30 9 月 2024

數字時代的保險公司如何順利過渡到數位紙質記錄？

隨著保險公司過渡到數位平臺，他們也開始接受基於雲的數字文檔提供的易用性。

雖然一些保險部門或公司已經實現了無紙化，但他們仍然必須與早期紙質時代的記錄作鬥爭。其中許多記錄包含敏感的客戶資訊，在存儲、訪問或銷毀記錄時必須保護這些資訊。

當較舊的紙質記錄被數位化時，仍然存在對數據保護的擔憂，無論文檔是存檔還是送去銷毀。數位紙質記錄也可能帶來訪問和組織問題。

尋求簡化工作流程同時遵守隱私和安全義務的保險公司受益於對紙質文檔相關問題的清晰理解。

P&C Carrier 的完全數位化之旅

大多數保險公司已經擁抱了數字時代，尤其是在收集客戶資訊方面。一些公司甚至為同意無紙化環境的客戶提供折扣。

保險公司在其內部運營中過渡到無紙化平臺的速度要慢一些。然而，向無紙化客戶吹捧的相同好處通常也適用於在無紙化環境中工作的保險公司員工。

首先，紙張在規模上是昂貴的。僅在美國，每年與管理它相關的成本就可能超過80億美元，eFileCabinet 首席執行官 Matt Peterson 說。 Peterson 說，如果考慮到勞動力和時間，公司每次提交紙質文檔時可能會花費 20 美元，每次放錯地方時花費 120 美元，每次丟失必須重新創建時花費 220 美元。

Patriot Software， LLC 首席執行官 Mike Kappel 說，無紙化文檔還可以通過更容易共用資訊來阻止員工之間的知識囤積。以數位方式共用文檔使多方更容易訪問它們，從而使員工能夠更輕鬆地滿足客戶的需求。

但是，數位紙質記錄可能會帶來某些法律挑戰。例如，在2014年的一起案件中，加州上訴法院認為，僱主無法證明仲裁協定上的電子簽名屬於其雇員。為什麼？因為無法驗證簽名。 2016年，同一法院澄清說，身份驗證工具（如唯一登錄憑據）可以支援電子簽名的驗證，Chapman Glucksman 的 Ashley H. Verdon 和 Neil Eddington 說。

對保險公司來說，好消息是，客戶和員工的唯一登錄憑據也可用於滿足其他數位文檔要求，例如與安全和隱私相關的要求。

紙質和數字記錄都受到某些要求的約束。例如，必須管理紙質和數字記錄，讓適當的各方可以訪問，防止安全和隱私洩露，並在必要時進行處理，記錄保存圓桌會議的聯合創始人 Cassie Findlay 說。

逐步淘汰基於紙張的工作流程

考慮 BOLT 平臺如何使營運商能夠實現完全數位化。它創建了一個用於處理報價的數位管道。它使客戶資料設置和管理變得簡單而簡化。它甚至創建了一個管道來處理必要的文檔，無論是數位文件還是硬拷貝。

對於任何致力於彌合數位鴻溝的組織來說，這些基於平臺的方法都是必要的。

保險公司並不是唯一一家尋求無紙化解決方案的公司，也不是唯一一家發現流程複雜的公司。美國國家檔案和記錄管理局（NARA）的電子記錄政策分析師 Courtney Anderson 表示，儘管聯邦機構的任務是在 2010 年代中期實現無紙化，但許多機構需要有關如何在新的數位環境中維護、使用、處置和傳輸舊紙質記錄的指導。

為了改進數位和紙質記錄管理，重要的是要澄清為什麼某些專案需要以某些格式存儲，Village Green 首席執行官 Diane Batayeh 建議。當原因明確時，確定哪些信息必須以哪種格式存儲會變得更加容易。

存儲和保護舊的紙質記錄

儘管數據隱私和安全是主要問題，但正確管理的數位紙質記錄提供了紙質記錄所沒有的安全保護。例如，具有有效備份協定的數位記錄有助於保護數據免受災難性事件的影響，而被銷毀的紙質記錄可能無法複製，口腔健康集團的 David Rajczak 和 Angela Spinks 說。

然而，當保險公司尋求以紙質格式存儲或存檔這些記錄，而不是將其數位化然後丟棄紙質版本時，需要特別考慮紙質記錄的相對脆弱性。

例如，較舊的紙質記錄可能列印在經過酸處理的紙張上，這些紙張會隨著時間的推移而腐爛。油墨也會褪色，使舊文檔無法閱讀。美國國會圖書館指出，暴露在潮濕、灰塵、極端溫度和人手油污環境中也會導致紙質文檔退化。

要以紙質格式保存這些檔，請考慮將它們影印到無酸紙上。如果出於某種原因必須保留原件本身，請考慮將物品存放在無酸塑膠套中，田納西州休斯頓縣的檔案管理員 Melissa Barker 說。

DocuFree 的 Chelsea Zabala 說，當保險公司採取自己動手的方法而不是與旨在促進數位化的公司或平臺合作時，圍繞紙質記錄存檔和存儲的問題可能會變得更加複雜。當各部門自行數位化時，可能會導致隱私缺失和數據碎片化。保險公司可能直到發生嚴重錯誤后才意識到該系統有多麼不可操作。合適的平臺還可以幫助保險公司更輕鬆地從紙質環境過渡到數字環境，HelloSign 的 Stephen Altrogge 說。

與數位紙質記錄一樣，控制對舊紙質記錄的訪問是提高安全性的重要一步。 Naviant 的營銷和客戶體驗專家 Jen Barnum 說，選擇允許使用 API 的數位平臺可以使員工更容易使用一組登錄憑據訪問紙質和數字資訊。

負責任地棄置舊紙本紀錄

紙質記錄的處理可能會帶來幾個問題。例如，以隱私敏感的方式銷毀這些檔可能比銷毀數字記錄更困難，SMB 首席執行官 Ivan Widjaya 說。 Widjaya 說，雖然數位檔及其備份通常可以成為目標並完全清除，但紙張通常可以“被重新拼湊起來，其詳細資訊被不受歡迎的各方恢復”。

即使紙質文檔被完全銷毀，不考慮其內容的系統也會對公司造成傷害。創建一個足夠靈活的紙質記錄處理系統以適應某些特殊事件非常重要。

例如，“任何清除舊存檔文檔的系統都必須能夠適應由於訴訟或其他法律索賠而對文檔的凍結，”Payne & Fears的合夥人 Eric C. Sohlgren說。

同樣，某些法律法規可能要求以硬拷貝形式維護某些文檔，Container Exchanger 的創始人兼總裁 David Madden 說。存儲這些檔時應牢記安全協定和保存工作。

此外，當紙質記錄計劃在數位化後進行處置時，必須採取適當的程式來仔細檢查準確性。例如，負責將紙質資訊轉換為數位版本的工作人員應該認真校對他們的工作，無論是涉及數據輸入還是掃描紙質原件，Kadansky Consulting， Inc. 的首席執行官 Martin Kadansky 說。通過清晰的掃描和有目的的文檔上傳，可以減少安全漏洞，同時確保安全捕獲所有必要的資訊。

雖然管理紙質記錄會帶來數字系統所沒有的挑戰，但在不丟失重要資訊的情況下過渡到無紙化環境是可以實現的。必須考慮保險公司對資訊存儲、訪問和安全性的需求。

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