20 9월 2024

새로운 독립 보험 대리인을 위한 6가지 중요한 시간 관리 팁

“독립 보험 대리인의 생활은 특히 막 시작하는 경우 바쁠 수 있습니다. College Grad 팀이 지적한 바와 같이, 많은 상담사들은 정규 업무 시간에 고객과 시간을 보내는 것 외에도 서류 작업을 하고 프레젠테이션을 준비하며 저녁을 보냅니다. 그것은 모든 것을 포괄하는 직업이 될 수 있습니다. 그리고 아마 아시다시피, 바쁜 것과 합법적으로 생산적인 것 사이에는 큰 차이가 있습니다. 추진력을 구축하고 유지하려면 작업을 완료하기 위해 조직적이고 체계적인 접근 방식을 취해야 합니다. 시간의 우선순위를 정하고, 중요한 작업에 집중하고, 모든 단계에서 집중할 수 있는 방법은 다음과 같습니다.

1. 일일, 주, 월간 작업을 계획합니다.

우선순위를 정하는 것이 중요합니다. 주어진 시간에 주의를 기울여야 하는 다양한 작업을 갖게 됩니다. 당연히 어떤 것들은 다른 것들보다 훨씬 더 시급하고 중요할 것입니다. 순조롭게 진행하려면 다음 날, 주, 심지어 한 달 동안 해야 할 일을 정확히 알아야 합니다. 이렇게 하면 항상 게임 계획을 세우고 사물에 대해 체계적인 접근 방식을 취할 수 있습니다. 일일 계획을 위해 Engage 팀은 퇴근할 때나 잠자리에 들기 직전이든 전날 할 일 목록을 작성하는 데 15분을 할애할 것을 제안합니다. “다음 날 해야 할 일이 무엇인지 스스로에게 물어보고, 이메일을 보거나 전화를 처리할 시간을 정하고, 이미 계획된 회의나 기타 예정된 활동을 개괄적으로 파악하고 하루의 흐름을 미리 상상해 보세요.” 주간 계획을 세우려면 일요일에 45-60분을 할애하여 한 주를 계획하는 것이 좋습니다. 월간 계획의 경우 최상의 접근 방식을 파악하는 데 몇 시간을 할애하는 더 큰 프로젝트로 엄격하게 제한되어야 합니다. 프로세스를 간소화하기 위해 Helena Parmask는 모든 것이 명확하게 설명되고 쉽게 업데이트할 수 있도록 계획 도구를 사용하도록 권장합니다. 그녀는 구식 펜과 종이가 여전히 많은 사람들에게 잘 작동한다고 말합니다. 디지털로 전환하는 것을 선호한다면 Scoro 또는 Trello와 같은 작업 관리 도구를 사용하세요.

2. 한 번에 한 가지 작업에 전적으로 집중

신시아 카부(Cynthia Kabu)와 안드레 마차도(Andre Machado)는 타임(Time)의 멀티태스킹 신화에 대한 훌륭한 글을 썼다. “거의 모든 사람들, 거의 모든 상황에서 멀티태스킹은 불가능하다”고 그들은 썼다. “우리가 멀티태스킹을 하고 있다고 생각할 때, 대부분의 경우 우리는 한 번에 두 가지 일을 하는 것이 아니라 빠르게 연속적으로 개별 작업을 수행하는 것입니다.” 여기에는 분명히 뭔가가 있습니다. 실제로 그들이 인용한 한 과학 연구에 따르면 실제로 멀티태스킹을 효과적으로 수행할 수 있는 사람은 2.5%에 불과했습니다. Health.com 의 아만다 맥밀런(Amanda MacMillan)도 이에 동의합니다. 그녀는 멀티태스킹을 시도하고 있다고 말합니다

당신을 느리게 하고,
실수를 더 쉽게 하게 만듭니다.
스트레스를 유발하고,
창의력을 방해합니다.

결론은 인간은 멀티태스킹에 능숙하지 않다는 것입니다. 그리고 한 번에 여러 프로젝트를 무작정 처리하려고 하면 진행에 방해가 될 수 있습니다. 그렇다면 작업 완료에 어떻게 접근해야 할까요? 크리스 베일리(Chris Bailey)는 ‘생산성의 삶(A Life of Productivity)’에서 특정 작업에 100% 집중하기 위해 20분을 할애하는 ‘싱글 태스킹(single-tasking)’ 기법에 대해 설명합니다. 그는 이것이 효과적인 경향이 있다고 말하는데, 그 이유는 20분이라는 표시는 대략 인간이 집중력을 잃기 전에 작업에 집중할 수 있는 시간이기 때문입니다. 고객의 질문에 응답하는 것이든, 마케팅 작업을 하는 것이든, 고객 데이터베이스를 업데이트하는 것이든, 이 팁은 일을 순조롭게 진행하고 보다 효율적으로 완료하는 데 도움이 될 것입니다. 작업이 끝나면 다음 작업으로 이동하여 해당 작업에 전적으로 집중할 수 있습니다.

3. 2분 법칙을 실천한다

시나리오는 다음과 같습니다: 주의를 기울여야 하는 무언가가 정오에 나타납니다. 빠르게 완료할 수 있는 작은 작업일 뿐이지만 우선 순위가 높지 않기 때문에 미루고 싶은 유혹을 느낍니다. 따라서 다른 사소한 작업과 함께 뒷전으로 밀려납니다. 생산성 저술가인 제임스 클리어(James Clear)는 이런 종류의 실수를 저지르지 말라고 경고한다. 대신, 그는 베스트셀러 책 Getting Things Done 의 저자인 데이비드 앨런(David Allen)이 만든 “2분” 규칙을 제시합니다.이 규칙은 매우 간단한 전제를 기반으로 합니다. 작업을 2분 이내에 완료할 수 있다면 즉시 수행하십시오. 이메일에 응답하거나, 소셜 미디어에 게시하거나, 전화를 받는 등 무엇이든 될 수 있습니다. 여기서 아이디어는 일을 나중으로 미루는 것이 게으름과 미루기를 낳는다는 것입니다. 그러나 작은 작업을 즉시 처리하면 생산성이 향상되고 더 절제력 있는 데 도움이 됩니다. Jonathan Furman은 또한 Thrive Global에서 이 규칙이 작은 작업이 가려지거나 잊혀지는 것을 방지한다고 지적합니다. 2분 법칙을 적용하는 습관을 들이면 하루가 더 유동적이고 해야 할 일이 산더미처럼 쌓이지 않는다는 것을 알게 될 것입니다.

4. 관리 시간 확보

청구할 수 없는 시간은 독립 에이전트가 그다지 좋아하지 않는 것입니다. 관리 시간은 직접적인 수익을 창출하지는 않지만 그럼에도 불구하고 성공적인 보험 회사를 운영하는 데 중요한 구성 요소인 보다 일상적인 작업(예: 보고서 및 서류 작업)을 의미합니다. 그들은 바퀴를 돌리고 새로운 고객을 유치하는 것입니다. 그렇기 때문에 Rick Grantham은 하루를 시작할 때 이와 같은 작업을 처리하기 위해 시간을 할애할 것을 제안합니다 — 필요하다면 하루를 한 시간 일찍 시작할 수도 있습니다. 이 접근 방식은 하루가 끝날 때까지 기다리는 것보다 작업을 더 빨리 완료할 수 있도록 동기를 부여합니다. MBO 파트너 팀은 관리 업무를 처리하기 위해 매일 반복되는 캘린더 약속을 잡는 것이 현명하며, 매일 작은 작업을 완료하면 주말에 압도되는 것을 방지할 수 있다고 덧붙입니다.

5. 방해 요소 제거

완다 티보듀(Wanda Thibodeaux)는 Inc.의 현대 비즈니스에 방해 요소가 어떻게 해로운지에 대해 이야기합니다. 그녀는 주의를 산만하게 하는 것이 불행한 일이 되었으며, 그로 인해 대기업들은 매년 수백만 달러의 비용을 치르게 되었다고 말합니다. Thibodeaux는 Udemy의 2018년 직장 내 산만함 보고서를 인용하여 4명 중 3명(70%)이 일하는 동안 주의가 산만하다고 느낀다고 밝혔습니다. 새로운 독립 에이전트로서 끊임없이 방해 요소와 싸우는 것은 심각한 일이 될 수 있으며 비즈니스를 시작하는 것을 매우 어렵게 만들 수 있습니다. 그리고 Association for Psychological Science 팀이 지적했듯이 작은 산만함조차도 생산성을 떨어뜨리고 중요한 작업을 완료하는 것을 훨씬 더 어렵게 만들 수 있습니다. 작업의 품질이 저하될 뿐만 아니라 훨씬 더 오래 걸릴 수 있습니다. 그렇다면 가장 큰 방해 요소는 무엇입니까? Business News Daily에서 Chad Brooks는 대부분의 사람들이 가장 좋아하는 상위 10위는 다음과 같다고 말합니다.

문자 메시지
인터넷
험담
소셜 미디어
메일 주소
동료가 들르는 곳
회의
연기 휴식 및 스낵 휴식
시끄러운 동료
칸막이에 앉아

이러한 사항이 모두 독립적인 대리인으로서 귀하에게 적용되는 것은 아니지만 모두 알고 있어야 할 사항이며 이러한 시간 낭비에 빠지지 않도록 노력해야 합니다. Brooks는 또한 일과 휴식 사이의 명확한 경계를 만들기 위해 공식적인 휴식을 취하는 것의 중요성을 언급하면서 생산성을 높이는 방법에 대한 몇 가지 조언을 제공합니다. 이렇게 하면 긴장을 풀 수 있는 지정된 시간을 갖게 되고 언제 다시 일하러 가야 하는지 알 수 있습니다.

6. 이메일 확인 제한

이메일은 독립 상담원을 위한 기본 커뮤니케이션 모드입니다. 또한 고객, 잠재 고객 및 비즈니스 파트너와 최신 정보를 유지하는 데 유용합니다. 그러나 데이비드 버커스(David Burkus)가 포브스(Forbes)에서 설명했듯이 남용하면 빠르게 방해가 될 수 있으며 결국 생산성을 훨씬 떨어뜨릴 수 있습니다. 그가 의미하는 바는 지속적으로 이메일을 확인하는 것이 주의를 산만하게 하고 흐름을 엉망으로 만들 수 있다는 것입니다. 그는 브리티시 컬럼비아 대학의 연구원인 코스타딘 쿠쉴레프(Kostadin Kushlev)의 말을 인용하는데, 그는 “이메일은 우리의 주의를 분산시키고 할 일은 너무 많고 시간은 충분하지 않다는 느낌을 주는 데 기여한다”고 말했다. Kushlev는 또한 “이메일을 제한하면 멀티태스킹과 산만함을 줄일 수 있기 때문에 스트레스가 줄어들고 생산성이 향상된다”고 덧붙입니다. 하루 중 특정 시점에 이메일을 확인해야 하는 것은 분명하지만 얼마나 자주 이메일을 확인하는지 인식하는 것이 중요합니다. 만약 그것이 강박적인 습관이라면, 그것을 억제하고 더 중요한 작업이 방해받지 않도록 하기 위해 한계를 설정하고 싶을 것이다.

시간을 최대한 활용하기

Statista의 보고에 따르면 보험 설계사의 수는 증가 추세에 있으며 2000년 이후 상당히 증가했습니다. 새로운 독립 에이전트가 제대로 시작하려면 효과적인 시간 관리의 기본 사항을 이해하는 것이 중요합니다. 노력의 우선순위를 정하는 방법, 무엇에 집중해야 할 때, 어떻게 집중해야 하는지 알면 시간을 최대한 활용하는 데 도움이 됩니다. 이렇게 하면 고객에게 최상의 경험을 제공하고 불필요한 스트레스를 유발하지 않고 비즈니스 장부를 지속적으로 확장할 수 있습니다.

소식