20 Tháng 9 2024

6 mẹo quản lý thời gian quan trọng cho các đại lý bảo hiểm độc lập mới

“Cuộc sống của một đại lý bảo hiểm độc lập có thể rất bận rộn, đặc biệt là khi bạn mới bắt đầu. Như nhóm College Grad chỉ ra, ngoài việc dành thời gian với khách hàng trong giờ làm việc bình thường, nhiều đại lý dành buổi tối để làm thủ tục giấy tờ và chuẩn bị thuyết trình. Nó có thể là một nghề bao gồm tất cả. Và như bạn có thể biết, có một sự khác biệt lớn giữa bận rộn và làm việc hiệu quả hợp pháp. Để xây dựng và duy trì động lực, bạn phải có một cách tiếp cận có tổ chức và có phương pháp để hoàn thành nhiệm vụ. Đây là cách bạn có thể ưu tiên thời gian của mình, dành nó cho các nhiệm vụ quan trọng và đảm bảo rằng bạn luôn tập trung vào từng bước trên đường đi.

1. Lên kế hoạch cho các nhiệm vụ hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng

Ưu tiên là rất quan trọng. Tại bất kỳ thời điểm nào, bạn sẽ có một loạt các nhiệm vụ cần sự chú ý của bạn. Đương nhiên, một số sẽ cấp bách và quan trọng hơn nhiều so với những người khác. Để đi đúng hướng, bạn sẽ cần biết chính xác những gì cần phải được thực hiện vào ngày hôm sau, tuần và thậm chí có thể là tháng. Điều này đảm bảo rằng bạn luôn có một kế hoạch trò chơi và cho phép bạn có một cách tiếp cận có tổ chức với mọi thứ. Đối với việc lập kế hoạch hàng ngày, nhóm Engage khuyên bạn nên dành 15 phút để viết ra danh sách việc cần làm của bạn vào ngày hôm trước, cho dù đó là khi bạn rời khỏi công việc hay ngay trước khi đi ngủ. “Hãy tự hỏi bản thân những gì bạn cần đạt được trong ngày hôm sau, đặt một khoảng thời gian để xem email và xử lý các cuộc gọi điện thoại và có cái nhìn tổng quan về những cuộc họp hoặc các hoạt động theo lịch trình khác đã được lên kế hoạch để thử và tưởng tượng trước dòng chảy trong ngày”, họ viết. Đối với kế hoạch hàng tuần, họ khuyên bạn nên dành 45-60 phút vào Chủ nhật để lên kế hoạch cho tuần của bạn. Đối với kế hoạch hàng tháng, điều này nên được giới hạn nghiêm ngặt trong các dự án lớn hơn, nơi bạn dành một vài giờ để tìm ra cách tiếp cận tốt nhất. Để hợp lý hóa quy trình, Helena Parmask khuyến khích sử dụng một công cụ lập kế hoạch để mọi thứ được phác thảo rõ ràng và có thể dễ dàng cập nhật. Cô nói rằng bút và giấy kiểu cũ vẫn hoạt động tốt đối với nhiều người. Nếu bạn thích chuyển sang kỹ thuật số, hãy sử dụng một công cụ quản lý tác vụ như Scoro hoặc Trello.

2. Tập trung hoàn toàn vào một nhiệm vụ tại một thời điểm

Cynthia Kabu và Andre Machado có một tác phẩm tuyệt vời về huyền thoại đa nhiệm trong Time. “Đối với gần như tất cả mọi người, trong gần như tất cả các tình huống, đa nhiệm là không thể”, họ viết. “Khi chúng ta nghĩ rằng chúng ta đang đa nhiệm, thường thì chúng ta không thực sự làm hai việc cùng một lúc mà thay vào đó, các hành động riêng lẻ liên tiếp nhanh chóng.” Chắc chắn có một cái gì đó cho điều này. Trên thực tế, một nghiên cứu khoa học mà họ trích dẫn cho thấy chỉ có 2,5% số người thực sự có thể đa nhiệm hiệu quả. Amanda MacMillan tại Health.com đồng tình. Cô ấy nói rằng cố gắng đa nhiệm

Làm bạn chậm lại,
Làm cho bạn dễ mắc sai lầm hơn,
Tạo ra căng thẳng, và
Cản trở sự sáng tạo của bạn.

Điểm mấu chốt là con người không giỏi đa nhiệm. Và cố gắng giải quyết một số dự án cùng một lúc có khả năng cản trở tiến trình của bạn. Vì vậy, làm thế nào bạn nên tiếp cận hoàn thành nhiệm vụ? Chris Bailey thảo luận về một kỹ thuật tại A Life of Productivity liên quan đến “một nhiệm vụ”, trong đó bạn dành 20 phút để tập trung 100% vào một nhiệm vụ nhất định. Ông nói rằng điều này có xu hướng hiệu quả vì mốc 20 phút là khoảng thời gian con người có thể tập trung vào một nhiệm vụ trước khi mất tập trung. Cho dù nhiệm vụ của bạn là trả lời các câu hỏi của khách hàng, làm việc về tiếp thị hoặc cập nhật cơ sở dữ liệu khách hàng của bạn, mẹo này sẽ giúp bạn đi đúng hướng và hoàn thành công việc hiệu quả hơn. Và một khi bạn đã hoàn thành, bạn có thể chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo và tập trung hoàn toàn vào đó.

3. Thực hành quy tắc hai phút

Đây là kịch bản: Một cái gì đó bật lên giữa trưa đòi hỏi sự chú ý của bạn. Đó chỉ là một nhiệm vụ nhỏ có thể nhanh chóng được hoàn thành, nhưng bạn bị cám dỗ để trì hoãn nó vì nó không phải là ưu tiên cao. Vì vậy, nó vẫn còn trên backburner cùng với các nhiệm vụ nhỏ khác. Nhà văn James Clear cảnh báo không nên mắc phải loại lỗi này. Thay vào đó, ông trình bày quy tắc “hai phút” – được đặt ra bởi David Allen, tác giả của cuốn sách bán chạy nhất Getting Things Done. Quy tắc này dựa trên một tiền đề rất đơn giản. Nếu một nhiệm vụ có thể được thực hiện trong hai phút hoặc ít hơn, thì hãy thực hiện ngay lập tức. Điều này có thể là trả lời email, đăng trên phương tiện truyền thông xã hội, trả lời một cuộc gọi điện thoại, bất cứ điều gì. Ý tưởng ở đây là trì hoãn mọi thứ cho đến sau này sẽ sinh ra sự lười biếng và trì hoãn. Nhưng giải quyết các nhiệm vụ nhỏ ngay lập tức làm tăng năng suất và giúp bạn trở nên kỷ luật hơn. Jonathan Furman cũng chỉ ra trong Thrive Global rằng quy tắc này ngăn chặn các nhiệm vụ nhỏ bị lu mờ và lãng quên. Một khi bạn có thói quen áp dụng quy tắc hai phút, bạn sẽ thấy rằng ngày của bạn trôi chảy hơn và bạn sẽ không có một núi nhiệm vụ chồng chất lên bạn.

4. Dành thời gian quản trị

Giờ làm việc không được trả lương không phải là điều mà các đại lý độc lập rất thích. Thời gian quản trị đề cập đến các nhiệm vụ trần tục hơn không trực tiếp tạo ra doanh thu (ví dụ: làm báo cáo và giấy tờ) nhưng dù sao cũng là một thành phần quan trọng để điều hành một công ty bảo hiểm thành công. Họ là những gì giữ cho bánh xe quay và khách hàng mới đến. Đó là lý do tại sao Rick Grantham khuyên bạn nên dành thời gian vào đầu ngày để xử lý các nhiệm vụ như thế này – thậm chí có thể bắt đầu ngày mới sớm hơn một giờ nếu cần thiết. Cách tiếp cận này thúc đẩy bạn hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn thay vì đợi đến cuối ngày. Nhóm MBO Partners cho biết thêm rằng thật thông minh khi lên lịch một cuộc hẹn theo lịch định kỳ mỗi ngày để giải quyết công việc quản trị và việc hoàn thành các nhiệm vụ nhỏ mỗi ngày sẽ giúp bạn không bị choáng ngợp vào cuối tuần.

5. Loại bỏ phiền nhiễu

Wanda Thibodeaux nói về việc phiền nhiễu độc hại như thế nào đối với các doanh nghiệp hiện đại trong Inc. Cô nói rằng sự phân tâm đã trở thành tiêu chuẩn đáng tiếc và chúng thực sự gây thiệt hại cho các công ty lớn hàng triệu đô la mỗi năm. Thibodeaux tham khảo Báo cáo phân tâm nơi làm việc năm 2018 của Udemy cho thấy gần ba trong bốn người (70%) cảm thấy bị phân tâm khi làm việc. Liên tục chiến đấu với những phiền nhiễu với tư cách là một đại lý độc lập mới có thể làm tê liệt và khiến việc đưa doanh nghiệp của bạn lên khỏi mặt đất trở nên vô cùng khó khăn. Và như nhóm Hiệp hội Khoa học Tâm lý chỉ ra, ngay cả những phiền nhiễu nhỏ cũng có thể làm hỏng năng suất và khiến việc hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng trở nên khó khăn hơn nhiều. Chất lượng công việc của bạn không chỉ bị ảnh hưởng mà còn có thể khiến bạn mất nhiều thời gian hơn. Vì vậy, một số phiền nhiễu lớn nhất của bạn là gì? Trong Business News Daily, Chad Brooks nói rằng hầu hết top 10 của mọi người bao gồm:

Nhắn tin
Mạng Internet
Gossip
Truyền thông xã hội
Email
Đồng nghiệp ghé qua
Cuộc họp
Hút thuốc và nghỉ ăn nhẹ
Đồng nghiệp ồn ào
Ngồi trong tủ

Mặc dù những điều này có thể không phải tất cả đều áp dụng cho bạn với tư cách là một đại lý độc lập, nhưng chúng là tất cả những điều cần lưu ý và bạn nên nỗ lực để đảm bảo rằng bạn không bị cuốn vào những kẻ lãng phí thời gian này. Brooks cũng đưa ra một số lời khuyên về việc làm việc hiệu quả hơn, nơi ông đề cập đến tầm quan trọng của việc lên lịch nghỉ giải lao chính thức để tạo ra ranh giới rõ ràng giữa công việc và thư giãn. Bằng cách này, bạn sẽ có một thời gian được chỉ định để thư giãn và bạn sẽ biết khi nào là thời gian để trở lại làm việc.

6. Giới hạn kiểm tra email

Email là một phương thức giao tiếp chính cho các đại lý độc lập. Và thật tuyệt vời khi ở trong vòng lặp với khách hàng, khách hàng tiềm năng và đối tác kinh doanh. Nhưng như David Burkus giải thích trên Forbes, nó có thể nhanh chóng trở thành một trở ngại nếu bị lạm dụng và cuối cùng có thể khiến bạn làm việc kém hiệu quả hơn nhiều. Điều ông muốn nói là việc liên tục kiểm tra email của bạn có thể gây mất tập trung và làm rối loạn dòng chảy của bạn. Ông đề cập đến Kostadin Kushlev, một nhà nghiên cứu tại Đại học British Columbia, người đã tìm thấy “email phân mảnh sự chú ý của chúng ta và góp phần vào cảm giác của chúng ta rằng có quá nhiều việc phải làm và không đủ thời gian để làm điều đó.” Kushlev cũng nói thêm rằng “hạn chế email làm giảm căng thẳng và tăng năng suất vì nó cắt giảm đa nhiệm và mất tập trung.” Mặc dù rõ ràng bạn sẽ cần phải kiểm tra email của mình vào những thời điểm nhất định trong ngày, nhưng điều quan trọng là bạn phải nhận thức được tần suất bạn kiểm tra nó. Nếu đó là một thói quen bắt buộc, bạn sẽ muốn đặt giới hạn để kiểm soát nó và đảm bảo rằng các nhiệm vụ quan trọng hơn không bị gián đoạn.

Tận dụng tối đa thời gian của bạn

Statista báo cáo rằng số lượng đại lý bảo hiểm đang gia tăng và đã tăng đáng kể kể từ năm 2000. Đối với các đại lý độc lập mới để bắt đầu đi đúng hướng, điều quan trọng là phải hiểu những điều cơ bản về quản lý thời gian hiệu quả. Biết cách ưu tiên những nỗ lực của bạn, khi nào nên tập trung vào những gì và làm thế nào để tập trung sẽ giúp bạn tận dụng tối đa thời gian của mình. Bằng cách này, bạn sẽ có thể cung cấp trải nghiệm tốt nhất có thể cho khách hàng của mình và liên tục mở rộng cuốn sách kinh doanh của mình mà không tạo ra căng thẳng không cần thiết.

Tin tức