30 Tháng 9 2024

Hệ thống kế thừa trong bảo hiểm: Chi phí ẩn để tránh thay đổi

Các hệ thống kế thừa là các hệ thống máy tính, cả phần cứng và phần mềm, vẫn được sử dụng mặc dù đã lão hóa đáng chú ý hoặc trượt về phía lỗi thời. Các hệ thống này rất tốn kém để cài đặt và tiếp tục lưu giữ dữ liệu có giá trị, đó là lý do tại sao nhiều công ty bảo hiểm do dự khi áp dụng thay đổi. Nhưng các hệ thống Legacy có thể tốn kém và bực bội để duy trì. Đây là những gì một hệ thống kế thừa đang thực sự chi phí cho tổ chức bảo hiểm của bạn – và tại sao nó có thể là thời gian để thay đổi.

Vấn đề với các hệ thống cũ

Hiện tại, chính phủ liên bang Hoa Kỳ được dự báo sẽ chi tới 79 đến 80% ngân sách công nghệ thông tin hàng năm để duy trì các hệ thống cũ. Chỉ có 20 đến 21% được đầu tư vào các công nghệ mới, Shawn McCarthy, giám đốc nghiên cứu của IDC Government Insights cho biết.

Các công ty tư nhân cũng không khá hơn chút nào khi tiết kiệm tiền cho các hệ thống cũ. Trong số các tổ chức này, có tới 80% ngân sách CNTT cũng có thể dành cho hỗ trợ cuộc sống hệ thống cũ, Daniel Newman, nhà phân tích chính của Futurum Research và CEO của Broadsuite Media Group cho biết.

Thực hiện phân tích chi phí-lợi ích của các hệ thống cũ có thể khó khăn vì một số yếu tố góp phần vào chi phí chung của hệ thống cho công ty. “Thách thức lớn nhất đối với các doanh nghiệp là cân nhắc đầu tư, chi phí, độ phức tạp và ROI hiện nay so với việc duy trì các hệ thống cũ”, Rajneesh Kumar, người đứng đầu tiếp thị kỹ thuật số tại Pimcore cho biết.

Ngoài ra, các công ty đo lường chi phí của hệ thống kế thừa của họ chỉ bằng đô la chi tiêu không nhìn thấy toàn bộ bức tranh. Các hệ thống kế thừa cũng khiến các công ty bảo hiểm tốn thời gian, khách hàng và cơ hội đổi mới – ba tài sản khó thu hồi.

Các hệ thống cũ cần có thời gian

Một trong những dấu hiệu phổ biến nhất của sự lỗi thời hệ thống kế thừa là thời gian. Các hệ thống mới hơn có xu hướng nhanh hơn, có khả năng xử lý nhiều quy trình hơn mỗi giây và cung cấp các giao diện trực quan hơn. Một hệ thống kế thừa chậm có thể trở thành “gót chân Achilles trong quy trình hoạt động của bạn”, nhà phát triển Aphinya Dechalert nói. Cô ấy có nghĩa là họ có thể làm chậm đáng kể tốc độ kinh doanh của bạn và làm giảm hiệu quả của nhân viên.

Các hệ thống cũ có thể khiến nhóm của bạn mất thời gian và năng suất, đặc biệt là khi hệ thống ngừng hoạt động. Khi nhân viên không thể truy cập dữ liệu cần thiết, họ có thể không có gì để làm trong khi chờ hệ thống tự điều chỉnh.

Việc tạm dừng công việc này có thể tốn kém cho bảo hiểm và các công ty khác. “Trong hầu hết các trường hợp, lao động và các chi phí hoạt động khác phải được thanh toán bất kể tính khả dụng của mạng, vì vậy các công ty cuối cùng phải trả lương, tiền thuê nhà và các khoản phí khác ngay cả khi không có công việc có ý nghĩa nào có thể được thực hiện trong thời gian ngừng hoạt động”, Blair Felter, giám đốc tiếp thị tại vXchnge nói.

Mặc dù thời gian bị mất cho các hệ thống cũ không phải lúc nào cũng có thể được định lượng, nhưng tác động tài chính của thời gian chết có thể được tính toán. Ví dụ, một cuộc khảo sát năm 2017 của Information Technology Intelligence Consulting (ITIC) cho thấy hơn 98% các công ty lớn được khảo sát nói rằng thời gian ngừng hoạt động của máy tính khiến họ mất ít nhất 100.000 đô la mỗi giờ. Trong số này, 81% cho biết thời gian chết có giá 300.000 đô la mỗi giờ và 33%, hoặc một phần ba, cho biết chi phí từ 1 triệu đô la trở lên mỗi giờ.

Ngay cả các công ty nhỏ cũng có thể cảm thấy áp lực. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, sự cố ngừng hoạt động CNTT có thể tốn tới 427 đô la mỗi phút, Mark Brunelli, nhà văn cao cấp tại Carbonite cho biết.

Hệ thống kế thừa và thay đổi kinh doanh

Các công nghệ mới đã thay đổi cách chúng ta kinh doanh chỉ trong vài thập kỷ. Mặc dù các công cụ này đã mở ra những cơ hội mới để hiểu hành vi của khách hàng và duy trì mối quan hệ với khách hàng, nhưng chúng cũng tạo ra những rủi ro mới.

Ví dụ, trong ba quý đầu năm 2018, các công ty tài chính đã chứng kiến những thất bại công nghệ như sự cố máy tính tăng 138%. Nhiều sự cố trong số này khiến dữ liệu khách hàng gặp rủi ro,Megan Butler, giám đốc giám sát tại Cơ quan Quản lý Tài chính Vương quốc Anh (FCA) cho biết.

Khách hàng có thể dễ dàng trở nên thất vọng khi các sự cố hệ thống cũ gây ra sai sót trong dịch vụ, ngay cả khi dữ liệu cá nhân của họ không gặp rủi ro trong thời gian gián đoạn. Chẳng hạn, một sai sót 24 giờ trong các dịch vụ của Facebook do lỗi mã hóa vào tháng 3 năm 2019 đã khiến 7,5 triệu người dùng báo cáo sự cố với Facebook, Instagram và Whatsapp – một trong những vấn đề báo cáo hàng loạt lớn nhất trong lịch sử truyền thông xã hội, đồng sáng lập Downdetector Tom Sanders cho biết.

Các lỗi hệ thống kế thừa lớn, từ thời gian chết đến lỗ hổng dữ liệu, cũng có thể có ảnh hưởng sâu sắc đến danh tiếng của công ty bảo hiểm. Khách hàng bị mất, suy thoái cổ phiếu và các nguồn lực dành cho quản lý khủng hoảng đều tăng lên nhanh chóng khi một hệ thống cũ thất bại, Gad Cohen tại Evolven Change Analytics cho biết.

Những sai lầm kinh doanh bổ sung có thể có nhiều khả năng xảy ra với một hệ thống cũ. Ví dụ, trong năm 2012, JP Morgan đã mất 6,2 tỷ đô la, một phần do thực tế là các nhà giao dịch liên quan đã sử dụng bảng tính để tính toán thủ công bao nhiêu giá trị của ngân hàng có nguy cơ, nhà báo Mike Gardner của Globe and Mail cho biết. Hệ thống CNTT lỗi thời của JP Morgan có nghĩa là nhân viên dựa vào các công cụ và phương pháp lỗi thời cho các nhiệm vụ quan trọng – với kết quả tàn khốc.

Khi các hệ thống cũ chạy chậm, thường xuyên gặp sự cố hoặc không giao tiếp hiệu quả với các bộ phận khác của cơ sở hạ tầng CNTT của công ty bảo hiểm, nhân viên cũng có thể trở nên thất vọng. Sự thất vọng mãn tính gây ra bởi các hệ thống cũ có thể dẫn đến sự tham gia thấp hơn, giảm năng suất và doanh thu cao hơn. Cho dù họ đi hay ở, nhân viên thất vọng có khả năng làm rất ít để thúc đẩy hồ sơ của công ty bảo hiểm với các ứng cử viên hoặc khách hàng.

Hệ thống kế thừa kìm hãm sự tăng trưởng

Các hệ thống kế thừa đã được tạo ra tại một điểm cố định trong quá khứ. Do đó, họ có thể được coi là bị đóng băng theo thời gian, không biết về sự thay đổi công nghệ hoặc tổ chức và không thể tự mình đáp ứng nó.

“Vấn đề với các hệ thống này là chúng hiếm khi có thể mở rộng, có nghĩa là chúng phải được bổ sung bởi một lớp công nghệ khác để đáp ứng nhu cầu hiện tại, dẫn đến một hành động cân bằng phức tạp và tinh tế”, Laurent Gloaguen tại Spiria nói.

Thời đại của các hệ thống kế thừa có thể là một rào cản đáng kể đối với sự phát triển và đổi mới của công ty. Một nghiên cứu cho thấy 44% CIO tin rằng các công nghệ kế thừa của công ty họ là một trở ngại cho chuyển đổi kỹ thuật số và đổi mới, Michael Georgiou, người sáng lập và giám đốc tiếp thị tại Imaginovation cho biết. Ngay cả khi một hệ thống hoạt động như được thiết kế, nó có thể không còn phù hợp với nhu cầu của thế giới kinh doanh ngày nay.

Các hệ thống cũ không phải lúc nào cũng phải bị loại bỏ hoàn toàn để đảm bảo sự phát triển của công ty bảo hiểm. Tuy nhiên, chúng có thể cần được kết hợp với các công cụ như API để giúp đảm bảo rằng công ty có thể mở rộng các dịch vụ và dịch vụ của mình cho số lượng khách hàng mà họ tìm cách hỗ trợ.

Các công ty bảo hiểm cũng có thể phải đối mặt với vấn đề nhân viên muốn gắn bó với những gì họ biết. Thích làm mọi thứ theo cách chúng luôn được thực hiện có thể khiến một công ty sa lầy trong các hệ thống kế thừa của riêng mình, thay vì đặt nó để nắm bắt cơ hội tăng trưởng và thay đổi, Danielle Guzman tại Investments Mercer nói.

Sợ thay đổi có thể khiến một công ty dễ bị rủi ro hơn như bảo mật, tuân thủ, tích hợp và chi phí hỗ trợ.

“Thật dễ dàng để mắc sai lầm khi nghĩ rằng bởi vì một cái gì đó đã hoạt động đáng tin cậy trong nhiều năm mà không cần thiết hoặc cấp bách để xem xét nâng cấp”, Jason Casteel, Giám đốc Dịch vụ CNTT tại Abel Solutions nói.

Để nắm bắt cơ hội được cung cấp bởi công nghệ mới, Guzman đưa ra lời khuyên. “Học hỏi từ các tổ chức tiên phong, đầu tư vào những tài năng mới mẻ và thay đổi cuộc chơi bằng cách khai thác đúng dữ liệu và thực sự hiểu rõ khách hàng và trong thời gian thực.”

Bằng cách đặt ra các mục tiêu này sớm, các công ty bảo hiểm có thể chọn các bản cập nhật hệ thống kế thừa mang lại lợi nhuận hữu hình.

Hình ảnh bởi: mavoimage/©123RF.com, Aleksandr Davydov/©123RF.com, Aleksandr Davydov/©123RF.com

Tin tức