30 Tháng 9 2024

Làm thế nào để các công ty bảo hiểm trong thời đại kỹ thuật số chuyển đổi suôn sẻ sang hồ sơ giấy kỹ thuật số?

Khi các công ty bảo hiểm chuyển đổi sang các nền tảng kỹ thuật số, họ cũng đang nắm lấy sự dễ sử dụng được cung cấp bởi tài liệu kỹ thuật số dựa trên đám mây.

Trong khi một số bộ phận hoặc công ty bảo hiểm đã không có giấy tờ, họ vẫn phải đối mặt với hồ sơ từ các thời đại trước đó, dựa trên giấy. Nhiều hồ sơ trong số này chứa thông tin khách hàng nhạy cảm phải được bảo vệ trong khi hồ sơ được lưu trữ, truy cập hoặc hủy.

Khi hồ sơ giấy cũ được số hóa, mối quan tâm về bảo vệ dữ liệu vẫn tồn tại, liệu các tài liệu được lưu trữ hay gửi để tiêu hủy. Hồ sơ giấy kỹ thuật số cũng có thể gây ra vấn đề với việc truy cập và tổ chức.

Các công ty bảo hiểm đang tìm cách hợp lý hóa quy trình làm việc đồng thời tuân thủ các nghĩa vụ về quyền riêng tư và bảo mật được hưởng lợi từ sự hiểu biết rõ ràng về các vấn đề xung quanh tài liệu giấy.

Hành trình chuyển đổi kỹ thuật số hoàn toàn của P&C Carrier

Hầu hết các công ty bảo hiểm đã chấp nhận thời đại kỹ thuật số, đặc biệt là khi thu thập thông tin khách hàng. Một số công ty thậm chí còn giảm giá cho những khách hàng đồng ý với môi trường không cần giấy tờ.

Các công ty bảo hiểm đã chậm hơn một chút trong việc chuyển đổi sang các nền tảng không cần giấy tờ cho các hoạt động nội bộ của họ. Tuy nhiên, những lợi ích tương tự được chào hàng cho những khách hàng không cần giấy tờ thường có sẵn cho nhân viên công ty bảo hiểm, những người cũng làm việc trong môi trường không có giấy tờ.

Đối với một điều, giấy là đắt tiền ở quy mô. Chi phí liên quan đến việc quản lý nó có thể lên tới 8 tỷ đô la hàng năm chỉ riêng ở Mỹ, Matt Peterson, Giám đốc điều hành của eFileCabinet cho biết. Khi lao động và thời gian được tính vào, một công ty có thể chi 20 đô la mỗi khi một tài liệu giấy được nộp, 120 đô la mỗi khi nó bị thất lạc và 220 đô la mỗi khi nó bị mất và phải được tạo lại, Peterson nói.

Các tài liệu không cần giấy tờ cũng có thể ngăn cản việc tích trữ kiến thức giữa các nhân viên bằng cách giúp chia sẻ quyền truy cập thông tin dễ dàng hơn, Mike Kappel, Giám đốc điều hành của Patriot Software, LLC nói. Chia sẻ tài liệu kỹ thuật số giúp nhiều bên dễ tiếp cận hơn, từ đó cho phép nhân viên giải quyết nhu cầu của khách hàng dễ dàng hơn.

Tuy nhiên, hồ sơ giấy kỹ thuật số có thể đặt ra những thách thức pháp lý nhất định. Ví dụ, trong một vụ kiện năm 2014, Tòa phúc thẩm California cho rằng người sử dụng lao động không thể chứng minh rằng chữ ký điện tử trên thỏa thuận trọng tài thuộc về nhân viên của mình. Tại sao? Bởi vì không có cách nào để xác thực chữ ký. Vào năm 2016, cùng một tòa án đã làm rõ rằng các công cụ xác thực, như thông tin đăng nhập duy nhất, có thể hỗ trợ xác minh chữ ký điện tử, Ashley H. Verdon và Neil Eddington tại Chapman Glucksman cho biết.

Tin tốt cho các công ty bảo hiểm là thông tin đăng nhập duy nhất cho khách hàng và nhân viên cũng có thể được sử dụng để đáp ứng các yêu cầu tài liệu kỹ thuật số khác, chẳng hạn như các yêu cầu liên quan đến bảo mật và quyền riêng tư.

Cả hồ sơ giấy và hồ sơ kỹ thuật số đều phải tuân theo các yêu cầu nhất định. Ví dụ, cả hồ sơ giấy và hồ sơ kỹ thuật số phải được quản lý, có thể truy cập được cho các bên thích hợp, được bảo vệ khỏi vi phạm an ninh và quyền riêng tư và xử lý khi cần thiết, Cassie Findlay, đồng sáng lập Hội nghị bàn tròn lưu trữ hồ sơ cho biết.

Loại bỏ dần quy trình làm việc trên giấy

Hãy xem xét cách Nền tảng BOLT trao quyền cho các nhà cung cấp dịch vụ chuyển sang kỹ thuật số hoàn toàn. Nó tạo ra một đường ống kỹ thuật số để xử lý báo giá. Nó làm cho việc thiết lập hồ sơ khách hàng và quản trị viên trở nên đơn giản và hợp lý. Nó thậm chí còn tạo ra một đường ống để xử lý các tài liệu cần thiết, cho dù chúng là tệp kỹ thuật số hay bản cứng.

Những loại phương pháp tiếp cận dựa trên nền tảng này là cần thiết cho bất kỳ tổ chức nào làm việc để thu hẹp khoảng cách kỹ thuật số.

Các công ty bảo hiểm không đơn độc trong việc tìm kiếm các giải pháp không cần giấy tờ, cũng như không tìm ra quy trình phức tạp. Mặc dù các cơ quan liên bang được giao nhiệm vụ không cần giấy tờ vào giữa những năm 2010, nhiều người cần hướng dẫn về cách duy trì, sử dụng, xử lý và chuyển các hồ sơ giấy cũ trong một môi trường kỹ thuật số mới, Courtney Anderson, nhà phân tích chính sách hồ sơ điện tử tại Cơ quan Lưu trữ và Hồ sơ Quốc gia (NARA) cho biết.

Để cải thiện cả quản lý hồ sơ kỹ thuật số và hồ sơ giấy, điều quan trọng là phải làm rõ lý do tại sao một số mặt hàng nhất định cần được lưu trữ ở một số định dạng nhất định, Diane Batayeh, Giám đốc điều hành của Village Green khuyến nghị. Khi lý do được nêu rõ ràng, việc xác định thông tin nào phải được lưu trữ ở định dạng nào trở nên dễ dàng hơn.

Lưu trữ và bảo vệ hồ sơ giấy cũ

Mặc dù quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu là mối quan tâm lớn, hồ sơ giấy kỹ thuật số được quản lý đúng cách cung cấp các biện pháp bảo vệ an ninh mà hồ sơ giấy không có. Ví dụ, hồ sơ kỹ thuật số với các giao thức sao lưu hiệu quả giúp bảo vệ dữ liệu khỏi các sự kiện thảm khốc, trong khi hồ sơ giấy bị phá hủy có thể không thể sao chép, David Rajczak và Angela Spinks tại Oral Health Group cho biết.

Tuy nhiên, sự mong manh tương đối của hồ sơ giấy đòi hỏi phải xem xét đặc biệt khi một công ty bảo hiểm tìm cách lưu trữ hoặc lưu trữ các hồ sơ này ở định dạng giấy của họ thay vì số hóa chúng và sau đó xử lý phiên bản giấy.

Ví dụ, hồ sơ giấy cũ hơn có thể được in trên giấy được xử lý axit, có thể phân rã theo thời gian. Mực cũng có thể bị phai màu, khiến các tài liệu cũ không thể đọc được. Tiếp xúc với độ ẩm, bụi, nhiệt độ khắc nghiệt và dầu từ bàn tay con người cũng có thể dẫn đến suy thoái tài liệu giấy, Thư viện Quốc hội lưu ý .

Để bảo quản các tài liệu này ở định dạng giấy, hãy cân nhắc sao chép chúng lên giấy không có axit. Nếu vì lý do nào đó, bản gốc phải được giữ lại, hãy cân nhắc lưu trữ vật phẩm trong tay áo nhựa không có axit, Melissa Barker, nhà lưu trữ của Hạt Houston, Tennessee cho biết.

Các vấn đề xung quanh việc lưu trữ và lưu trữ hồ sơ giấy có thể trở nên phức tạp hơn khi một công ty bảo hiểm thực hiện cách tiếp cận tự làm thay vì làm việc với một công ty hoặc nền tảng được thiết kế để tạo điều kiện số hóa, Chelsea Zabala tại DocuFree cho biết. Khi các phòng ban bị bỏ lại để tự số hóa, sự mất hiệu lực về quyền riêng tư và phân mảnh dữ liệu có thể dẫn đến. Các công ty bảo hiểm có thể không nhận ra hệ thống không hoạt động được như thế nào cho đến khi xảy ra lỗi nghiêm trọng. Nền tảng phù hợp cũng có thể giúp các công ty bảo hiểm chuyển đổi từ môi trường giấy tờ sang kỹ thuật số dễ dàng hơn, Stephen Altrogge tại HelloSign cho biết.

Cũng như hồ sơ giấy kỹ thuật số, kiểm soát quyền truy cập vào hồ sơ giấy cũ là một bước thiết yếu để bảo mật tốt hơn. Chọn một nền tảng kỹ thuật số cho phép sử dụng API có thể giúp nhân viên dễ dàng truy cập cả thông tin giấy và thông tin kỹ thuật số với một bộ thông tin đăng nhập duy nhất, Jen Barnum, chuyên gia tiếp thị và trải nghiệm khách hàng tại Naviant cho biết.

Xử lý có trách nhiệm hồ sơ giấy cũ

Xử lý hồ sơ trên giấy có thể đặt ra một số vấn đề. Ví dụ, việc phá hủy các tài liệu này theo cách nhạy cảm với quyền riêng tư có thể khó khăn hơn việc phá hủy các bản ghi kỹ thuật số, Ivan Widjaya tại Giám đốc điều hành SMB cho biết. Trong khi các tệp kỹ thuật số và các bản sao lưu của chúng thường có thể bị nhắm mục tiêu và xóa sạch hoàn toàn, giấy thường có thể “được vá lại với nhau và chi tiết của chúng được phục hồi bởi các bên không mong muốn”, Widjaya nói.

Ngay cả khi tài liệu giấy bị phá hủy hoàn toàn, một hệ thống không tính đến nội dung của chúng có thể gây hại cho công ty. Điều quan trọng là tạo ra một hệ thống xử lý hồ sơ giấy đủ linh hoạt để phù hợp với một số sự kiện đặc biệt nhất định.

Ví dụ, “bất kỳ hệ thống thanh lọc tài liệu lưu trữ cũ nào cũng phải có khả năng thích ứng với việc giữ tài liệu vì kiện tụng hoặc khiếu nại pháp lý khác”, Eric C. Sohlgren, một đối tác tại Payne &; Fears nói.

Tương tự như vậy, một số luật và quy định nhất định có thể yêu cầu duy trì một số tài liệu nhất định dưới dạng bản cứng, David Madden, người sáng lập và chủ tịch của Container Exchanger cho biết. Những tài liệu này nên được lưu trữ với các giao thức bảo mật cũng như các nỗ lực bảo quản.

Ngoài ra, khi hồ sơ giấy dự kiến sẽ được xử lý sau khi số hóa, các quy trình thích hợp để kiểm tra lại độ chính xác là điều bắt buộc. Ví dụ, nhân viên phụ trách chuyển đổi thông tin trên giấy sang các phiên bản kỹ thuật số nên đọc lại công việc của họ một cách siêng năng, cho dù nó liên quan đến việc nhập dữ liệu hay quét bản gốc giấy, Martin Kadansky, Giám đốc điều hành của Kadansky Consulting, Inc. cho biết. Thông qua quét dễ đọc và tải lên tài liệu có mục đích, có thể giảm vi phạm bảo mật trong khi đảm bảo tất cả thông tin cần thiết được nắm bắt an toàn.

Mặc dù việc quản lý hồ sơ giấy đặt ra những thách thức mà các hệ thống kỹ thuật số không làm được, nhưng việc chuyển đổi sang môi trường không cần giấy tờ mà không làm mất thông tin cần thiết là có thể đạt được. Việc xem xét nhu cầu lưu trữ, truy cập và bảo mật thông tin của công ty bảo hiểm là điều bắt buộc.

Hình ảnh bởi: qvist/©123RF.com, Alexander Korzh/©123RF.com, Piyawat Nandeenopparit/©123RF.com

Tin tức