches les plus importantes ne sont pas perturbées.

Tirer le meilleur parti de votre temps

Statista rapporte que le nombre d’agents d’assurance est en hausse et a considérablement augmenté depuis 2000. Pour que les nouveaux agents indépendants partent du bon pied, il est essentiel de comprendre les bases d’une gestion efficace du temps. Savoir comment hiérarchiser vos efforts, quand vous concentrer sur quoi et comment rester concentré vous aidera à tirer le meilleur parti de votre temps. De cette façon, vous serez en mesure d’offrir la meilleure expérience possible à vos clients et d’élargir continuellement votre volume d’affaires sans créer de stress inutile.

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