30 กันยายน 2024

บริษัทประกันในยุคดิจิทัลเปลี่ยนไปใช้บันทึกกระดาษดิจิทัลได้อย่างราบรื่นได้อย่างไร

เมื่อบริษัทประกันภัยเปลี่ยนไปใช้แพลตฟอร์มดิจิทัล พวกเขาก็ยอมรับความสะดวกในการใช้งานที่นําเสนอโดยเอกสารดิจิทัลบนคลาวด์

แม้ว่าแผนกหรือบริษัทประกันภัยบางแห่งจะไร้กระดาษ แต่ก็ยังต้องต่อสู้กับบันทึกจากยุคก่อนหน้านี้ที่ใช้กระดาษ บันทึกเหล่านี้จํานวนมากมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของลูกค้าที่ต้องได้รับการปกป้องในขณะที่บันทึกถูกจัดเก็บ เข้าถึง หรือทําลาย

เมื่อบันทึกกระดาษเก่าถูกแปลงเป็นดิจิทัลความกังวลเกี่ยวกับการปกป้องข้อมูลยังคงมีอยู่ไม่ว่าจะเก็บเอกสารหรือส่งไปทําลาย บันทึกกระดาษดิจิทัลอาจก่อให้เกิดปัญหาเกี่ยวกับการเข้าถึงและการจัดระเบียบ

บริษัทประกันภัยที่ต้องการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ในขณะเดียวกันก็ปฏิบัติตามภาระผูกพันด้านความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยจะได้รับประโยชน์จากความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับปัญหาเกี่ยวกับเอกสารที่เป็นกระดาษ

การเดินทางสู่ดิจิทัลเต็มรูปแบบของผู้ให้บริการ P&C

บริษัทประกันภัยส่วนใหญ่ยอมรับยุคดิจิทัล โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพูดถึงการรวบรวมข้อมูลลูกค้า บางบริษัทถึงกับเสนอส่วนลดให้กับลูกค้าที่เห็นด้วยกับสภาพแวดล้อมแบบไร้กระดาษ

บริษัทประกันภัยค่อนข้างช้าในการเปลี่ยนไปใช้แพลตฟอร์มไร้กระดาษสําหรับการดําเนินงานภายใน อย่างไรก็ตาม ผลประโยชน์เดียวกันกับที่ขนานนามให้กับลูกค้าที่ไร้กระดาษมักจะมีให้สําหรับพนักงานของบริษัทประกันภัยที่ทํางานในสภาพแวดล้อมแบบไร้กระดาษ

ประการหนึ่งกระดาษมีราคาแพงในวงกว้าง ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการจัดการอาจสูงถึง 8 พันล้านดอลลาร์ต่อปีในสหรัฐอเมริกาเพียงแห่งเดียว Matt Peterson ซีอีโอของ eFileCabinet กล่าว เมื่อคํานึงถึงแรงงานและเวลา บริษัท อาจใช้จ่าย 20 ดอลลาร์ทุกครั้งที่ยื่นเอกสารกระดาษ 120 ดอลลาร์ทุกครั้งที่วางผิดที่ และ 220 ดอลลาร์ทุกครั้งที่สูญหายและต้องสร้างขึ้นใหม่

เอกสารไร้กระดาษอาจกีดกันการกักตุนความรู้ในหมู่พนักงานโดยทําให้ง่ายต่อการแบ่งปันการเข้าถึงข้อมูล Mike Kappel ซีอีโอของ Patriot Software, LLC กล่าว การแบ่งปันเอกสารแบบดิจิทัลทําให้หลายฝ่ายเข้าถึงเอกสารได้มากขึ้น ซึ่งจะช่วยให้พนักงานสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ง่ายขึ้น

อย่างไรก็ตาม บันทึกกระดาษดิจิทัลอาจก่อให้เกิดความท้าทายทางกฎหมายบางประการ ตัวอย่างเช่นในกรณี 2014 ศาลอุทธรณ์แคลิฟอร์เนียตัดสินว่านายจ้างไม่สามารถพิสูจน์ได้ว่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในข้อตกลงอนุญาโตตุลาการเป็นของพนักงาน ทําไม เพราะไม่มีวิธีตรวจสอบลายเซ็น ในปี 2016 ศาลเดียวกันชี้แจงว่าเครื่องมือตรวจสอบสิทธิ์ เช่น ข้อมูลรับรองการเข้าสู่ระบบที่ไม่ซ้ํากัน สามารถรองรับการตรวจสอบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้ Ashley H. Verdon และ Neil Eddington ที่ Chapman Glucksman กล่าว

ข่าวดีสําหรับบริษัทประกันภัยก็คือข้อมูลรับรองการเข้าสู่ระบบที่ไม่ซ้ํากันสําหรับลูกค้าและพนักงานยังสามารถใช้เพื่อตอบสนองข้อกําหนดด้านเอกสารดิจิทัลอื่นๆ เช่น ข้อกําหนดที่เกี่ยวข้องกับความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัว

ทั้งบันทึกกระดาษและดิจิทัลอยู่ภายใต้ข้อกําหนดบางประการ ตัวอย่างเช่น ต้องจัดการทั้งบันทึกกระดาษและดิจิทัล ทําให้บุคคลที่เหมาะสมสามารถเข้าถึงได้ ได้รับการปกป้องจากการละเมิดความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัว และกําจัดเมื่อจําเป็น Cassie Findlay ผู้ร่วมก่อตั้งโต๊ะกลมการเก็บบันทึกกล่าว

การเลิกใช้เวิร์กโฟลว์ที่ใช้กระดาษ

พิจารณาว่าแพลตฟอร์ม BOLT ช่วยให้ ผู้ให้บริการสามารถก้าวไปสู่ดิจิทัลได้อย่างสมบูรณ์ได้อย่างไร สร้างไปป์ไลน์ดิจิทัลสําหรับการจัดการใบเสนอราคา ทําให้การตั้งค่าโปรไฟล์ลูกค้าและผู้ดูแลระบบเป็นเรื่องง่ายและคล่องตัว นอกจากนี้ยังสร้างไปป์ไลน์สําหรับจัดการเอกสารที่จําเป็น ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ดิจิทัลหรือสําเนาเอกสาร

แนวทางบนแพลตฟอร์มประเภทนี้จําเป็นสําหรับองค์กรใดๆ ที่ทํางานเพื่อลดช่องว่างทางดิจิทัล

บริษัทประกันภัยไม่ได้อยู่คนเดียวในการแสวงหาโซลูชันแบบไร้กระดาษ หรือพบว่ากระบวนการซับซ้อน แม้ว่าหน่วยงานของรัฐบาลกลางจะได้รับมอบหมายให้ใช้กระดาษโดยไม่ต้องใช้กระดาษในช่วงกลางทศวรรษ 2010 แต่หลายคนต้องการคําแนะนําเกี่ยวกับวิธีการบํารุงรักษา ใช้ กําจัด และถ่ายโอนบันทึกกระดาษเก่าในสภาพแวดล้อมดิจิทัลใหม่ Courtney Anderson นักวิเคราะห์นโยบายบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ของ National Archives and Records Administration (NARA) กล่าว

เพื่อปรับปรุงการจัดการบันทึกทั้งแบบดิจิทัลและกระดาษสิ่งสําคัญคือต้องชี้แจงว่าเหตุใดจึงต้องจัดเก็บบางรายการในรูปแบบ Diane Batayeh ซีอีโอของ Village Green แนะนํา เมื่อเหตุผลชัดเจนการกําหนดข้อมูลที่ต้องจัดเก็บในรูปแบบใดจะง่ายขึ้น

การจัดเก็บและปกป้องบันทึกกระดาษเก่า

แม้ว่าความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยของข้อมูลจะเป็นข้อกังวลหลัก แต่บันทึกกระดาษดิจิทัลที่มีการจัดการอย่างเหมาะสมจะให้การป้องกันความปลอดภัยที่บันทึกกระดาษไม่มี ตัวอย่างเช่น บันทึกดิจิทัลที่มีโปรโตคอลการสํารองข้อมูลที่มีประสิทธิภาพช่วยปกป้องข้อมูลจากเหตุการณ์ภัยพิบัติ ในขณะที่บันทึกกระดาษที่ถูกทําลายอาจไม่สามารถทําซ้ําได้ David Rajczak และ Angela Spinks จาก Oral Health Group กล่าว

อย่างไรก็ตาม ความเปราะบางสัมพัทธ์ของบันทึกกระดาษต้องการการพิจารณาเป็นพิเศษเมื่อผู้ประกันตนพยายามจัดเก็บหรือเก็บถาวรบันทึกเหล่านี้ในรูปแบบกระดาษแทนที่จะแปลงเป็นดิจิทัลแล้วทิ้งเวอร์ชันกระดาษ

ตัวอย่างเช่น บันทึกกระดาษเก่าอาจพิมพ์บนกระดาษที่ผ่านการบําบัดด้วยกรด ซึ่งอาจสลายตัวได้เมื่อเวลาผ่านไป หมึกยังสามารถซีดจางได้ ทําให้เอกสารเก่าไม่สามารถอ่านได้ การสัมผัสกับความชื้น ฝุ่น อุณหภูมิที่สูงเกินไป และน้ํามันจากมือมนุษย์อาจทําให้เอกสารกระดาษเสื่อมสภาพได้

หากต้องการเก็บรักษาเอกสารเหล่านี้ในรูปแบบกระดาษ ให้ลองถ่ายสําเนาลงบนกระดาษที่ปราศจากกรด หากต้องเก็บต้นฉบับไว้ด้วยเหตุผลบางประการ ให้พิจารณาเก็บสิ่งของไว้ในปลอกพลาสติกที่ปราศจากกรด Melissa Barker ผู้เก็บเอกสารของฮูสตันเคาน์ตี้ รัฐเทนเนสซีกล่าว

ปัญหาเกี่ยวกับการเก็บถาวรและการจัดเก็บบันทึกกระดาษอาจทวีความรุนแรงขึ้นเมื่อผู้ประกันตนใช้แนวทางทําด้วยตัวเองแทนที่จะทํางานร่วมกับบริษัทหรือแพลตฟอร์มที่ออกแบบมาเพื่ออํานวยความสะดวกในการแปลงเป็นดิจิทัล Chelsea Zabala จาก DocuFree กล่าว เมื่อแผนกต่างๆ ถูกปล่อยให้แปลงเป็นดิจิทัลด้วยตัวเอง อาจส่งผลให้ความเป็นส่วนตัวล้มเหลวและการกระจายตัวของข้อมูล ผู้ประกันตนอาจไม่ทราบว่าระบบไม่สามารถทํางานได้เพียงใดจนกว่าจะเกิดข้อผิดพลาดร้ายแรง แพลตฟอร์มที่เหมาะสมยังสามารถช่วยให้บริษัทประกันภัยเปลี่ยนจากสภาพแวดล้อมแบบกระดาษไปสู่ดิจิทัลได้ง่ายขึ้น Stephen Altrogge จาก HelloSign กล่าว

เช่นเดียวกับบันทึกกระดาษดิจิทัลการควบคุมการเข้าถึงบันทึกกระดาษเก่าเป็นขั้นตอนสําคัญในการรักษาความปลอดภัยที่ดีขึ้น การเลือกแพลตฟอร์มดิจิทัลที่อนุญาตให้ใช้ API สามารถช่วยให้พนักงานเข้าถึงข้อมูลทั้งกระดาษและข้อมูลดิจิทัลได้ง่ายขึ้นด้วยข้อมูลรับรองการเข้าสู่ระบบชุดเดียว Jen Barnum ผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาดและประสบการณ์ลูกค้าของ Naviant กล่าว

การกําจัดบันทึกกระดาษเก่าอย่างมีความรับผิดชอบ

การกําจัดบันทึกบนกระดาษอาจก่อให้เกิดปัญหาหลายประการ ตัวอย่างเช่น การทําลายเอกสารเหล่านี้ด้วยวิธีที่อ่อนไหวต่อความเป็นส่วนตัวอาจยากกว่าการทําลายบันทึกดิจิทัล Ivan Widjaya จาก SMB CEO กล่าว แม้ว่าไฟล์ดิจิทัลและการสํารองข้อมูลมักจะถูกกําหนดเป้าหมายและลบออกโดยสิ้นเชิง แต่กระดาษมักจะ “ถูกปะติดปะต่อกลับเข้าด้วยกันและกู้คืนรายละเอียดโดยบุคคลที่ไม่ต้องการ” Widjaya กล่าว

แม้ว่าเอกสารกระดาษจะถูกทําลายอย่างสมบูรณ์ แต่ระบบที่ไม่คํานึงถึงเนื้อหาก็อาจก่อให้เกิดอันตรายต่อบริษัทได้ สิ่งสําคัญคือต้องสร้างระบบกําจัดบันทึกกระดาษที่มีความยืดหยุ่นเพียงพอที่จะรองรับกิจกรรมพิเศษบางอย่าง

ตัวอย่างเช่น “ระบบใด ๆ ในการล้างเอกสารเก่าที่เก็บถาวรจะต้องสามารถปรับให้เข้ากับการระงับเอกสารเนื่องจากการฟ้องร้องหรือการเรียกร้องทางกฎหมายอื่น ๆ ” Eric C. Sohlgren หุ้นส่วนของ Payne & Fears กล่าว

ในทํานองเดียวกันกฎหมายและข้อบังคับบางฉบับอาจกําหนดให้มีการเก็บรักษาเอกสารบางอย่างในรูปแบบเอกสาร David Madden ผู้ก่อตั้งและประธานของ Container Exchanger กล่าว เอกสารเหล่านี้ควรจัดเก็บโดยคํานึงถึงโปรโตคอลความปลอดภัยตลอดจนความพยายามในการเก็บรักษา

นอกจากนี้เมื่อมีการกําหนดให้กําจัดบันทึกกระดาษหลังจากการแปลงเป็นดิจิทัลขั้นตอนที่เหมาะสมสําหรับการตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้งเป็นสิ่งจําเป็น ตัวอย่างเช่น เจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบในการแปลงข้อมูลจากกระดาษเป็นเวอร์ชันดิจิทัลควรพิสูจน์อักษรงานของตนอย่างขยันขันแข็ง ไม่ว่าจะเกี่ยวข้องกับการป้อนข้อมูลหรือการสแกนต้นฉบับจากกระดาษ Martin Kadansky ซีอีโอของ Kadansky Consulting, Inc. กล่าว ด้วยการสแกนที่อ่านได้ชัดเจนและการอัปโหลดเอกสารอย่างมีจุดมุ่งหมาย จึงสามารถลดการละเมิดความปลอดภัยได้ในขณะที่มั่นใจได้ว่าข้อมูลที่จําเป็นทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้อย่างปลอดภัย

แม้ว่าการจัดการบันทึกกระดาษจะก่อให้เกิดความท้าทายที่ระบบดิจิทัลไม่มี แต่การเปลี่ยนไปใช้สภาพแวดล้อมแบบไร้กระดาษโดยไม่สูญเสียข้อมูลที่จําเป็นก็สามารถทําได้ การพิจารณาความต้องการของผู้ประกันตนในการจัดเก็บข้อมูลการเข้าถึงและความปลอดภัยเป็นสิ่งจําเป็น

รูปภาพโดย: qvist/©123RF.com, Alexander Korzh/©123RF.com, Piyawat Nandeenopparit/©123RF.com

ข่าว