30 9月 2024

デジタル時代の保険会社は、どのようにしてデジタル紙の記録にスムーズに移行しますか?

保険会社がデジタルプラットフォームに移行するにつれて、クラウドベースのデジタルドキュメントが提供する使いやすさも取り入れています。

一部の保険部門や企業はペーパーレス化を進めていますが、以前の紙ベースの時代の記録と戦う必要があります。これらのレコードの多くには、レコードが保存、アクセス、または破棄される間、保護する必要がある機密性の高い顧客情報が含まれています。

古い紙の記録がデジタル化されると、ドキュメントがアーカイブされるか、破棄のために送られるかにかかわらず、データ保護に関する懸念が残ります。デジタルペーパーレコードは、アクセスや整理にも問題を引き起こす可能性があります。

ワークフローの合理化と、プライバシーとセキュリティの義務の遵守を模索している保険会社は、紙の文書を取り巻く問題を明確に理解することで恩恵を受けることができます。

P&C保険会社の完全デジタル化への道のり

ほとんどの保険会社は、特に顧客情報の収集に関して、デジタル時代を受け入れています。一部の企業は、ペーパーレス環境に同意する顧客に割引を提供しています。

保険会社は、社内業務のペーパーレスプラットフォームへの移行がやや遅れています。ただし、ペーパーレスに移行する顧客に宣伝されているのと同じ利点は、ペーパーレス環境で働く保険会社のスタッフにも利用できることがよくあります。

まず、紙は規模が大きくなると高価になります。その管理に関連するコストは、米国だけで年間80億ドルを超える可能性があると、eFileCabinetのCEOである Matt Peterson氏は述べています。労力と時間を考慮に入れると、企業は紙の書類が提出されるたびに 20 ドル、置き忘れられるたびに 120 ドル、紛失して再作成しなければならないたびに 220 ドルを費やす可能性があると Peterson 氏は言います。

また、ペーパーレスドキュメントは、情報へのアクセスを共有しやすくすることで、スタッフ間の知識の蓄積を阻止する可能性があると、Patriot Software, LLCのCEOである Mike Kappel氏は述べています。ドキュメントをデジタルで共有すると、複数の関係者がドキュメントにアクセスしやすくなり、スタッフは顧客のニーズにより簡単に対応できるようになります。

ただし、デジタル紙の記録には、特定の法的課題が生じる可能性があります。例えば、2014年の事件では、カリフォルニア州控訴裁判所は、仲裁合意の電子署名が従業員のものであることを証明できないと雇用主が判断しました。なぜでしょうか。署名を認証する方法がなかったためです。 2016年、同じ裁判所は、一意のログイン資格情報などの認証ツールが電子署名の検証をサポートできることを明確にしたと、チャップマン・グラックスマンのアシュリー・H・ヴァードン氏とニール・エディントン氏は述べています。

保険会社にとって朗報なのは、顧客や従業員に固有のログイン資格情報を使用して、セキュリティやプライバシーに関連するものなど、他のデジタルドキュメント要件を満たすこともできることです。

紙の記録とデジタルの記録の両方に、特定の要件が適用されます。たとえば、紙の記録とデジタル記録の両方を管理し、適切な関係者がアクセスできるようにし、セキュリティとプライバシーの侵害から保護し、必要に応じて廃棄する必要があると、Recordkeeping Roundtableの共同創設者である Cassie Findlay氏は述べています。

紙ベースのワークフローの段階的廃止

BOLTプラットフォームが、運送業者の完全デジタル化をどのように支援するかを考えてみましょう。見積もりを処理するためのデジタルパイプラインを作成します。これにより、顧客プロファイルの設定と管理が簡単かつ合理化されます。さらに、デジタルファイルであろうとハードコピーであろうと、必要なドキュメントを処理するためのパイプラインを作成します。

このようなプラットフォームベースのアプローチは、デジタルデバイドの解消に取り組む組織にとって必要なものです。

ペーパーレスソリューションを求めているのも、プロセスが複雑だと感じているのも保険会社だけではありません。 2010年代半ばには、連邦政府機関はペーパーレス化を任されていましたが、多くの機関が新しいデジタル環境で古い紙の記録を維持、使用、廃棄、転送する方法についてのガイダンスを必要としていたと、国立公文書記録管理局(NARA)の電子記録政策アナリストであるコートニー・アンダーソン氏は述べています。

デジタル記録と紙記録の両方を管理するためには、特定のアイテムを特定の形式で保存する必要がある理由を明確にすることが重要です、とVillage GreenのCEOである Diane Batayeh氏は推奨しています。理由が明確に表現されていれば、どの情報をどの形式で保存する必要があるかを判断するのが容易になります。

古い紙の記録の保存と保護

データのプライバシーとセキュリティは大きな懸念事項ですが、適切に管理されたデジタル紙の記録は、紙の記録にはないセキュリティ保護を提供します。たとえば、効果的なバックアッププロトコルを備えたデジタルレコードは、壊滅的なイベントからデータを保護するのに役立ちますが、破棄された紙の記録は再現できない可能性があると、Oral Health Groupの David Rajczak氏とAngela Spinks 氏は述べています。

ただし、紙の記録は比較的脆弱であるため、保険会社がこれらの記録をデジタル化して紙版を廃棄するのではなく、紙の形式で保存またはアーカイブしようとする場合は、特別な配慮が必要です。

たとえば、古い紙のレコードは酸処理された紙に印刷されている場合があり、時間の経過とともに腐敗する可能性があります。インクが色あせて、古いドキュメントが読めなくなることもあります。また、人間の手による湿気、埃、極端な温度、油にさらされると、紙の文書が劣化する可能性があると米国議会図書館は指摘しています。

これらのドキュメントを紙の形式で保存するには、酸性のない紙にコピーすることを検討してください。何らかの理由でオリジナル自体を保持する必要がある場合は、アイテムを無酸性のプラスチックスリーブに保管することを検討してください、とテネシー州ヒューストン郡のアーキビストであるメリッサ・バーカーは言います。

紙の記録のアーカイブと保存をめぐる問題は、保険会社がデジタル化を促進するように設計された企業やプラットフォームと協力するのではなく、自分で行うアプローチを取るとさらに悪化する可能性があると、DocuFreeの Chelsea Zabala 氏は述べています。各部門が独自にデジタル化を任せられると、プライバシーの侵害やデータの断片化が発生する可能性があります。保険会社は、重大なエラーが発生するまで、システムがどれほど機能しないかに気付かない可能性があります。また、適切なプラットフォームがあれば、保険会社は紙の環境からデジタル環境への移行も容易になると、HelloSign の Stephen Altrogge 氏は述べています。

デジタル紙の記録と同様に、古い紙の記録へのアクセスを制御することは、セキュリティを強化するための重要なステップです。 APIを使用できるデジタルプラットフォームを選択すると、スタッフは1セットのログイン資格情報で紙とデジタルの両方の情報に簡単にアクセスできるようになると、Naviantのマーケティングおよびカスタマーエクスペリエンスの専門家である Jen Barnum氏は述べています。

古い紙の記録の責任ある廃棄

紙ベースの記録の廃棄には、いくつかの問題が生じる可能性があります。たとえば、プライバシーに配慮した方法でこれらのドキュメントを破棄することは、デジタル記録を破棄するよりも難しい場合があると、SMB CEOの Ivan Widjaya 氏は述べています。デジタルファイルとそのバックアップは、多くの場合、ターゲットを絞って完全に消去することができますが、紙は「不要な関係者によってパッチを当て直され、その詳細が復元される」ことがよくあります。

紙の文書が完全に破棄された場合でも、その内容を考慮しないシステムは企業に損害を与える可能性があります。特定の特別なイベントに対応できる柔軟性を備えた紙の記録処理システムを作成することが重要です。

たとえば、「古いアーカイブ文書をパージするシステムは、訴訟やその他の法的請求のために文書が保留にされることに適応できなければなりません」と、Payne & Fearsのパートナーである Eric C. Sohlgren氏は述べています。

同様に、特定の法律や規制では、特定のドキュメントをハードコピーで維持することが義務付けられている場合があると、Container Exchangerの創設者兼社長である David Madden氏は述べています。これらのドキュメントは、セキュリティプロトコルと保存努力を念頭に置いて保存する必要があります。

また、電子化後に紙の記録を廃棄する場合には、精度をダブルチェックするための適切な手続きが欠かせません。たとえば、紙ベースの情報をデジタル版に変換する担当者は、データ入力や紙の原本のスキャンなど、作業を熱心に校正する必要があると、Kadansky Consulting, Inc. の CEO である Martin Kadansky 氏は述べています。読みやすいスキャンと意図的なドキュメントのアップロードにより、必要なすべての情報を安全に取得しながら、セキュリティ違反を減らすことができます。

紙の記録を管理するには、デジタルシステムにはない課題がありますが、重要な情報を失うことなくペーパーレス環境に移行することは可能です。情報の保存、アクセス、セキュリティに対する保険会社のニーズを考慮することは必須です。

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