30 9 月 2024

数字时代的保险公司如何顺利过渡到数字纸质记录？

随着保险公司过渡到数字平台，他们也开始接受基于云的数字文档提供的易用性。

虽然一些保险部门或公司已经实现了无纸化，但他们仍然必须与早期纸质时代的记录作斗争。其中许多记录包含敏感的客户信息，在存储、访问或销毁记录时必须保护这些信息。

当较旧的纸质记录被数字化时，仍然存在对数据保护的担忧，无论文档是存档还是送去销毁。数字纸质记录也可能带来访问和组织问题。

寻求简化工作流程同时遵守隐私和安全义务的保险公司受益于对纸质文档相关问题的清晰理解。

P&C Carrier 的完全数字化之旅

大多数保险公司已经拥抱了数字时代，尤其是在收集客户信息方面。一些公司甚至为同意无纸化环境的客户提供折扣。

保险公司在其内部运营中过渡到无纸化平台的速度要慢一些。然而，向无纸化客户吹捧的相同好处通常也适用于在无纸化环境中工作的保险公司员工。

首先，纸张在规模上是昂贵的。仅在美国，每年与管理它相关的成本就可能超过 80 亿美元，eFileCabinet 首席执行官 Matt Peterson 说。 Peterson 说，如果考虑到劳动力和时间，公司每次提交纸质文档时可能会花费 20 美元，每次放错地方时花费 120 美元，每次丢失必须重新创建时花费 220 美元。

Patriot Software， LLC 首席执行官 Mike Kappel 说，无纸化文档还可以通过更容易共享信息来阻止员工之间的知识囤积。以数字方式共享文档使多方更容易访问它们，从而使员工能够更轻松地满足客户的需求。

但是，数字纸质记录可能会带来某些法律挑战。例如，在 2014 年的一起案件中，加州上诉法院认为，雇主无法证明仲裁协议上的电子签名属于其雇员。为什么？因为无法验证签名。 2016 年，同一法院澄清说，身份验证工具（如唯一登录凭据）可以支持电子签名的验证，Chapman Glucksman 的 Ashley H. Verdon 和 Neil Eddington 说。

对保险公司来说，好消息是，客户和员工的唯一登录凭据也可用于满足其他数字文档要求，例如与安全和隐私相关的要求。

纸质和数字记录都受到某些要求的约束。例如，必须管理纸质和数字记录，让适当的各方可以访问，防止安全和隐私泄露，并在必要时进行处理，记录保存圆桌会议的联合创始人 Cassie Findlay 说。

逐步淘汰基于纸张的工作流程

考虑 BOLT 平台如何使运营商能够实现完全数字化。它创建了一个用于处理报价的数字管道。它使客户资料设置和管理变得简单而简化。它甚至创建了一个管道来处理必要的文档，无论是数字文件还是硬拷贝。

对于任何致力于弥合数字鸿沟的组织来说，这些基于平台的方法都是必要的。

保险公司并不是唯一一家寻求无纸化解决方案的公司，也不是唯一一家发现流程复杂的公司。美国国家档案和记录管理局（NARA）的电子记录政策分析师 Courtney Anderson 表示，尽管联邦机构的任务是在 2010 年代中期实现无纸化，但许多机构需要有关如何在新的数字环境中维护、使用、处置和传输旧纸质记录的指导。

为了改进数字和纸质记录管理，重要的是要澄清为什么某些项目需要以某些格式存储，Village Green 首席执行官 Diane Batayeh 建议。当原因明确时，确定哪些信息必须以哪种格式存储会变得更加容易。

存储和保护旧的纸质记录

尽管数据隐私和安全是主要问题，但正确管理的数字纸质记录提供了纸质记录所没有的安全保护。例如，具有有效备份协议的数字记录有助于保护数据免受灾难性事件的影响，而被销毁的纸质记录可能无法复制，口腔健康集团的 David Rajczak 和 Angela Spinks 说。

然而，当保险公司寻求以纸质格式存储或存档这些记录，而不是将其数字化然后丢弃纸质版本时，需要特别考虑纸质记录的相对脆弱性。

例如，较旧的纸质记录可能打印在经过酸处理的纸张上，这些纸张会随着时间的推移而腐烂。油墨也会褪色，使旧文档无法阅读。美国国会图书馆指出，暴露在潮湿、灰尘、极端温度和人手油污环境中也会导致纸质文档退化。

要以纸质格式保存这些文件，请考虑将它们影印到无酸纸上。如果出于某种原因必须保留原件本身，请考虑将物品存放在无酸塑料套中，田纳西州休斯顿县的档案管理员 Melissa Barker 说。

DocuFree 的 Chelsea Zabala 说，当保险公司采取自己动手的方法而不是与旨在促进数字化的公司或平台合作时，围绕纸质记录存档和存储的问题可能会变得更加复杂。当各部门自行数字化时，可能会导致隐私缺失和数据碎片化。保险公司可能直到发生严重错误后才意识到该系统有多么不可操作。合适的平台还可以帮助保险公司更轻松地从纸质环境过渡到数字环境，HelloSign 的 Stephen Altrogge 说。

与数字纸质记录一样，控制对旧纸质记录的访问是提高安全性的重要一步。 Naviant 的营销和客户体验专家 Jen Barnum 说，选择允许使用 API 的数字平台可以使员工更容易使用一组登录凭据访问纸质和数字信息。

负责任地弃置旧纸本纪录

纸质记录的处理可能会带来几个问题。例如，以隐私敏感的方式销毁这些文件可能比销毁数字记录更困难，SMB 首席执行官 Ivan Widjaya 说。 Widjaya 说，虽然数字文件及其备份通常可以成为目标并完全清除，但纸张通常可以“被重新拼凑起来，其详细信息被不受欢迎的各方恢复”。

即使纸质文档被完全销毁，不考虑其内容的系统也会对公司造成伤害。创建一个足够灵活的纸质记录处理系统以适应某些特殊事件非常重要。

例如，“任何清除旧存档文档的系统都必须能够适应由于诉讼或其他法律索赔而对文档的冻结，”Payne & Fears的合伙人 Eric C. Sohlgren说。

同样，某些法律法规可能要求以硬拷贝形式维护某些文档，Container Exchanger 的创始人兼总裁 David Madden 说。存储这些文件时应牢记安全协议和保存工作。

此外，当纸质记录计划在数字化后进行处置时，必须采取适当的程序来仔细检查准确性。例如，负责将纸质信息转换为数字版本的工作人员应该认真校对他们的工作，无论是涉及数据输入还是扫描纸质原件，Kadansky Consulting， Inc. 的首席执行官 Martin Kadansky 说。通过清晰的扫描和有目的的文档上传，可以减少安全漏洞，同时确保安全捕获所有必要的信息。

虽然管理纸质记录会带来数字系统所没有的挑战，但在不丢失重要信息的情况下过渡到无纸化环境是可以实现的。必须考虑保险公司对信息存储、访问和安全性的需求。

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