27 Tháng 9 2024

Chuyển đổi kỹ thuật số có thể mở đường cho lực lượng lao động từ xa như thế nào

Mười năm trước, làm việc từ xa được coi là một xu hướng nhất thời. Tuy nhiên, khi chúng ta bước vào những năm 2020, rõ ràng làm việc từ xa mang lại một số lợi ích cho cả người lao động và người sử dụng lao động của họ.

Làm việc từ xa và các lựa chọn làm việc từ xa có liên quan đến năng suất cao hơn, giảm căng thẳng và giảm chi phí cho người lao động và người sử dụng lao động. Chi phí chung cũng có thể giảm: Ví dụ, công ty bảo hiểm y tế Aetna tiết kiệm 78 triệu đô la mỗi năm bằng cách cho phép 14.500 nhân viên làm việc từ xa, cho phép công ty loại bỏ 2,7 triệu feet vuông không gian văn phòng, Jeanne Meister, một đối tác của Future Workplace cho biết. Gã khổng lồ thẻ tín dụng American Express đã chứng kiến khoản tiết kiệm tương tự, cùng với sự gia tăng năng suất.

Các công ty bảo hiểm tài sản và thương vong có thể nhận ra những lợi ích tương tự từ việc hỗ trợ lực lượng lao động từ xa. Sự gián đoạn kỹ thuật số đang diễn ra tiếp tục mang đến cơ hội xây dựng các tùy chọn hiệu quả để làm việc từ xa.

Một thế giới mới dũng cảm cho công việc bảo hiểm

Các công ty bảo hiểm đang nắm lấy lực lượng lao động từ xa. Trong suốt năm 2018, danh sách việc làm trong bảo hiểm cung cấp các lựa chọn làm việc từ xa đã tăng hơn 50%. Những cơ hội việc làm này bao gồm các chuyên gia kiểm soát tổn thất, quản lý hồ sơ, kiểm toán viên cao cấp, quản lý bảo lãnh phát hành và đại diện khiếu nại, Sara Sutton, Giám đốc điều hành của FlexJobs cho biết.

Sutton nói: “Chỉ một vài năm ngắn ngủi trước đây, làm việc tại nhà dường như nằm ngoài tầm với trong các ngành ngoài nhập dữ liệu, dịch vụ khách hàng hoặc bán hàng, nhưng, như danh sách các loại nghề nghiệp đa dạng này chứng minh, ngày nay điều đó chắc chắn không phải là trường hợp. “

Những đổi mới công nghệ đã phá vỡ nhiều tính năng của kinh doanh bảo hiểm, nhưng chúng cũng mang lại cơ hội nắm bắt những lợi ích của công việc từ xa.

Giúp các nhóm của bạn liên kết

Có một giao diện duy nhất trên tất cả các kênh phân phối của bạn là chìa khóa để giúp mỗi đại lý của bạn được liên kết — bất kể họ thực sự làm việc ở đâu. Một cơ sở hạ tầng chung cung cấp cho nhân viên của bạn và các nhân viên còn lại của bạn cái nhìn 360 độ về khách hàng của bạn bất kể những khách hàng đó đã đi qua thiết bị hoặc kênh nào.

Điều này đặt đường cơ sở của bạn cho hiệu quả hoạt động. Khi các nhóm của bạn được liên kết, bạn sẽ có thể mở rộng hoạt động kỹ thuật số hơn nữa và tìm ra hiệu quả mới và cơ hội mới.

Sử dụng các công cụ cộng tác

Để điều hành một nhóm bảo hiểm từ xa hiệu quả, một nền tảng phần mềm cộng tác là điều cần thiết. Nền tảng này phục vụ như một không gian văn phòng ảo, giữ cho công việc của mọi người đi đúng hướng và hỗ trợ giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm, Darleen DeRosa, đối tác quản lý tại OnPoint Consulting cho biết.

Phần mềm quản lý dự án được mọi người trong nhóm sử dụng, dù từ xa hay tại văn phòng, đều có thể đảm bảo rằng các nhóm và phòng ban có quyền truy cập vào thông tin, lịch biểu và công cụ họ cần để đi đúng hướng. Thông thường, các nền tảng này kết hợp các công cụ để theo dõi năng suất và hiệu quả, cho phép các công ty bảo hiểm đánh giá các chương trình làm việc từ xa của họ và xem tiến độ của nhân viên trên các số liệu chính.

Đầu tư vào bảo mật

Một trong những gián đoạn kỹ thuật số lớn nhất trong những năm gần đây là tập trung vào bảo mật dữ liệu và quyền riêng tư. Nhiều công ty, bao gồm một số P&C, đã phải đối mặt với vi phạm dữ liệu làm lộ dữ liệu nhạy cảm tiềm ẩn để tấn công hoặc đánh cắp.

Nhân viên làm việc từ xa có thể làm trầm trọng thêm vấn đề mà không có ý định. Ví dụ, một nhân viên sử dụng mạng WiFi công cộng, không an toàn – chẳng hạn như mạng thuộc quán cà phê cung cấp WiFi miễn phí – có thể để lộ dữ liệu kinh doanh nhạy cảm cho tin tặc, Neill Feather, giám đốc đổi mới tại nhà cung cấp giải pháp bảo mật trang web SiteLock cho biết.

Khi an ninh mạng và quyền riêng tư trở thành vấn đề lớn, các công cụ để bảo vệ dữ liệu kinh doanh độc quyền và thông tin cá nhân của khách hàng cũng được cải thiện. Triển khai các công cụ này và kết hợp chúng vào nền tảng phần mềm của bạn là điều bắt buộc, đặc biệt đối với các công ty bảo hiểm đang tìm cách nắm bắt lợi ích của công việc từ xa.

Nắm bắt AI

Khi làm việc từ xa mở rộng, các công cụ giúp nhân viên làm việc từ xa tăng năng suất hơn nữa. Phân tích, trí tuệ nhân tạo và học máy đều có thể làm cho công việc từ xa trở thành một phần mạnh mẽ hơn trong hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty bảo hiểm.

Ví dụ, nhiều nhân viên bảo hiểm bắt đầu ngày mới bằng cách kiểm tra danh sách việc cần làm của họ và ưu tiên những gì họ tin là nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày. Tuy nhiên, sự chuẩn bị này thường được thực hiện trong bối cảnh những gì nhân viên muốn làm, không phải trong bối cảnh những gì nhóm cần nhất, Zachary Chertok, nhà phân tích nghiên cứu quản lý nguồn nhân lực hàng đầu tại Tập đoàn Aberdeen cho biết.

Tuy nhiên, ngày nay, phân tích thích ứng cho phép các nhóm từ xa đăng nhập vào nền tảng làm việc của họ và xem các nhiệm vụ hàng ngày của họ được sắp xếp cho họ. Họ tiết kiệm thời gian trong việc lập kế hoạch và họ hiểu rõ hơn về cách công việc của họ phù hợp với các mục tiêu bức tranh lớn của chủ nhân của họ.

“[Advanced analytics] Về cơ bản, tôi có thể ưu tiên khối lượng công việc cho tôi, ngày này qua ngày khác”, Chertok nói.

Các phương pháp hay nhất cho nhóm bảo hiểm từ xa

Khi công việc từ xa trở nên phổ biến hơn, các phương pháp hay nhất để thiết lập và quản lý các nhóm từ xa cũng đã phát sinh.

Xem xét các rủi ro

Luật pháp và quy định xung quanh bồi thường cho người lao động, trách nhiệm pháp lý tại cơ sở và các vấn đề tương tự đang thích nghi khi ngày càng có nhiều người làm việc tại nhà.

“Các nhà quản lý rủi ro, chuyên gia nhân sự và nhân viên điều chỉnh cũng cần phải cập nhật án lệ gần đây để nhận ra khi nào thương tích phát sinh từ và trong quá trình và phạm vi làm việc tại nhà, và khi nào thì không”, Paul Meleedy, giám đốc yêu cầu bồi thường tại Arch Insurance Group cho biết.

Chủ lao động có thể thực hiện các bước để giúp nhân viên tránh chấn thương và các rủi ro khác, ngay cả khi họ đang làm việc từ xa. Ví dụ, một hướng dẫn từ The Hartford khuyên bạn nên xem xét không gian làm việc từ xa của nhân viên định kỳ để đảm bảo chúng hoạt động tốt về mặt công thái học và các tính năng an toàn chính như máy dò khói và hệ thống dây điện cập nhật mã được áp dụng.

Giữ kết nối

“Môi trường làm việc ngày nay, bất kể phong cách làm việc nào, phụ thuộc rất nhiều vào máy tính và giao tiếp điện tử”, Ray DiCello và Ed Moffett tại PMA Companies viết. Những công cụ này cũng giúp các nhóm làm việc có thể cộng tác hiệu quả, ngay cả khi các thành viên của nhóm ở các địa điểm thực tế riêng biệt.

Để tận dụng máy tính và truyền thông điện tử, hãy đảm bảo rằng nhân viên có quyền truy cập vào các tùy chọn lưu trữ đám mây hiệu quả cũng như mạng đáng tin cậy, họ khuyên. Đặt hệ thống dự phòng tại chỗ để nắm bắt và lưu trữ thông tin ngay cả trong trường hợp mất điện đột ngột, sự cố máy tính hoặc sự kiện khác. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng nhân viên CNTT luôn sẵn sàng trong giờ làm việc, để các nhóm của bạn có bản sao lưu nếu họ gặp sự cố kỹ thuật.

Tập trung vào quản lý

Nhiều khía cạnh của công việc từ xa được quản lý tương tự như làm việc trực tiếp. Trưởng nhóm vẫn phải xác định các nhiệm vụ chính cho nhóm của họ, phân bổ nhiệm vụ và đo lường tiến độ. Tuy nhiên, các vấn đề về quản lý hiệu quả tồn tại trong môi trường văn phòng sẽ tồn tại trong môi trường làm việc từ xa và thậm chí có thể trở nên tồi tệ hơn, theo Bộ công cụ làm việc từ xa của Đại lý Bảo hiểm Độc lập Texas .

Cân nhắc thí điểm một dự án làm việc từ xa với một nhóm và người quản lý nhiệt tình về sự thành công của lựa chọn làm việc từ xa và sẵn sàng học các kỹ năng cần thiết để làm việc tại nhà một cách hiệu quả. Các nhân viên như nhân viên điều chỉnh yêu cầu bảo hiểm có thể đặc biệt phù hợp với một dự án thí điểm như thế này, bởi vì năng suất của họ rất dễ định lượng và theo dõi, Ravi Gajendran, phó giáo sư tại Đại học Kinh doanh Đại học Quốc tế Florida cho biết.

Sử dụng lực lượng lao động từ xa để cải thiện hoạt động kinh doanh bảo hiểm

Các tùy chọn làm việc từ xa có thể được sử dụng để nhắm mục tiêu một số vấn đề gây khó khăn cho hoạt động kinh doanh bảo hiểm hàng ngày. Xác định mục tiêu sớm để xây dựng hệ thống làm việc từ xa hoặc làm việc từ xa giải quyết trực tiếp chúng.

Cải thiện năng suất

Hiện tại, 65% nhân viên toàn thời gian nghĩ rằng họ sẽ làm việc hiệu quả hơn khi rời khỏi văn phòng. Và họ có thể đúng: 66% các nhà quản lý báo cáo rằng nhân viên làm việc từ xa của họ làm việc hiệu quả hơn nhân viên tại văn phòng của họ, Giám đốc điều hành Mailbird Andrea Loubier nói.

Làm việc từ xa “cho phép người lao động giữ lại nhiều thời gian hơn trong ngày và điều chỉnh theo nhu cầu sức khỏe tinh thần và thể chất cá nhân của họ để tối ưu hóa năng suất”, Loubier nói. Nó cũng có thể giúp bảo vệ phần còn lại của nhóm; Ví dụ, một nhân viên bị cảm lạnh nhẹ có thể ở nhà và vẫn hoàn thành các nhiệm vụ chính mà không cần truyền bệnh quanh văn phòng.

Cải thiện nhóm ứng viên của bạn

Văn phòng bảo hiểm gạch và vữa có phần bị giới hạn bởi khoảng cách vật lý. Một ứng viên càng sống xa tòa nhà của công ty, họ càng ít có khả năng coi một công việc trong tòa nhà đó là một lựa chọn khả thi.

Trong khi một số ứng viên có thể được thuyết phục để di chuyển cho một công việc mới, khuyến khích họ làm như vậy đại diện cho một chi phí bổ sung cho một nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, lực lượng lao động từ xa có thể mở ra nhiều lĩnh vực tài năng mới cho các công ty bảo hiểm, những người cần công nhân lành nghề, nhà tư vấn tiếp thị Amar Hussain viết. Các công ty cung cấp công việc từ xa cũng có xu hướng trải nghiệm doanh thu nhân viên ít hơn so với những công ty không có, ông nói thêm.

Tập trung vào khách hàng

Nhu cầu của khách hàng là một nguồn chính gây gián đoạn trong bảo hiểm. Mong muốn của họ về dịch vụ nhanh hơn, được cá nhân hóa hơn đã thúc đẩy một số thay đổi trong cách các công ty bảo hiểm hoạt động, cũng như trong các công cụ công nghệ mà họ sử dụng để đạt được các mục tiêu khác nhau.

Làm việc từ xa có thể giúp giải quyết những gián đoạn dựa trên khách hàng này bằng cách cho phép các nhóm cải thiện dịch vụ khách hàng của họ. Khi nhân viên có các công cụ cộng tác hiệu quả và sự linh hoạt để làm việc bên ngoài văn phòng, họ thường tham gia và đáp ứng nhiều hơn với khách hàng mà họ chịu trách nhiệm, Swati Kungwani, quản lý dự án tại nhà cung cấp dịch vụ dựa trên đám mây iTouchVision cho biết. Do đó, làm việc từ xa cung cấp một tùy chọn để đáp ứng nhu cầu thay đổi của khách hàng.

Nhân viên làm việc từ xa thường hạnh phúc hơn, khỏe mạnh hơn và làm việc hiệu quả hơn so với các đối tác tại văn phòng của họ. Tuy nhiên, để hiện thực hóa những mục tiêu này và thúc đẩy kinh doanh, các công ty bảo hiểm cần nắm bắt các công cụ công nghệ cần thiết để tối đa hóa sự hợp tác và kết nối giữa lực lượng lao động từ xa.

Hình ảnh bởi: warrengoldswain/©123RF.com, lightfieldstudios/©123RF.com, Cathy Yeulet/©123RF.com

Tin tức