20 9月 2024

新しい独立した保険代理店のための6つの重要な時間管理のヒント

「独立系保険代理店の生活は、特に始めたばかりのときは多忙な場合があります。 College Gradチームが指摘しているように、多くのエージェントは、通常の営業時間中にクライアントと時間を過ごすだけでなく、夜は事務処理やプレゼンテーションの準備に費やしています。それはすべてを網羅する職業にすることができます。そして、おそらくご存知のように、忙しいことと合法的に生産的であることには大きな違いがあります。勢いをつけて維持するには、タスクを完了するために組織的かつ系統的なアプローチを取る必要があります。ここでは、時間に優先順位を付け、重要なタスクに時間を割き、一歩一歩集中力を維持する方法をご紹介します。

1. 毎日、毎週、毎月のタスクを計画する

優先順位付けは不可欠です。いつでも、注意が必要なさまざまなタスクがあります。当然のことながら、他のものよりもはるかに差し迫った重要なものも存在します。軌道に乗るためには、翌日、翌週、さらには月に何をする必要があるかを正確に知る必要があります。これにより、常にゲームプランを持ち、物事に対して組織的なアプローチを取ることができます。 Engageチームは、毎日の計画を立てるために、仕事を終えるときや就寝直前など、前日に15分かけてToDoリストを書き出すことを提案しています。「翌日に何を達成する必要があるかを自問し、メールを見たり電話に対応したりする時間を設定し、すでに計画されている会議やその他の予定されている活動の概要を把握して、その日の流れを事前に想像してみてください」と彼らは書いています。毎週の計画を立てるために、日曜日に45〜60分を確保して、週の計画を立てることをお勧めします。月次計画については、これは厳密には、最善のアプローチを見つけるために数時間を費やす大規模なプロジェクトに限定する必要があります。プロセスを合理化するために、Helena Parmaskは、すべてが具体的に概説され、簡単に更新できるように、計画ツールを使用することを推奨しています。彼女は、昔ながらのペンと紙がまだ多くの人にうまく機能していると言います。デジタル化をご希望の場合は、Scoro や Trello などのタスク管理ツールをご利用ください。

2. 一度に 1 つのタスクに完全に集中する

シンシア・カブとアンドレ・マチャドは、タイム誌でマルチタスクの神話について優れた作品を書いています。「ほぼすべての人にとって、ほぼすべての状況で、マルチタスクは不可能だ」と彼らは書いている。「マルチタスクをこなしていると思うと、ほとんどの場合、2つのことを同時に行っているのではなく、個々の行動を矢継ぎ早に行っているのです」これには間違いなく何かがあります。実際、彼らが引用したある科学的研究によると、実際にマルチタスクを効果的に行うことができるのはわずか2.5%の人であることがわかりました。 Health.com のアマンダ・マクミランも同意見です。彼女はマルチタスクに挑戦していると言います

あなたを遅くします、
ミスをしやすくなります、
ストレスを生み出し、
あなたの創造性を妨げます。

要するに、人間はマルチタスクがあまり得意ではないということです。また、一度に複数のプロジェクトに無計画に取り組もうとすると、進行が妨げられる可能性があります。では、タスクの完了にどのようにアプローチすべきでしょうか? クリス・ベイリーは、『A Life of Productivity』で、特定のタスクに100%集中するために20分を確保する「シングルタスク」を含むテクニックについて論じています。彼は、20分というマークは、人間が集中力を失う前にタスクに集中できるおおよその時間であるため、これが効果的である傾向があると述べています。クライアントの質問への対応、マーケティング、クライアントデータベースの更新など、このヒントは、物事をより効率的に完了させるのに役立ちます。そして、完了したら、次のタスクに移り、それに完全に集中することができます。

3. 2分間ルールを実践する

シナリオは次のとおりです: 正午に、注意が必要な何かがポップアップします。すぐに完了できる小さなタスクですが、優先度が高くないため、先延ばしにしたくなります。そのため、他の小さなタスクとともに後回しにされたままです。生産性ライターのジェームズ・クリアは、この種のエラーを犯さないように警告しています。その代わりに、彼はベストセラー『 Getting Things Done』 の著者であるデビッド・アレンが提唱した「2分」ルールを提示しています。このルールは非常に単純な前提に基づいています。タスクが 2 分以内に完了できる場合は、すぐに実行してください。これは、メールに返信したり、ソーシャルメディアに投稿したり、電話をかけ直したりすることなど、何でもかまいません。ここでの考え方は、物事を後回しにすると、怠惰と先延ばしを生むということです。しかし、小さなタスクにすぐに対処することで生産性が向上し、より規律ある行動をとることができます。ジョナサン・ファーマンもThrive Globalで、このルールにより、小さなタスクが影に隠れて忘れられるのを防ぐと指摘しています。 2分ルールを適用する習慣を身につけると、日々の生活がより流動的になり、山のようなタスクが山積みになることがなくなるはずです。

4. 管理時間を確保する

請求不可能な時間は、独立したエージェントがあまり好むものではありません。管理時間とは、直接収益を生み出さない、より平凡なタスク(レポートや事務処理など)を指しますが、それでも保険会社を成功させるための重要な要素です。彼らは車輪を回し続け、新しいクライアントが来るものです。だからこそ、リック・グランサムは、このようなタスクを処理するために、一日の始まりに時間を確保することを提案しています。このアプローチにより、一日の終わりまで待つのではなく、より迅速にタスクを終わらせることができます。 MBOパートナーチームは、管理業務に取り組むために毎日定期的なカレンダーの予定をスケジュールするのが賢明であり、毎日小さなタスクを完了することで、週の終わりに圧倒されるのを防ぐのに役立つと付け加えています。

5.気を散らすものを排除する

Wanda Thibodeaux が、Inc. の現代ビジネスにとって気晴らしがいかに有害であるかについて語ります。彼女は、気晴らしが不幸な標準となっており、文字通り大企業に毎年数百万ドルの費用がかかっていると言います。 Thibodeaux氏は、Udemyが発表した2018年の「Workplace Distraction Report」で、4人に3人近く(70%)が仕事中に注意散漫を感じているという結果を紹介しています。新しい独立したエージェントとして常に気晴らしと戦っていると、ビジネスを軌道に乗せるのが非常に困難になる可能性があります。また、Association for Psychological Scienceチームが指摘しているように、小さな気晴らしでも生産性を損ない、重要なタスクを完了するのがはるかに困難になる可能性があります。仕事の質が落ちるだけでなく、それにはもっと時間がかかる可能性があります。では、あなたの最大の気晴らしは何ですか? Business News Dailyで、Chad Brooksは、ほとんどの人のトップ10には次のようなものが含まれていると述べています。

テキストメッセージ
インターネット
ゴシップ
ソーシャルメディア
電子メール
立ち寄る同僚
会議
スモークブレイクとスナックブレイク
騒がしい同僚
キュービクルに座る

これらはすべて独立したエージェントとしてあなたに当てはまるわけではありませんが、それらはすべて注意すべきことであり、これらの時間の浪費に巻き込まれないように努力する必要があります。ブルックスはまた、仕事とリラクゼーションの間に明確な境界を作るために正式な休憩をスケジュールすることの重要性について言及し、生産性を高めるためのアドバイスを提供しています。そうすれば、リラックスする時間が指定され、仕事に戻る時間を知ることができます。

6. メールチェックを制限する

電子メールは、独立したエージェントの主要なコミュニケーション手段です。また、クライアント、見込み客、ビジネスパートナーと常に情報を共有するのにも最適です。しかし、デビッド・バーカスがフォーブスで説明しているように、乱用されるとすぐに障害となり、生産性が大幅に低下する可能性があります。彼が言いたいのは、メールを常にチェックすると気が散り、流れが乱れる可能性があるということです。彼は、ブリティッシュコロンビア大学の研究者であるコスタディン・クシュレフ氏が、「電子メールは私たちの注意を分断し、やるべきことが多すぎて時間がないという感覚を助長する」ことを発見したことを引き合いに出す。 Kushlev氏はまた、「メールを制限すると、マルチタスクや気晴らしが減るため、ストレスが軽減され、生産性が向上する」と付け加えています。一日のうちの特定の時点でメールをチェックする必要があるのは明らかですが、チェックする頻度を認識することが重要です。それが強迫的な習慣である場合は、制限を設定して抑制し、より重要なタスクが中断されないようにする必要があります。

時間を最大限に活用する

Statistaは、保険代理店の数は増加傾向にあり、2000年以降大幅に増加していると報告しています。新しい独立系エージェントが適切なスタートを切るためには、効果的な時間管理の基本を理解することが重要です。自分の努力に優先順位を付ける方法、いつ何に集中するか、どのように集中し続けるかを知ることは、時間を最大限に活用するのに役立ちます。このようにして、クライアントに可能な限り最高の体験を提供し、不必要なストレスを生み出すことなく、ビジネスブックを継続的に拡大することができます。

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