20 Tháng 9 2024

Đại lý độc lập với tư cách là chủ sở hữu duy nhất và chủ lao động: Hiểu về thuế

Hiểu về thuế có thể là một đường cong học tập cho các đại lý bảo hiểm độc lập, đặc biệt là khi đối mặt với một cuốn sách ngày càng tăng về danh sách kinh doanh và nhân viên.

Là một phần trong loạt bài của chúng tôi về việc trở thành một đại lý bảo hiểm độc lập, chúng tôi xem xét các nghĩa vụ thuế tiêu chuẩn cho các doanh nghiệp nhỏ, cùng với một số khoản giảm thuế có thể gây ngạc nhiên mà bạn có thể tận dụng.

Chi phí thuế cho đại lý

Nói chung, các đại lý độc lập được phân loại là nhà thầu độc lập khi báo cáo thuế. Theo kiểu sắp xếp này, chính phủ coi bạn là người tự làm chủ, có nghĩa là bạn có trách nhiệm báo cáo thuế của chính mình.

Khi ai đó được tuyển dụng bởi một công ty, họ nhận được W-2 và nhà tuyển dụng giữ lại một số tiền nhất định cho họ, Curt Mastio, CPA điều hành CPA của người sáng lập, một dịch vụ kế toán cho các công ty khởi nghiệp cho biết. Khi bạn tự làm chủ, bạn được yêu cầu báo cáo thu nhập của mình cho IRS thông qua biểu mẫu 1099.

“Mỗi cá nhân hoặc doanh nghiệp trả cho một nhà thầu độc lập trên 600 đô la cho công việc được yêu cầu nộp Mẫu 1099 cho IRS; cả IRS và nhà thầu độc lập đều nhận được một bản sao của 1099, “theo tài nguyên tư vấn pháp lý trực tuyến LawFirms.com. “Các nhà thầu độc lập sẽ nhận được Mẫu 1099-MISC từ mỗi khách hàng của họ trả cho họ $600 trở lên trong một năm tính thuế.”

Các khoản thanh toán thuế ước tính hàng quý

Nhà văn tài chính cá nhân Ben Luthi nói rằng bạn thường sẽ muốn thực hiện các khoản thanh toán thuế ước tính hàng quý, đến hạn vào ngày 15 tháng Tư, ngày 15 tháng Sáu, ngày 15 tháng Chín và ngày 15 tháng Giêng (cho quý cuối cùng của năm trước). Có hai lý do chính tại sao.

Đầu tiên, nó ngăn bạn phải trả tiền một lần khi bạn nộp tờ khai thuế hàng năm, điều này thường có thể là một khó khăn tài chính cho các đại lý non trẻ. Thứ hai, nó đảm bảo rằng bạn không bị IRS phạt vì trả thiếu thuế, điều mà bạn sẽ bị ảnh hưởng nếu bạn nợ IRS hơn 1,000 đô la.

Để tính toán số tiền bạn sẽ cần phải trả mỗi quý, nhiều dịch vụ kế toán trực tuyến cung cấp các máy tính hữu ích để hợp lý hóa quy trình.

Lưu ý rằng hầu hết các tiểu bang đều có thuế thu nhập, mà bạn cũng có trách nhiệm trả với tư cách là một nhà thầu độc lập. Điều này sẽ khác nhau tùy theo tiểu bang, vì vậy điều quan trọng là phải biết thuế suất cụ thể ở tiểu bang của bạn là bao nhiêu.

Katherind Loughead, nhà phân tích chính sách cao cấp của Trung tâm Chính sách Thuế Nhà nước tại Tổ chức Thuế, đã tạo ra một hướng dẫn chi tiết giải thích mọi thứ bạn cần biết về thuế thu nhập cá nhân, thuế thu nhập tiền lương và tiền lương, cộng với lưu ý những thay đổi chính trong mã số thuế.

Làm thế nào để xử lý thuế với tư cách là người sử dụng lao động

Cho đến thời điểm này, chúng tôi đã thảo luận về cách xử lý thuế khi bạn làm việc cho chính mình. Nhưng giả sử bạn vừa thuê một người toàn thời gian làm nhân viên. Vậy trách nhiệm của bạn là gì?

Trước hết, bạn vẫn có thể được phân loại là chủ sở hữu duy nhất và không được coi là nhân viên của doanh nghiệp của bạn – điều này có nghĩa là, bạn sẽ phải trả thuế tự kinh doanh cho chính mình.

Tuy nhiên, không có giới hạn về số lượng nhân viên bạn có thể có với tư cách là chủ sở hữu duy nhất. Là người sử dụng lao động, bạn phải chăm sóc quản lý nhân viên, lưu trữ hồ sơ và thuế cho mỗi nhân viên bạn thuê. Nói cách khác, bạn có trách nhiệm giống như bất kỳ loại nhà tuyển dụng nào khác.

Trước khi thuê bất cứ ai, DeWitt nói, trước tiên bạn phải có số nhận dạng nhà tuyển dụng từ IRS. Trong quá trình giới thiệu, mỗi nhân viên được yêu cầu hoàn thành các biểu mẫu khác nhau bao gồm W-4, là chứng chỉ khấu lưu của nhân viên và I-9, là xác minh tính đủ điều kiện làm việc. Nếu bạn có kế hoạch cung cấp lợi ích, bạn cũng có thể cần yêu cầu họ điền vào các biểu mẫu bổ sung cho điều đó.

Khi một nhân viên bắt đầu làm việc cho bạn, nhà văn pháp lý Jeffry Olson, JD lưu ý rằng bạn có trách nhiệm “khấu trừ tất cả các khoản thuế lao động bắt buộc từ tiền lương của người lao động và đóng góp thuế sử dụng lao động thích hợp.” Tính đến năm thuế 2019, con số này là 6,2% đối với An sinh xã hội và 1,45% đối với Medicare.

Vào cuối mỗi năm, bạn phải cung cấp W-2 – được gọi là Báo cáo tiền lương và thuế – cho mỗi nhân viên của bạn. Đây là cách bạn báo cáo số tiền họ kiếm được cho IRS.

Các khoản khấu trừ thuế mà bạn có thể không biết

Mặc dù bạn có thể đưa ra quan điểm rằng báo cáo thuế đi kèm với nhiều vấn đề đau đầu hơn đối với các đại lý độc lập so với nhiều nghề nghiệp khác, nhưng cũng có một số lợi ích đáng kể. Một trong những đặc quyền vốn có của việc trở thành một đại lý độc lập là có rất nhiều khoản khấu trừ thuế bạn có thể thực hiện, giúp giảm số tiền bạn nợ.

Dưới đây là một số khoản giảm thuế mà bạn có thể không biết.

Chi phí tiếp thị

“IRS cho phép bạn khấu trừ chi phí quảng cáo hợp lý có liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của bạn”, CPA được cấp phép Aaron Lesher, người đứng đầu các sáng kiến chiến lược tại ứng dụng theo dõi chi phí Hurdlr giải thích. “Khoản khấu trừ cho chi phí quảng cáo rất rộng và có thể bao gồm một số chi phí tùy thuộc vào ngành bạn làm việc.”

Danh thiếp, lưu trữ cho trang web của bạn và quảng cáo kỹ thuật số chỉ là một vài ví dụ về chi phí tiếp thị phổ biến được khấu trừ thuế. Ngay cả áo phông có logo của đại lý của bạn được sử dụng để quảng cáo, Jen Stafford, đồng sáng lập và đối tác của CTRL + ALT Digital, một cơ quan kỹ thuật số đầy đủ dịch vụ cho biết.

Chi phí xe cộ

Các đại lý độc lập thường xuyên đi du lịch để gặp gỡ khách hàng bên ngoài văn phòng, tham dự các hội nghị và sự kiện địa phương. Bất cứ khi nào bạn sử dụng phương tiện của mình để lái xe đến các địa điểm này, các chi phí liên quan sẽ được khấu trừ thuế.

Đó là lý do tại sao bạn nên luôn luôn giữ hồ sơ chính xác về ngày và mục đích của mỗi chuyến đi, và quan trọng hơn, bạn đã lái xe bao nhiêu dặm. Tính đến năm 2019, tỷ lệ số dặm tiêu chuẩn là 58 xu mỗi dặm, có nghĩa là bạn có thể khấu trừ 58 xu cho mỗi dặm bạn lái xe.

Chỉ cần chắc chắn rằng bạn chỉ yêu cầu các chuyến đi xe kinh doanh chứ không phải cá nhân. Để biết thêm thông tin về chủ đề này, Julia Kagan, biên tập viên tài chính cá nhân tại Investopedia, đã tạo ra một hướng dẫn hữu ích về tỷ lệ dặm tiêu chuẩn.

Chi phí bữa ăn liên quan đến kinh doanh

IRS cũng cho phép quý vị khấu trừ 50 phần trăm chi phí bữa ăn và đồ uống. Điều này không thể là bất cứ điều gì xa hoa, và có một số tiêu chí phải được đáp ứng.

Ví dụ, các bữa ăn phải “bình thường và cần thiết”, và bạn hoặc nhân viên phải có mặt trong bữa ăn. Bạn cũng phải cung cấp bữa ăn cho khách hàng bảo hiểm hiện tại, khách hàng tiềm năng hoặc các liên hệ kinh doanh tương tự.

Fishman nói rằng không có giới hạn đô la chính xác liên quan đến những gì được coi là xa hoa, vì vậy bạn sẽ cần phải sử dụng ý thức chung của mình ở đây. Ông cũng nói rằng điều quan trọng là phải duy trì hồ sơ chi tiết, bao gồm ngày, số tiền bạn đã chi tiêu, bao gồm thuế và tiền boa, nhà hàng bạn đã ăn và bản chất của mối quan hệ kinh doanh.

Miễn là bạn lưu ý cẩn thận mọi thứ, đây có thể là một khoản khấu trừ tốt, đặc biệt nếu bạn thường xuyên mang kính áp tròng ra ngoài ăn.

Tự kinh doanh Tax

Một trong những phần không quá tuyệt vời của việc tự làm chủ là thuế tự kinh doanh, hai loại thuế biên chế liên bang tài trợ cho An sinh xã hội và Medicare. Mọi người làm việc đều phải đóng góp, nhưng người lao động chỉ phải trả một nửa, trong khi người sử dụng lao động của họ trả nửa còn lại.

Nếu bạn tự làm chủ, bạn chịu trách nhiệm cho toàn bộ số tiền. Năm 2019, thuế tự doanh là 7,65% đối với người lao động và 15,30% đối với người tự làm chủ.

Tin tốt là IRS coi phần thuế tự kinh doanh của người sử dụng lao động được khấu trừ thuế, Liz Smith tại công ty công nghệ tài chính SmartAsset viết. Bạn có thể yêu cầu nó trên tờ khai thuế của mình, điều này có thể cung cấp một số cứu trợ tài chính đáng kể.

Chi phí giáo dục liên quan đến công việc

Một phần của việc làm việc như một đại lý độc lập là duy trì giấy phép và chứng nhận bảo hiểm. Và tất nhiên, điều này đi kèm với một chi phí.

May mắn thay, các đại lý độc lập thường có thể khấu trừ chúng như chi phí giáo dục liên quan đến công việc, bao gồm học phí, sách và phí phòng thí nghiệm. IRS phác thảo các tiêu chí cơ bản để yêu cầu những khoản này là các khoản khấu trừ, nói rằng một khoản chi phí phải dành cho giáo dục giúp bạn duy trì hoặc cải thiện các kỹ năng cần thiết trong ngành bảo hiểm hoặc giáo dục được pháp luật yêu cầu.

Bảo hiểm y tế

Trong một số trường hợp, bạn cũng có thể đủ điều kiện để được khấu trừ phí bảo hiểm y tế của mình. Miễn là bạn đáp ứng đúng tiêu chí, bạn có thể khấu trừ chi phí trả phí bảo hiểm y tế và nha khoa cho bản thân, vợ / chồng và người phụ thuộc dưới 27 tuổi.

Điều này áp dụng cho các khoản phí từ bác sĩ, nha sĩ, bác sĩ phẫu thuật, nhà tâm lý học, bác sĩ chỉnh hình và thậm chí cả các học viên y tế phi truyền thống.

Một lời khuyên cuối cùng: Tìm một kế toán giỏi

Cuối cùng, hầu hết các đại lý độc lập thường được khuyến nghị thuê một kế toán viên có kinh nghiệm quen thuộc với các doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp tư nhân và ngành bảo hiểm. Cố gắng tự xử lý nó, đặc biệt nếu bạn có kinh nghiệm rất hạn chế, có thể dẫn đến các lỗi tốn kém.

“Nếu bạn điều hành chương trình của riêng mình, điều quan trọng là bạn phải sử dụng sự giúp đỡ của một chuyên gia,” Rebekah Parr tại New Horizons Insurance Marketing nói. “Người ta nói rằng việc thuê một CPA (Kế toán viên công chứng) để làm thuế của bạn có thể tự trả tiền, bởi vì họ tìm thấy mọi khoản khấu trừ có thể cho bạn, chưa kể đến việc đảm bảo rằng bạn có tất cả các i và t của bạn chấm và chéo.”

Điều này không chỉ đảm bảo rằng mọi thứ được báo cáo đúng và ngăn chặn các hình phạt thuế, nó sẽ làm cho cuộc sống của bạn dễ dàng hơn và cho phép bạn tập trung hơn vào tăng trưởng kinh doanh.

Luôn cập nhật thuế

Có rất nhiều thứ để trở thành một đại lý độc lập, và thuế chắc chắn là một phần quan trọng của nó. Đây là một trách nhiệm lớn và có vẻ hơi quá sức, đặc biệt nếu bạn đã quen làm việc cho một nhà tuyển dụng trong quá khứ, nơi công ty xử lý thuế cho bạn.

Nhưng nó chắc chắn là một cái gì đó có thể quản lý được. Nó chỉ là vấn đề dành thời gian để hiểu những điều cơ bản về thuế và biết cách theo dõi chi phí cho các khoản khấu trừ.

Tin tức