20 9 月 2024

新的独立保险代理人的 6 个关键时间管理技巧

“独立保险代理人的生活可能会很忙碌，尤其是当您刚刚起步时。正如 College Grad 团队所指出的那样，除了在正常工作时间与客户共度时光外，许多经纪人还利用晚上的时间做文书工作和准备演示文稿。它可以是一个包罗万象的职业。正如您可能知道的那样，忙碌和合法高效之间存在很大差异。为了建立和保持势头，您必须采取有条理和有条不紊的方法来完成任务。以下是如何确定时间的优先级，将其专门用于关键任务，并确保您在每一步都保持专注。

1. 规划每日、每周和每月任务

确定优先级至关重要。在任何给定的时间，您都会有各种各样的任务需要您关注。自然，有些会比其他的更紧迫和重要。为了保持正轨，您需要确切地知道接下来的一天、一周甚至一个月需要做什么。这确保您始终有一个游戏计划，并允许您采取有组织的方法来处理事情。对于每日计划，Engage 团队建议花 15 分钟写出前一天的待办事项清单，无论是在下班时还是睡前。他们写道：“问问自己第二天需要实现什么目标，设定一个时间段来查看电子邮件和处理电话，并大致了解已经计划了哪些会议或其他预定活动，以尝试提前想象当天的流程。对于每周计划，他们建议在周日留出 45-60 分钟来计划您的一周。至于月度计划，这应该严格限于较大的项目，在这些项目中，您需要花费几个小时来找出最佳方法。为了简化流程，Helena Parmask 鼓励使用规划工具，以便所有内容都得到有形的概述并可以轻松更新。她说，老式的笔和纸对许多人来说仍然很有效。如果您更喜欢数字化，请使用 Scoro 或 Trello 等任务管理工具。

2. 一次完全专注于一项任务

辛西娅·卡布（Cynthia Kabu）和安德烈·马查多（Andre Machado）有一篇关于《时间》中多任务处理神话的精彩文章。 “对于几乎所有人来说，在几乎所有情况下，多任务处理是不可能的，”他们写道。 “当我们认为自己在同时处理多项任务时，大多数情况下，我们并不是真的同时做两件事，而是快速连续地执行个人行动。” 这肯定是有道理的。事实上，他们引用的一项科学研究发现，只有 2.5% 的人实际上能够有效地同时处理多项任务。 Health.com 的 Amanda MacMillan 对此表示赞同。她说尝试同时处理多项任务

让你慢下来，
让你更容易出错，
产生压力，以及
阻碍你的创造力。

最重要的是，人类并不擅长多任务处理。随意尝试同时处理多个项目可能会阻碍您的进度。那么，您应该如何完成任务呢？ Chris Bailey 在 A Life of Productivity 上讨论了一种涉及“单一任务处理”的技术，即您留出 20 分钟将 100% 的精力集中在某项任务上。他说这往往是有效的，因为 20 分钟大概是人类在失去注意力之前可以专注于一项任务的时间。无论您的任务是回答客户问题、从事营销工作还是更新您的客户数据库，此提示都应该可以帮助您保持正轨并更有效地完成工作。完成后，您可以进入下一个任务并完全专注于此。

3. 练习两分钟规则

这是场景：中午弹出一些需要您注意的事情。这只是一个可以快速完成的小任务，但你很想推迟它，因为它不是高优先级的。因此，它与其他次要任务一起被搁置。生产力作家 James Clear 警告不要犯这种错误。相反，他提出了“两分钟”规则——由畅销书 《Getting Things Done 》的作者 David Allen 创造。该规则基于一个非常简单的前提。如果任务可以在两分钟或更短的时间内完成，请立即执行。这可以是回复电子邮件、在社交媒体上发帖、回电话等等。这里的想法是，把事情推迟到以后会滋生懒惰和拖延。但是立即处理小任务可以提高工作效率并帮助您变得更加自律。 Jonathan Furman 在 Thrive Global 中也指出，这条规则可以防止小任务被掩盖和遗忘。一旦你养成了应用两分钟规则的习惯，你应该会发现你的日子更加流畅，你不会有堆积如山的任务堆积起来。

4. 留出管理时间

不计费的时间并不是独立代理人非常喜欢的事情。管理时间是指不直接产生收入的更平凡的任务（例如做报告和文书工作），但仍然是经营一家成功保险公司的关键组成部分。他们是让车轮不断转动和新客户到来的原因。这就是为什么 Rick Grantham 建议在一天开始时留出时间来处理此类任务——如有必要，甚至可以提前一小时开始新的一天。这种方法可以激励您更快地完成任务，而不是等到一天结束。 MBO Partners 团队补充说，每天安排一个重复的日历约会来处理管理工作是明智的，每天完成小任务应该有助于防止您在周末不知所措。

5. 消除干扰

Wanda Thibodeaux 在 Inc. 中谈论分心对现代企业的毒性。她说，分心已经成为一种不幸的常态，它们每年都会让大公司损失数百万美元。 Thibodeaux 引用了 Udemy 的 2018 年工作场所分心报告，该报告发现近四分之三（70%）的人在工作时感到分心。作为新的独立代理人，不断与干扰作斗争可能会造成严重后果，并且使您的业务难以起步。正如心理科学协会团队指出的那样，即使是很小的干扰也会降低生产力，并使完成重要任务变得更加困难。不仅您的工作质量会受到影响，而且可能需要更长的时间。那么，你最大的干扰是什么？在《商业新闻日报》中，Chad Brooks 表示，大多数人的前 10 名包括：

短信
互联网
八卦
社交媒体
电子邮件
来访的同事
会议
吸烟休息和小吃休息
吵闹的同事
坐在小隔间里

虽然这些可能并不都适用于作为独立代理人的您，但它们都是需要注意的事情，您应该努力确保您不会陷入这些浪费时间的事情中。 Brooks 还提供了一些关于提高工作效率的建议，他提到了安排正式休息时间以在工作和放松之间建立明确界限的重要性。这样，您将有指定的时间来放松，并且您会知道何时该回去工作。

6. 限制电子邮件检查

电子邮件是独立代理的主要通信方式。它非常适合与客户、潜在客户和业务合作伙伴保持联系。但正如 David Burkus 在《福布斯》中解释的那样，如果滥用，它很快就会成为障碍，最终会降低您的工作效率。他的意思是，不断检查您的电子邮件可能会分散注意力并扰乱您的流程。他引用了不列颠哥伦比亚大学（University of British Columbia）的研究员科斯塔丁·库什列夫（Kostadin Kushlev）的说法，他发现“电子邮件分散了我们的注意力，并导致我们觉得有太多事情要做，而没有足够的时间去做。 Kushlev 还补充说，“限制电子邮件可以减轻压力并提高工作效率，因为它可以减少多任务处理和分心。虽然您显然需要在一天中的某些时候检查您的电子邮件，但了解您检查电子邮件的频率至关重要。如果这是一种强迫性的习惯，您需要设置限制以控制它并确保更重要的任务不会被打乱。

充分利用您的时间

Statista 报告称，保险代理人的数量正在增加，自 2000 年以来已大幅增长。对于新的独立代理人来说，要以正确的方式开始，了解有效时间管理的基础知识至关重要。知道如何确定工作的优先级，何时专注于什么以及如何保持专注，将有助于您充分利用时间。这样，您将能够为您的客户提供最佳体验，并不断扩大您的业务范围，而不会造成不必要的压力。

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