20 กันยายน 2024

6 เคล็ดลับการบริหารเวลาที่สําคัญสําหรับตัวแทนประกันภัยอิสระรายใหม่

“ชีวิตของตัวแทนประกันภัยอิสระอาจวุ่นวาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณเพิ่งเริ่มต้น ตามที่ทีม College Grad ชี้ให้เห็นว่านอกเหนือจากการใช้เวลากับลูกค้าในช่วงเวลาทําการปกติแล้วตัวแทนหลายคนใช้เวลาตอนเย็นในการทําเอกสารและเตรียมการนําเสนอ มันสามารถเป็นอาชีพที่ครอบคลุมทั้งหมด และอย่างที่คุณอาจทราบ มีความแตกต่างอย่างมากระหว่างการยุ่งกับการทํางานอย่างถูกกฎหมาย ในการสร้างและรักษาโมเมนตัม คุณต้องใช้วิธีการที่เป็นระเบียบและเป็นระเบียบในการทํางานให้สําเร็จ นี่คือวิธีที่คุณสามารถจัดลําดับความสําคัญของเวลาอุทิศให้กับงานที่สําคัญและให้แน่ใจว่าคุณจดจ่อในทุกขั้นตอน

1. วางแผนงานรายวัน รายสัปดาห์ และรายเดือน

การจัดลําดับความสําคัญเป็นสิ่งสําคัญ ในช่วงเวลาใดก็ตาม คุณจะมีงานมากมายที่ต้องให้ความสนใจ โดยธรรมชาติแล้วบางคนจะเร่งด่วนและสําคัญกว่าคนอื่นมาก คุณจะต้องรู้ว่าต้องทําอะไรในวันถัดไปสัปดาห์และอาจถึงเดือนถัดไป สิ่งนี้ทําให้มั่นใจได้ว่าคุณมีแผนเกมอยู่เสมอและช่วยให้คุณใช้แนวทางที่เป็นระเบียบในสิ่งต่าง ๆ สําหรับการวางแผนประจําวัน ทีม Engage แนะนําให้ใช้เวลา 15 นาทีในการเขียนรายการสิ่งที่ต้องทําของคุณในวันก่อน “ถามตัวเองว่าคุณต้องทําอะไรให้สําเร็จในวันถัดไป กําหนดเวลาเพื่อดูอีเมลและจัดการกับการโทร และรับภาพรวมของการประชุมหรือกิจกรรมตามกําหนดการอื่นๆ ที่วางแผนไว้แล้วเพื่อลองจินตนาการถึงการไหลของวันล่วงหน้า” สําหรับการวางแผนรายสัปดาห์ พวกเขาแนะนําให้จัดสรรเวลา 45-60 นาทีในวันอาทิตย์เพื่อวางแผนสัปดาห์ของคุณ สําหรับการวางแผนรายเดือน ควรจํากัดเฉพาะโครงการขนาดใหญ่ที่คุณอุทิศเวลาสองสามชั่วโมงเพื่อหาแนวทางที่ดีที่สุด เพื่อปรับปรุงกระบวนการ Helena Parmask สนับสนุนให้ใช้เครื่องมือวางแผนเพื่อให้ทุกอย่างมีโครงร่างที่จับต้องได้และสามารถอัปเดตได้ง่าย เธอบอกว่าปากกาและกระดาษแบบเก่ายังคงใช้ได้ดีสําหรับหลาย ๆ คน หากคุณต้องการใช้ดิจิทัล ให้ใช้เครื่องมือการจัดการงาน เช่น Scoro หรือ Trello

2. มุ่งเน้นไปที่งานทีละงานทั้งหมด

Cynthia Kabu และ Andre Machado มีผลงานที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับตํานานของการทํางานหลายอย่างพร้อมกันใน Time “สําหรับคนเกือบทุกคน ในเกือบทุกสถานการณ์ การทํางานหลายอย่างพร้อมกันเป็นไปไม่ได้” “เมื่อเราคิดว่าเรากําลังทํางานหลายอย่างพร้อมกัน ส่วนใหญ่เราไม่ได้ทําสองสิ่งพร้อมกัน แต่เป็นการกระทําของแต่ละบุคคลติดต่อกันอย่างรวดเร็ว” มีบางอย่างแน่นอน ในความเป็นจริงการศึกษาทางวิทยาศาสตร์ชิ้นหนึ่งที่พวกเขาอ้างถึงพบว่ามีเพียง 2.5 เปอร์เซ็นต์ของผู้คนเท่านั้นที่สามารถทํางานหลายอย่างพร้อมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ Amanda MacMillan ที่ Health.com เห็นด้วย เธอบอกว่าพยายามทํางานหลายอย่างพร้อมกัน

ทําให้คุณช้าลง
ทําให้คุณมีแนวโน้มที่จะทําผิดพลาดมากขึ้น
สร้างความเครียดและ
ขัดขวางความคิดสร้างสรรค์ของคุณ

สิ่งสําคัญที่สุดคือมนุษย์ไม่ค่อยเก่งในการทํางานหลายอย่างพร้อมกัน และการพยายามจัดการกับหลายโครงการพร้อมกันอย่างไม่ตั้งใจมีแนวโน้มที่จะขัดขวางความคืบหน้าของคุณ ดังนั้นคุณควรเข้าใกล้งานให้สําเร็จอย่างไร? Chris Bailey กล่าวถึงเทคนิคที่ A Life of Productivity ที่เกี่ยวข้องกับ “งานเดี่ยว” ซึ่งคุณจัดสรรเวลา 20 นาทีเพื่อจดจ่อกับงานบางอย่าง 100 เปอร์เซ็นต์ เขากล่าวว่าสิ่งนี้มีแนวโน้มที่จะได้ผลเพราะเครื่องหมาย 20 นาทีคือระยะเวลาที่มนุษย์สามารถจดจ่อกับงานได้ก่อนที่จะเสียสมาธิ ไม่ว่างานของคุณจะเป็นการตอบคําถามของลูกค้าทํางานด้านการตลาดหรืออัปเดตฐานข้อมูลลูกค้าเคล็ดลับนี้จะช่วยให้คุณติดตามและทําสิ่งต่างๆให้เสร็จสมบูรณ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และเมื่อคุณทําเสร็จแล้ว คุณสามารถไปยังงานต่อไปและมุ่งเน้นไปที่งานนั้นทั้งหมด

3. ฝึกกฎสองนาที

นี่คือสถานการณ์: มีบางอย่างปรากฏขึ้นในช่วงเที่ยงวันซึ่งคุณต้องให้ความสนใจ เป็นเพียงงานเล็กๆ น้อยๆ ที่สามารถทําได้อย่างรวดเร็ว แต่คุณอยากจะเลื่อนออกไปเพราะมันไม่มีความสําคัญสูง ดังนั้นมันจึงยังคงอยู่เบื้องหลังพร้อมกับงานเล็ก ๆ น้อย ๆ อื่น ๆ James Clear นักเขียนด้านประสิทธิภาพเตือนว่าอย่าทําผิดพลาดแบบนี้ เขานําเสนอกฎ “สองนาที” แต่บัญญัติโดย David Allen ผู้เขียนหนังสือขายดี Getting Things Done กฎนี้ขึ้นอยู่กับสมมติฐานที่ง่ายมาก หากงานสามารถทําได้ภายในสองนาทีหรือน้อยกว่านั้น ให้ทําทันที นี่อาจเป็นการตอบกลับอีเมล โพสต์บนโซเชียลมีเดีย โทรกลับ อะไรก็ตาม แนวคิดในที่นี้คือการเลื่อนสิ่งต่าง ๆ ออกไปจนกว่าจะเกิดความเกียจคร้านและการผัดวันประกันพรุ่ง แต่การจัดการกับงานเล็กๆ น้อยๆ ในทันทีจะช่วยเพิ่มผลผลิตและช่วยให้คุณมีวินัยมากขึ้น Jonathan Furman ยังชี้ให้เห็นใน Thrive Global ว่ากฎนี้ป้องกันไม่ให้งานเล็กๆ น้อยๆ ถูกบดบังและลืม เมื่อคุณมีนิสัยในการใช้กฎสองนาทีแล้ว คุณจะพบว่าวันของคุณมีความลื่นไหลมากขึ้น และคุณจะไม่มีงานมากมายที่ซ้อนทับคุณ

4. จัดสรรเวลาผู้ดูแลระบบ

ชั่วโมงที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ไม่ใช่สิ่งที่ตัวแทนอิสระชื่นชอบมาก เวลาผู้ดูแลระบบหมายถึงงานธรรมดาๆ ที่ไม่ได้สร้างรายได้โดยตรง (เช่น การทํารายงานและเอกสาร) แต่ก็เป็นองค์ประกอบสําคัญในการดําเนินธุรกิจประกันภัยที่ประสบความสําเร็จ พวกเขาคือสิ่งที่ทําให้ล้อหมุนและลูกค้าใหม่เข้ามา นั่นเป็นเหตุผลที่ Rick Grantham แนะนําให้จัดสรรเวลาไว้ในช่วงต้นวันเพื่อจัดการกับงานเช่นนี้ — อาจเริ่มต้นวันใหม่เร็วขึ้นหนึ่งชั่วโมงหากจําเป็น แนวทางนี้กระตุ้นให้คุณทํางานให้เสร็จเร็วขึ้นแทนที่จะรอจนจบวัน ทีม MBO Partners เสริมว่าการกําหนดเวลานัดหมายปฏิทินที่เกิดซ้ําในแต่ละวันเพื่อจัดการกับงานผู้ดูแลระบบนั้นฉลาด และการทํางานเล็กๆ น้อยๆ ให้เสร็จในแต่ละวันจะช่วยป้องกันไม่ให้คุณรู้สึกหนักใจในตอนท้ายของสัปดาห์

5. ขจัดสิ่งรบกวน

Wanda Thibodeaux พูดถึงความฟุ้งซ่านเป็นพิษต่อธุรกิจสมัยใหม่ใน Inc. เธอบอกว่าสิ่งรบกวนได้กลายเป็นบรรทัดฐานที่โชคร้ายและทําให้บริษัทขนาดใหญ่ต้องเสียเงินหลายล้านในแต่ละปี Thibodeaux อ้างอิงรายงานความฟุ้งซ่านในที่ทํางานปี 2018 โดย Udemy ซึ่งพบว่าเกือบสามในสี่คน (70 เปอร์เซ็นต์) รู้สึกฟุ้งซ่านขณะทํางาน การต่อสู้กับสิ่งรบกวนอย่างต่อเนื่องในฐานะตัวแทนอิสระรายใหม่อาจทําให้ธุรกิจของคุณเป็นอัมพาตและทําให้ธุรกิจของคุณเริ่มต้นได้ยากอย่างไม่น่าเชื่อ และตามที่ทีมสมาคมวิทยาศาสตร์จิตวิทยาชี้ให้เห็นว่าแม้แต่สิ่งรบกวนเล็กน้อยก็สามารถขัดขวางประสิทธิภาพการทํางานและทําให้งานสําคัญให้เสร็จได้ยากขึ้นมาก ไม่เพียงแต่คุณภาพของงานของคุณลดลง แต่ยังมีแนวโน้มที่จะใช้เวลานานกว่านั้นมาก ดังนั้นอะไรคือสิ่งรบกวนที่ใหญ่ที่สุดของคุณ? ใน Business News Daily Chad Brooks กล่าวว่า 10 อันดับแรกของคนส่วนใหญ่ ได้แก่:

การส่งข้อความ
อินเทอร์เน็ต
ซุบซิบ
สื่อสังคมออนไลน์
อีเมล
เพื่อนร่วมงานแวะมา
ประชุม
พักสูบบุหรี่และพักทานของว่าง
เพื่อนร่วมงานที่มีเสียงดัง
นั่งในกุฏิ

แม้ว่าสิ่งเหล่านี้อาจไม่ได้ใช้กับคุณในฐานะตัวแทนอิสระ แต่ก็เป็นสิ่งที่ต้องระวัง และคุณควรใช้ความพยายามเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ถูกดูดเข้าไปในผู้เสียเวลาเหล่านี้ บรู๊คส์ยังให้คําแนะนําเกี่ยวกับการมีประสิทธิผลมากขึ้น ซึ่งเขากล่าวถึงความสําคัญของการกําหนดเวลาพักอย่างเป็นทางการเพื่อสร้างขอบเขตที่ชัดเจนระหว่างการทํางานและการผ่อนคลาย ด้วยวิธีนี้ คุณจะมีเวลาพักผ่อนที่กําหนดไว้ และคุณจะรู้ว่าถึงเวลากลับไปทํางานเมื่อใด

6. จํากัดการตรวจสอบอีเมล

อีเมลเป็นโหมดการสื่อสารหลักสําหรับตัวแทนอิสระ และเหมาะอย่างยิ่งสําหรับการติดตามข่าวสารกับลูกค้า ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า และพันธมิตรทางธุรกิจ แต่อย่างที่ David Burkus อธิบายใน Forbes มันอาจกลายเป็นอุปสรรคได้อย่างรวดเร็วหากถูกละเมิดและอาจทําให้คุณมีประสิทธิผลน้อยลงมาก สิ่งที่เขาหมายถึงคือการตรวจสอบอีเมลของคุณอย่างต่อเนื่องอาจทําให้เสียสมาธิและทําให้โฟลว์ของคุณยุ่งเหยิง เขาอ้างถึง Kostadin Kushlev นักวิจัยจากมหาวิทยาลัยบริติชโคลัมเบีย ซึ่งพบว่า “อีเมลแยกส่วนความสนใจของเราและก่อให้เกิดความรู้สึกว่ามีอะไรให้ทํามากเกินไปและมีเวลาไม่เพียงพอที่จะทํา” Kushlev ยังเสริมว่า “การจํากัดอีเมลช่วยลดความเครียดและเพิ่มผลผลิต เพราะช่วยลดการทํางานหลายอย่างพร้อมกันและสิ่งรบกวนสมาธิ” แม้ว่าคุณจะต้องตรวจสอบอีเมลของคุณในบางช่วงเวลาของวัน แต่สิ่งสําคัญคือคุณต้องตระหนักว่าคุณตรวจสอบบ่อยแค่ไหน หากเป็นนิสัยบีบบังคับ คุณจะต้องกําหนดขีดจํากัดเพื่อควบคุมและตรวจสอบให้แน่ใจว่างานที่สําคัญกว่าจะไม่หยุดชะงัก

ใช้เวลาให้เกิดประโยชน์สูงสุด

Statista รายงานว่าจํานวนตัวแทนประกันภัยเพิ่มขึ้นและเพิ่มขึ้นอย่างมากตั้งแต่ปี 2000 สําหรับตัวแทนอิสระรายใหม่ที่จะเริ่มต้นอย่างถูกต้องสิ่งสําคัญคือต้องเข้าใจพื้นฐานของการบริหารเวลาที่มีประสิทธิภาพ การรู้วิธีจัดลําดับความสําคัญของความพยายามของคุณเมื่อใดควรมุ่งเน้นไปที่สิ่งใดและวิธีจดจ่อจะช่วยให้คุณใช้เวลาให้เกิดประโยชน์สูงสุด ด้วยวิธีนี้ คุณจะสามารถมอบประสบการณ์ที่ดีที่สุดให้กับลูกค้าของคุณและขยายบัญชีธุรกิจของคุณอย่างต่อเนื่องโดยไม่สร้างความเครียดที่ไม่จําเป็น

ข่าว