20 9 月 2024

新的獨立保險代理人的6個關鍵時間管理技巧

“獨立保險代理人的生活可能會很忙碌，尤其是當您剛剛起步時。正如 College Grad 團隊所指出的那樣，除了在正常工作時間與客戶共度時光外，許多經紀人還利用晚上的時間做文書工作和準備演示文稿。它可以是一個包羅萬象的職業。正如您可能知道的那樣，忙碌和合法高效之間存在很大差異。為了建立和保持勢頭，您必須採取有條理和有條不紊的方法來完成任務。以下是如何確定時間的優先順序，將其專門用於關鍵任務，並確保您在每一步都保持專注。

1. 規劃每日、每周和每月任務

確定優先順序至關重要。在任何給定的時間，您都會有各種各樣的任務需要您關注。自然，有些會比其他的更緊迫和重要。為了保持正軌，您需要確切地知道接下來的一天、一周甚至一個月需要做什麼。這確保您始終有一個遊戲計劃，並允許您採取有組織的方法來處理事情。對於每日計劃，Engage 團隊建議花 15 分鐘寫出前一天的待辦事項清單，無論是在下班時還是睡前。他們寫道：「問問自己第二天需要實現什麼目標，設定一個時間段來查看電子郵件和處理電話，並大致瞭解已經計劃了哪些會議或其他預定活動，以嘗試提前想像當天的流程。對於每周計劃，他們建議在周日留出 45-60 分鐘來計劃您的一周。至於月度計劃，這應該嚴格限於較大的專案，在這些專案中，您需要花費幾個小時來找出最佳方法。為了簡化流程，Helena Parmask 鼓勵使用規劃工具，以便所有內容都得到有形的概述並可以輕鬆更新。她說，老式的筆和紙對許多人來說仍然很有效。如果您更喜歡數位化，請使用 Scoro 或 Trello 等任務管理工具。

2. 一次完全專注於一項任務

辛西婭·卡布（Cynthia Kabu）和安德列·馬查多（Andre Machado）有一篇關於《時間》中多任務處理神話的精彩文章。 “對於幾乎所有人來說，在幾乎所有情況下，多任務處理是不可能的，”他們寫道。 “當我們認為自己在同時處理多項任務時，大多數情況下，我們並不是真的同時做兩件事，而是快速連續地執行個人行動。” 這肯定是有道理的。事實上，他們引用的一項科學研究發現，只有 2.5% 的人實際上能夠有效地同時處理多項任務。 Health.com 的 Amanda MacMillan 對此表示贊同。她說嘗試同時處理多項任務

讓你慢下來，
讓你更容易出錯，
產生壓力，以及
阻礙你的創造力。

最重要的是，人類並不擅長多任務處理。隨意嘗試同時處理多個專案可能會阻礙您的進度。那麼，您應該如何完成任務呢？ Chris Bailey 在 A Life of Productivity 上討論了一種涉及“單一任務處理”的技術，即您留出 20 分鐘將 100% 的精力集中在某項任務上。他說這往往是有效的，因為20分鐘大概是人類在失去注意力之前可以專注於一項任務的時間。無論您的任務是回答客戶問題、從事行銷工作還是更新您的客戶資料庫，此提示都應該可以説明您保持正軌並更有效地完成工作。完成後，您可以進入下一個任務並完全專注於此。

3. 練習兩分鐘規則

這是場景：中午彈出一些需要您注意的事情。這隻是一個可以快速完成的小任務，但你很想推遲它，因為它不是高優先順序的。因此，它與其他次要任務一起被擱置。生產力作家 James Clear 警告不要犯這種錯誤。相反，他提出了“兩分鐘”規則——由暢銷書 《Getting Things Done 》的作者 David Allen 創造。該規則基於一個非常簡單的前提。如果任務可以在兩分鐘或更短的時間內完成，請立即執行。這可以是回復電子郵件、在社交媒體上發帖、回電話等等。這裡的想法是，把事情推遲到以後會滋生懶惰和拖延。但是立即處理小任務可以提高工作效率並説明您變得更加自律。 Jonathan Furman 在 Thrive Global 中也指出，這條規則可以防止小任務被掩蓋和遺忘。一旦你養成了應用兩分鐘規則的習慣，你應該會發現你的日子更加流暢，你不會有堆積如山的任務堆積起來。

4. 留出管理時間

不計費的時間並不是獨立代理人非常喜歡的事情。管理時間是指不直接產生收入的更平凡的任務（例如做報告和文書工作），但仍然是經營一家成功保險公司的關鍵組成部分。他們是讓車輪不斷轉動和新客戶到來的原因。這就是為什麼 Rick Grantham 建議在一天開始時留出時間來處理此類任務——如有必要，甚至可以提前一小時開始新的一天。這種方法可以激勵您更快地完成任務，而不是等到一天結束。 MBO Partners 團隊補充說，每天安排一個重複的日曆約會來處理管理工作是明智的，每天完成小任務應該有助於防止您在週末不知所措。

5. 消除干擾

Wanda Thibodeaux 在 Inc. 中談論分心對現代企業的毒性。她說，分心已經成為一種不幸的常態，它們每年都會讓大公司損失數百萬美元。 Thibodeaux 引用了 Udemy 的 2018 年工作場所分心報告，該報告發現近四分之三（70%）的人在工作時感到分心。作為新的獨立代理人，不斷與干擾作鬥爭可能會造成嚴重後果，並且使您的業務難以起步。正如心理科學協會團隊指出的那樣，即使是很小的干擾也會降低生產力，並使完成重要任務變得更加困難。不僅您的工作品質會受到影響，而且可能需要更長的時間。那麼，你最大的干擾是什麼？在《商業新聞日報》中，Chad Brooks 表示，大多數人的前 10 名包括：

短信
互聯網
八卦
社交媒體
電子郵件
來訪的同事
會議
吸煙休息和小吃休息
吵鬧的同事
坐在小隔間里

雖然這些可能並不都適用於作為獨立代理人的您，但它們都是需要注意的事情，您應該努力確保您不會陷入這些浪費時間的事情中。 Brooks 還提供了一些關於提高工作效率的建議，他提到了安排正式休息時間以在工作和放鬆之間建立明確界限的重要性。這樣，您將有指定的時間來放鬆，並且您會知道何時該回去工作。

6. 限制電子郵件檢查

電子郵件是獨立代理的主要通信方式。它非常適合與客戶、潛在客戶和業務合作夥伴保持聯繫。但正如 David Burkus 在《福布斯》中解釋的那樣，如果濫用，它很快就會成為障礙，最終會降低您的工作效率。他的意思是，不斷檢查您的電子郵件可能會分散注意力並擾亂您的流程。他引用了不列顛哥倫比亞大學（University of British Columbia）的研究員科斯塔丁·庫什列夫（Kostadin Kushlev）的說法，他發現“電子郵件分散了我們的注意力，並導致我們覺得有太多事情要做，而沒有足夠的時間去做。 Kushlev 還補充說，“限制電子郵件可以減輕壓力並提高工作效率，因為它可以減少多任務處理和分心。雖然您顯然需要在一天中的某些時候檢查您的電子郵件，但瞭解您檢查電子郵件的頻率至關重要。如果這是一種強迫性的習慣，您需要設置限制以控制它並確保更重要的任務不會被打亂。

充分利用您的時間

Statista 報告稱，保險代理人的數量正在增加，自 2000 年以來已大幅增長。對於新的獨立代理人來說，要以正確的方式開始，瞭解有效時間管理的基礎知識至關重要。知道如何確定工作的優先順序，何時專注於什麼以及如何保持專注，將有助於您充分利用時間。這樣，您將能夠為您的客戶提供最佳體驗，並不斷擴大您的業務範圍，而不會造成不必要的壓力。

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