Les documents sans papier peuvent \u00e9galement d\u00e9courager l\u2019accumulation de connaissances parmi les membres du personnel en facilitant le partage de l\u2019acc\u00e8s \u00e0 l\u2019information, explique Mike Kappel<\/a>, PDG de Patriot Software, LLC.\nLe partage num\u00e9rique des documents les rend plus accessibles \u00e0 plusieurs parties, ce qui permet au personnel de r\u00e9pondre plus facilement aux besoins des clients. <\/p>\n\n Les dossiers papier num\u00e9riques peuvent toutefois poser certains d\u00e9fis juridiques.\nPar exemple, dans une affaire de 2014, la Cour d\u2019appel de Californie a statu\u00e9 qu\u2019un employeur ne pouvait pas prouver que la signature \u00e9lectronique d\u2019une convention d\u2019arbitrage appartenait \u00e0 son employ\u00e9. Pourquoi? Parce qu\u2019il n\u2019y avait aucun moyen d\u2019authentifier la signature.\nEn 2016, le m\u00eame tribunal a pr\u00e9cis\u00e9 que les outils d\u2019authentification, tels que les identifiants de connexion uniques, pouvaient prendre en charge la v\u00e9rification des signatures \u00e9lectroniques, selon Ashley H. Verdon et Neil Eddington<\/a> de Chapman Glucksman. <\/p>\n\n La bonne nouvelle pour les compagnies d\u2019assurance est que les identifiants de connexion uniques des clients et des employ\u00e9s peuvent \u00e9galement \u00eatre utilis\u00e9s pour r\u00e9pondre \u00e0 d\u2019autres exigences en mati\u00e8re de documentation num\u00e9rique, telles que celles li\u00e9es \u00e0 la s\u00e9curit\u00e9 et \u00e0 la confidentialit\u00e9.<\/p>\n\n Les dossiers papier et num\u00e9riques sont soumis \u00e0 certaines exigences.\nPar exemple, les documents papier et num\u00e9riques doivent \u00eatre g\u00e9r\u00e9s, rendus accessibles aux parties concern\u00e9es, prot\u00e9g\u00e9s contre les atteintes \u00e0 la s\u00e9curit\u00e9 et \u00e0 la vie priv\u00e9e, et \u00e9limin\u00e9s au besoin, explique Cassie Findlay<\/a>, cofondatrice de la Table ronde sur la tenue de documents. <\/p>\n\n Consid\u00e9rez comment la plateforme BOLT permet aux op\u00e9rateurs de passer enti\u00e8rement au num\u00e9rique<\/a>.\nIl cr\u00e9e un pipeline num\u00e9rique pour la gestion des devis.\nIl simplifie et rationalise la configuration et l\u2019administration du profil client.\nIl cr\u00e9e m\u00eame un pipeline pour traiter les documents n\u00e9cessaires, qu\u2019il s\u2019agisse de fichiers num\u00e9riques ou de copies papier. <\/p>\n\n Ce type d\u2019approches bas\u00e9es sur des plateformes est n\u00e9cessaire pour toutes les organisations qui s\u2019efforcent de r\u00e9duire la fracture num\u00e9rique.<\/p>\n\n Les compagnies d\u2019assurance ne sont pas les seules \u00e0 chercher des solutions sans papier, ni \u00e0 trouver le processus complexe.\nBien que les agences f\u00e9d\u00e9rales aient \u00e9t\u00e9 charg\u00e9es de passer au z\u00e9ro papier au milieu des ann\u00e9es 2010, beaucoup avaient besoin de conseils sur la fa\u00e7on de conserver, d\u2019utiliser, d\u2019\u00e9liminer et de transf\u00e9rer des documents papier plus anciens dans un nouvel environnement num\u00e9rique, explique Courtney Anderson<\/a>, analyste des politiques de documents \u00e9lectroniques \u00e0 la National Archives and Records Administration (NARA). <\/p>\n\n Pour am\u00e9liorer la gestion des documents num\u00e9riques et papier, il est important de clarifier pourquoi certains documents doivent \u00eatre stock\u00e9s dans certains formats, recommande Diane Batayeh<\/a>, PDG de Village Green.\nLorsque les raisons sont clairement \u00e9nonc\u00e9es, il devient plus facile de d\u00e9terminer quelles informations doivent \u00eatre stock\u00e9es dans quel format. <\/p>\n\n Bien que la confidentialit\u00e9 et la s\u00e9curit\u00e9 des donn\u00e9es soient des pr\u00e9occupations majeures, les documents papier num\u00e9riques correctement g\u00e9r\u00e9s offrent des protections de s\u00e9curit\u00e9 que les documents papier n\u2019offrent pas.\nPar exemple, les dossiers num\u00e9riques dot\u00e9s de protocoles de sauvegarde efficaces aident \u00e0 prot\u00e9ger les donn\u00e9es contre les \u00e9v\u00e9nements catastrophiques, tandis que les dossiers papier d\u00e9truits peuvent \u00eatre impossibles \u00e0 reproduire, expliquent David Rajczak et Angela Spinks<\/a> d\u2019Oral Health Group. <\/p>\n\n La fragilit\u00e9 relative des dossiers papier exige toutefois une attention particuli\u00e8re lorsqu\u2019un assureur cherche \u00e0 stocker ou \u00e0 archiver ces documents dans leur format papier plut\u00f4t que de les num\u00e9riser et de disposer ensuite de la version papier.<\/p>\n\n Par exemple, les anciens documents papier peuvent \u00eatre imprim\u00e9s sur du papier trait\u00e9 \u00e0 l\u2019acide, qui peut se d\u00e9composer avec le temps.\nLes encres peuvent \u00e9galement s\u2019estomper, rendant les documents plus anciens illisibles.\nL\u2019exposition \u00e0 l\u2019humidit\u00e9, \u00e0 la poussi\u00e8re, aux temp\u00e9ratures extr\u00eames et aux huiles provenant de la main de l\u2019homme peut \u00e9galement entra\u00eener la d\u00e9gradation des documents papier, note<\/a> la Biblioth\u00e8que du Congr\u00e8s. <\/p>\n\n Pour conserver ces documents dans leur format papier, pensez \u00e0 les photocopier sur du papier sans acide.\nSi, pour une raison quelconque, l\u2019original lui-m\u00eame doit \u00eatre conserv\u00e9, envisagez de stocker l\u2019article dans une pochette en plastique sans acide, explique Melissa Barker<\/a>, archiviste du comt\u00e9 de Houston, dans le Tennessee. <\/p>\n\n Les probl\u00e8mes li\u00e9s \u00e0 l\u2019archivage et au stockage des documents papier peuvent \u00eatre aggrav\u00e9s lorsqu\u2019un assureur adopte une approche de bricolage plut\u00f4t que de travailler avec une entreprise ou une plateforme con\u00e7ue pour faciliter la num\u00e9risation, explique Chelsea Zabala<\/a> de DocuFree.\nLorsque les minist\u00e8res sont laiss\u00e9s \u00e0 eux-m\u00eames, il peut en r\u00e9sulter des manquements \u00e0 la vie priv\u00e9e et une fragmentation des donn\u00e9es.\nLes assureurs peuvent ne pas se rendre compte \u00e0 quel point le syst\u00e8me est inapplicable avant qu\u2019une erreur grave ne se soit produite.\nLa bonne plateforme peut \u00e9galement aider les compagnies d\u2019assurance \u00e0 passer plus facilement du papier au num\u00e9rique, explique Stephen Altrogge<\/a> de HelloSign. <\/p>\n\n Comme pour les documents papier num\u00e9riques, le contr\u00f4le de l\u2019acc\u00e8s aux anciens documents papier est une \u00e9tape essentielle vers une meilleure s\u00e9curit\u00e9.\nLe choix d\u2019une plateforme num\u00e9rique qui permet l\u2019utilisation d\u2019API peut permettre au personnel d\u2019acc\u00e9der plus facilement aux informations papier et num\u00e9riques avec un seul ensemble d\u2019identifiants de connexion, explique Jen Barnum<\/a>, professionnelle du marketing et de l\u2019exp\u00e9rience client chez Naviant. <\/p>\n\n L\u2019\u00e9limination des documents papier peut poser plusieurs probl\u00e8mes.\nPar exemple, la destruction de ces documents d\u2019une mani\u00e8re respectueuse de la vie priv\u00e9e peut \u00eatre plus difficile que la destruction d\u2019enregistrements num\u00e9riques, explique Ivan Widjaya<\/a> de SMB, CEO.\nAlors que les fichiers num\u00e9riques et leurs sauvegardes peuvent souvent \u00eatre cibl\u00e9s et compl\u00e8tement effac\u00e9s, le papier peut souvent \u00ab \u00eatre r\u00e9par\u00e9 et leurs d\u00e9tails r\u00e9cup\u00e9r\u00e9s par des parties ind\u00e9sirables \u00bb, explique Widjaya. <\/p>\n\n M\u00eame lorsque les documents papier sont compl\u00e8tement d\u00e9truits, un syst\u00e8me qui ne rend pas compte de leur contenu peut causer un pr\u00e9judice \u00e0 une entreprise.\nIl est important de cr\u00e9er un syst\u00e8me d\u2019\u00e9limination des documents papier suffisamment souple pour s\u2019adapter \u00e0 certains \u00e9v\u00e9nements sp\u00e9ciaux. <\/p>\n\n Par exemple, \u00ab tout syst\u00e8me de purge d\u2019anciens documents archiv\u00e9s doit \u00eatre capable de s\u2019adapter \u00e0 une retenue impos\u00e9e sur des documents en raison d\u2019un litige ou d\u2019une autre r\u00e9clamation l\u00e9gale \u00bb, explique Eric C. Sohlgren<\/a>, associ\u00e9 chez Payne & Fears.<\/p>\n\n De m\u00eame, certaines lois et r\u00e9glementations peuvent exiger la conservation de certains documents en version papier, explique David Madden<\/a>, fondateur et pr\u00e9sident de Container Exchanger.\nCes documents doivent \u00eatre stock\u00e9s en tenant compte des protocoles de s\u00e9curit\u00e9 et des efforts de pr\u00e9servation. <\/p>\n\n De plus, lorsque les documents papier sont destin\u00e9s \u00e0 \u00eatre \u00e9limin\u00e9s apr\u00e8s la num\u00e9risation, il est indispensable de suivre des proc\u00e9dures appropri\u00e9es pour v\u00e9rifier l\u2019exactitude.\nPar exemple, le personnel charg\u00e9 de convertir les informations papier en versions num\u00e9riques doit relire son travail avec diligence, qu\u2019il s\u2019agisse de saisir des donn\u00e9es ou de num\u00e9riser des originaux sur papier, explique Martin Kadansky<\/a>, PDG de Kadansky Consulting, Inc.\nGr\u00e2ce \u00e0 des num\u00e9risations lisibles et \u00e0 des t\u00e9l\u00e9chargements de documents cibl\u00e9s, il est possible de r\u00e9duire les failles de s\u00e9curit\u00e9 tout en garantissant que toutes les informations n\u00e9cessaires sont captur\u00e9es en toute s\u00e9curit\u00e9. <\/p>\n\n Bien que la gestion des documents papier pose des d\u00e9fis que les syst\u00e8mes num\u00e9riques ne posent pas, il est possible de passer \u00e0 un environnement sans papier sans perdre d\u2019informations essentielles.\nIl est essentiel de tenir compte des besoins de l\u2019assureur en mati\u00e8re de stockage, d\u2019acc\u00e8s et de s\u00e9curit\u00e9 de l\u2019information. <\/p>\n\n Images par\u00a0: qvist\/\u00a9123RF.com, Alexander Korzh\/\u00a9123RF.com, Piyawat Nandeenopparit\/\u00a9123RF.com<\/em><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" \u00c0 mesure que les compagnies d\u2019assurance passent aux plateformes num\u00e9riques, elles adoptent \u00e9galement la facilit\u00e9 d\u2019utilisation offerte par la documentation num\u00e9rique bas\u00e9e sur le cloud. 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<\/figure>\n\nStockage et protection des vieux dossiers papier<\/h2>\n\n
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<\/figure>\n\n\u00c9limination responsable des vieux dossiers papier<\/h2>\n\n