30 9월 2024

디지털 시대의 보험사는 어떻게 디지털 종이 기록으로 원활하게 전환할 수 있을까요?

보험 회사는 디지털 플랫폼으로 전환하면서 클라우드 기반 디지털 문서가 제공하는 사용 편의성도 수용하고 있습니다.

일부 보험 부서나 회사는 종이를 사용하지 않게 되었지만, 여전히 이전 종이 기반 시대의 기록과 씨름해야 합니다. 이러한 레코드 중 다수에는 레코드를 저장, 액세스 또는 파기하는 동안 보호해야 하는 민감한 고객 정보가 포함되어 있습니다.

오래된 종이 기록이 디지털화되면 문서가 보관되거나 파기를 위해 전송되는지 여부에 관계없이 데이터 보호에 대한 우려가 여전히 존재합니다. 디지털 종이 기록은 또한 액세스 및 구성에 문제를 일으킬 수 있습니다.

개인 정보 보호 및 보안 의무를 준수하면서 워크플로를 간소화하려는 보험 회사는 종이 문서를 둘러싼 문제를 명확하게 이해함으로써 이점을 얻을 수 있습니다.

완전한 디지털을 향한 P&C Carrier의 여정

대부분의 보험 회사는 특히 고객 정보 수집과 관련하여 디지털 시대를 수용했습니다. 일부 회사는 종이 없는 환경에 동의하는 고객에게 할인을 제공하기도 합니다.

보험 회사는 내부 운영을 위해 종이 없는 플랫폼으로 전환하는 속도가 다소 느렸습니다. 그러나 종이를 사용하지 않는 고객에게 제공되는 것과 동일한 혜택이 종이 없는 환경에서 일하는 보험 회사 직원에게도 제공되는 경우가 많습니다.

우선, 종이는 규모에 비해 비쌉니다. 관리와 관련된 비용은 미국에서만 연간 80억 달러를 넘을 수 있다고 eFileCabinet의 CEO인 Matt Peterson은 말합니다. 노동력과 시간을 고려하면 기업은 종이 문서를 제출할 때마다 20달러, 분실할 때마다 120달러, 분실되어 다시 만들어야 할 때마다 220달러를 지출할 수 있다고 Peterson은 말합니다.

종이 없는 문서는 또한 정보에 대한 액세스를 더 쉽게 공유할 수 있도록 하여 직원들 간의 지식 축적을 방지할 수 있다고 Patriot Software, LLC의 CEO인 Mike Kappel은 말합니다. 문서를 디지털 방식으로 공유하면 여러 당사자가 문서에 더 쉽게 액세스할 수 있으므로 직원이 고객의 요구 사항을 보다 쉽게 해결할 수 있습니다.

그러나 디지털 종이 기록은 특정 법적 문제를 제기할 수 있습니다. 예를 들어, 2014년 캘리포니아 항소 법원은 고용주가 중재 합의서의 전자 서명이 직원의 것임을 증명할 수 없다고 판결했습니다. 왜? 서명을 인증할 방법이 없었기 때문입니다. 2016년 같은 법원은 고유한 로그인 자격 증명과 같은 인증 도구가 전자 서명 검증을 지원할 수 있다고 명시했다고 Chapman Glucksman의 Ashley H. Verdon과 Neil Eddington 이 말했습니다.

보험 회사에 좋은 소식은 고객 및 직원을 위한 고유한 로그인 자격 증명을 사용하여 보안 및 개인 정보 보호와 관련된 요구 사항과 같은 다른 디지털 문서 요구 사항을 충족할 수도 있다는 것입니다.

종이 기록과 디지털 기록 모두 특정 요구 사항의 적용을 받습니다. 예를 들어, 종이 기록과 디지털 기록은 모두 관리되어야 하고, 적절한 당사자가 액세스할 수 있어야 하며, 보안 및 개인 정보 침해로부터 보호되어야 하고, 필요할 때 폐기되어야 한다고 Recordkeeping Roundtable의 공동 설립자인 Cassie Findlay는 말합니다.

종이 기반 워크플로우의 단계적 폐지

BOLT 플랫폼이 운송업체의 완전한 디지털화를 지원하는 방법을 생각해 보십시오. 견적을 처리하기 위한 디지털 파이프라인을 만듭니다. 고객 프로필 설정 및 관리를 간단하고 간소화합니다. 심지어 디지털 파일이든 하드 카피이든 필요한 문서를 처리하기 위한 파이프라인도 만듭니다.

이러한 종류의 플랫폼 기반 접근 방식은 디지털 격차를 해소하기 위해 노력하는 모든 조직에 필요합니다.

보험 회사만 종이 없는 솔루션을 찾거나 프로세스가 복잡하다는 것을 발견하는 것은 아닙니다. 미국 국립문서기록관리청(NARA)의 전자 기록 정책 분석가인 코트니 앤더슨(Courtney Anderson)은 2010년대 중반에 연방 기관이 종이 없는 전환을 해야 하는 과제를 안고 있었지만, 새로운 디지털 환경에서 오래된 종이 기록을 유지, 사용, 폐기 및 전송하는 방법에 대한 지침이 필요한 경우가 많았다고 말합니다.

디지털 및 종이 기록 관리를 모두 개선하려면 특정 항목을 특정 형식으로 저장해야 하는 이유를 명확히 하는 것이 중요하다고 Village Green의 CEO인 Diane Batayeh는 조언합니다. 이유를 명확하게 설명하면 어떤 정보를 어떤 형식으로 저장해야 하는지 결정하기가 더 쉬워집니다.

오래된 종이 기록 저장 및 보호

데이터 개인 정보 보호 및 보안이 주요 관심사이지만 적절하게 관리되는 디지털 종이 기록은 종이 기록이 제공하지 않는 보안 보호 기능을 제공합니다. 예를 들어, 효과적인 백업 프로토콜을 갖춘 디지털 기록은 재앙적인 사건으로부터 데이터를 보호하는 데 도움이 되는 반면, 파괴된 종이 기록은 복제가 불가능할 수 있다고 Oral Health Group의 David Rajczak과 Angela Spinks 는 말합니다.

그러나 종이 기록의 상대적 취약성으로 인해 보험사가 이러한 기록을 디지털화한 다음 종이 버전을 폐기하는 대신 종이 형식으로 저장하거나 보관하려고 할 때 특별한 고려가 필요합니다.

예를 들어, 오래된 종이 기록은 시간이 지남에 따라 부식될 수 있는 산 처리된 종이에 인쇄될 수 있습니다. 잉크가 흐려져 오래된 문서를 읽을 수 없게 될 수도 있습니다. 습기, 먼지, 극한의 온도 및 사람의 손에서 나오는 기름에 노출되면 종이 문서의 품질이 저하될 수도 있다고 의회 도서관은 지적 합니다.

이러한 문서를 종이 형식으로 보존하려면 산성이 없는 종이에 복사하는 것이 좋습니다. 어떤 이유로든 원본 자체를 보존해야 하는 경우 산성이 없는 플라스틱 슬리브에 보관하는 것이 좋다고 테네시 주 휴스턴 카운티의 기록 보관 담당자인 멜리사 바커는 말합니다.

종이 기록 보관 및 저장을 둘러싼 문제는 보험사가 디지털화를 용이하게 하도록 설계된 회사나 플랫폼과 협력하는 대신 직접 하는 접근 방식을 취할 때 복잡해질 수 있다고 DocuFree의 Chelsea Zabala 는 말합니다. 부서가 자체적으로 디지털화하도록 내버려 두면 개인 정보 보호 실패와 데이터 단편화가 발생할 수 있습니다. 보험사는 심각한 오류가 발생할 때까지 시스템이 얼마나 작동 불가능한지 깨닫지 못할 수 있습니다. 또한 HelloSign의 Stephen Altlogge 는 적절한 플랫폼을 사용하면 보험 회사가 종이 환경에서 디지털 환경으로 더 쉽게 전환할 수 있다고 말합니다.

디지털 종이 기록과 마찬가지로 오래된 종이 기록에 대한 액세스를 제어하는 것은 보안 강화를 위한 필수 단계입니다. Naviant의 마케팅 및 고객 경험 전문가인 Jen Barnum은 API를 사용할 수 있는 디지털 플랫폼을 선택하면 직원이 단일 로그인 자격 증명 세트로 종이 정보와 디지털 정보에 모두 더 쉽게 액세스할 수 있다고 말합니다.

오래된 종이 기록의 책임 있는 폐기

종이 기반 기록의 폐기는 몇 가지 문제를 야기할 수 있습니다. 예를 들어, 개인 정보 보호에 민감한 방식으로 이러한 문서를 파기하는 것은 디지털 기록을 파기하는 것보다 더 어려울 수 있다고 SMB CEO의 Ivan Widjaya 는 말합니다. 디지털 파일과 그 백업은 종종 표적이 되어 완전히 지워질 수 있지만, 종이는 종종 “원치 않는 당사자에 의해 다시 패치되고 세부 정보가 복구될 수 있다”고 Widjaya는 말합니다.

종이 문서가 완전히 파기되더라도 그 내용을 설명하지 않는 시스템은 회사에 해를 끼칠 수 있습니다. 특정 특별 행사를 수용할 수 있을 만큼 충분히 유연한 종이 기록 폐기 시스템을 만드는 것이 중요합니다.

예를 들어, “오래된 아카이브 문서를 제거하는 모든 시스템은 소송 또는 기타 법적 청구로 인해 문서가 보류된 상황에 적응할 수 있어야 한다”고 Payne & Fears의 파트너인 Eric C. Sohlgren은 말합니다.

마찬가지로, 특정 법률 및 규정은 하드 카피로 특정 문서를 유지 관리하도록 요구할 수 있다고 Container Exchanger의 설립자이자 사장인 David Madden은 말합니다. 이러한 문서는 보안 프로토콜과 보존 노력을 염두에 두고 저장해야 합니다.

또한 디지털화 후 종이 기록을 폐기할 예정인 경우 정확성을 다시 확인하기 위한 적절한 절차가 필수입니다. 예를 들어, 종이 기반 정보를 디지털 버전으로 변환하는 업무를 담당하는 직원은 데이터 입력이나 종이 원본 스캔 등 자신의 작업을 성실하게 교정해야 한다고 Kadansky Consulting, Inc.의 CEO인 Martin Kadansky는 말합니다. 판독 가능한 스캔과 의도적인 문서 업로드를 통해 보안 위반을 줄이는 동시에 필요한 모든 정보를 안전하게 캡처할 수 있습니다.

종이 기록을 관리하는 것은 디지털 시스템이 겪지 않는 도전 과제이지만, 필수 정보를 잃지 않고 종이 없는 환경으로 전환하는 것은 가능합니다. 정보 저장, 액세스 및 보안에 대한 보험사의 요구 사항을 고려하는 것은 필수입니다.

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