Los documentos sin papel tambi\u00e9n pueden desalentar el acaparamiento de conocimientos entre los miembros del personal al facilitar el intercambio de acceso a la informaci\u00f3n, dice Mike Kappel<\/a>, CEO de Patriot Software, LLC. Compartir documentos digitalmente los hace m\u00e1s accesibles para m\u00faltiples partes, lo que a su vez permite al personal abordar las necesidades de los clientes m\u00e1s f\u00e1cilmente. <\/p>\n\n Sin embargo, los registros digitales en papel pueden plantear ciertos desaf\u00edos legales. Por ejemplo, en un caso de 2014, el Tribunal de Apelaciones de California sostuvo que un empleador no pod\u00eda probar que la firma electr\u00f3nica en un acuerdo de arbitraje pertenec\u00eda a su empleado. \u00bfPor qu\u00e9? Porque no hab\u00eda forma de autenticar la firma. En 2016, el mismo tribunal aclar\u00f3 que las herramientas de autenticaci\u00f3n, como las credenciales de inicio de sesi\u00f3n \u00fanicas, podr\u00edan respaldar la verificaci\u00f3n de firmas electr\u00f3nicas, dicen Ashley H. Verdon y Neil Eddington<\/a> en Chapman Glucksman. <\/p>\n\n La buena noticia para las compa\u00f1\u00edas de seguros es que las credenciales de inicio de sesi\u00f3n \u00fanicas para clientes y empleados tambi\u00e9n se pueden utilizar para cumplir con otros requisitos de documentaci\u00f3n digital, como los relacionados con la seguridad y la privacidad.<\/p>\n\n Tanto los registros en papel como los digitales est\u00e1n sujetos a ciertos requisitos. Por ejemplo, tanto los registros en papel como los digitales deben administrarse, hacerse accesibles a las partes adecuadas, protegerse de violaciones de seguridad y privacidad y eliminarse cuando sea necesario, dice Cassie Findlay<\/a>, cofundadora de Recordkeeping Roundtable. <\/p>\n\n Considere c\u00f3mo la plataforma BOLT permite a los operadores volverse completamente digitales<\/a>. Crea un pipeline digital para manejar cotizaciones. Hace que la configuraci\u00f3n y la administraci\u00f3n del perfil del cliente sean simples y optimizadas. Incluso crea una canalizaci\u00f3n para manejar los documentos necesarios, ya sean archivos digitales o copias impresas. <\/p>\n\n Este tipo de enfoques basados en plataformas son necesarios para cualquier organizaci\u00f3n que trabaje para cerrar la brecha digital.<\/p>\n\n Las compa\u00f1\u00edas de seguros no son las \u00fanicas que buscan soluciones sin papel, ni que encuentran complejo el proceso. Aunque a mediados de la d\u00e9cada de 2010 se les encomend\u00f3 la tarea de dejar de usar papel, muchas necesitaban orientaci\u00f3n sobre c\u00f3mo mantener, usar, eliminar y transferir registros en papel m\u00e1s antiguos en un nuevo entorno digital, dice Courtney Anderson<\/a>, analista de pol\u00edticas de registros electr\u00f3nicos de la Administraci\u00f3n Nacional de Archivos y Registros (NARA). <\/p>\n\n Para mejorar la gesti\u00f3n de registros digitales y en papel, es importante aclarar por qu\u00e9 ciertos art\u00edculos deben almacenarse en ciertos formatos, recomienda Diane Batayeh<\/a>, directora ejecutiva de Village Green. Cuando las razones est\u00e1n claramente articuladas, determinar qu\u00e9 informaci\u00f3n debe almacenarse en qu\u00e9 formato se vuelve m\u00e1s f\u00e1cil. <\/p>\n\n Aunque la privacidad y la seguridad de los datos son preocupaciones importantes, los registros digitales en papel administrados adecuadamente ofrecen protecciones de seguridad que los registros en papel no ofrecen. Por ejemplo, los registros digitales con protocolos de respaldo efectivos ayudan a proteger los datos de eventos catastr\u00f3ficos, mientras que los registros en papel destruidos pueden ser imposibles de reproducir, dicen David Rajczak y Angela Spinks<\/a> de Oral Health Group. <\/p>\n\n Sin embargo, la relativa fragilidad de los registros en papel exige una consideraci\u00f3n especial cuando una aseguradora busca almacenar o archivar estos registros en sus formatos en papel en lugar de digitalizarlos y luego deshacerse de la versi\u00f3n en papel.<\/p>\n\n Por ejemplo, los registros en papel m\u00e1s antiguos pueden imprimirse en papel tratado con \u00e1cido, que puede deteriorarse con el tiempo. Las tintas tambi\u00e9n pueden desvanecerse, lo que hace que los documentos m\u00e1s antiguos sean ilegibles. La exposici\u00f3n a la humedad, el polvo, las temperaturas extremas y los aceites de las manos humanas tambi\u00e9n puede provocar la degradaci\u00f3n de los documentos en papel, se\u00f1ala<\/a> la Biblioteca del Congreso. <\/p>\n\n Para conservar estos documentos en su formato de papel, considere fotocopiarlos en papel libre de \u00e1cido. Si por alguna raz\u00f3n se debe conservar el original, considere almacenar el art\u00edculo en una funda de pl\u00e1stico libre de \u00e1cido, dice Melissa Barker<\/a>, archivista del condado de Houston, Tennessee. <\/p>\n\n Los problemas relacionados con el archivo y almacenamiento de registros en papel pueden agravarse cuando una aseguradora adopta un enfoque de bricolaje en lugar de trabajar con una empresa o plataforma dise\u00f1ada para facilitar la digitalizaci\u00f3n, dice Chelsea Zabala<\/a> de DocuFree. Cuando se deja que los departamentos se digitalicen por su cuenta, pueden producirse fallas de privacidad y fragmentaci\u00f3n de datos. Es posible que las aseguradoras no se den cuenta de lo inviable que es el sistema hasta despu\u00e9s de que se haya producido un error grave. La plataforma adecuada tambi\u00e9n puede ayudar a las compa\u00f1\u00edas de seguros a hacer la transici\u00f3n del papel a los entornos digitales m\u00e1s f\u00e1cilmente, dice Stephen Altrogge<\/a> de HelloSign. <\/p>\n\n Al igual que con los registros digitales en papel, controlar el acceso a los registros en papel antiguos es un paso esencial hacia una mayor seguridad. La elecci\u00f3n de una plataforma digital que permita el uso de API puede facilitar que el personal acceda a informaci\u00f3n tanto en papel como digital con un solo conjunto de credenciales de inicio de sesi\u00f3n, dice Jen Barnum<\/a>, profesional de marketing y experiencia del cliente en Naviant. <\/p>\n\n La eliminaci\u00f3n de registros en papel puede plantear varios problemas. Por ejemplo, destruir estos documentos de una manera sensible a la privacidad puede ser m\u00e1s dif\u00edcil que destruir registros digitales, dice Ivan Widjaya<\/a> en SMB CEO. Si bien los archivos digitales y sus copias de seguridad a menudo pueden ser atacados y eliminados por completo, el papel a menudo puede \u00abser remendado y sus detalles recuperados por partes no deseadas\u00bb, dice Widjaya. <\/p>\n\n Incluso cuando los documentos en papel se destruyen por completo, un sistema que no tiene en cuenta su contenido puede causar da\u00f1o a una empresa. Es importante crear un sistema de eliminaci\u00f3n de registros en papel lo suficientemente flexible como para adaptarse a ciertos eventos especiales. <\/p>\n\n Por ejemplo, \u00abcualquier sistema de purga de documentos archivados antiguos debe ser capaz de adaptarse a una retenci\u00f3n de documentos debido a un litigio u otro reclamo legal\u00bb, dice Eric C. Sohlgren<\/a>, socio de Payne & Fears.<\/p>\n\n Del mismo modo, ciertas leyes y regulaciones pueden requerir el mantenimiento de ciertos documentos en copia impresa, dice David Madden<\/a>, fundador y presidente de Container Exchanger. Estos documentos deben almacenarse teniendo en cuenta los protocolos de seguridad y los esfuerzos de preservaci\u00f3n. <\/p>\n\n Adem\u00e1s, cuando los registros en papel est\u00e1n programados para su eliminaci\u00f3n despu\u00e9s de la digitalizaci\u00f3n, los procedimientos adecuados para verificar la precisi\u00f3n son imprescindibles. Por ejemplo, el personal a cargo de convertir la informaci\u00f3n en papel en versiones digitales debe revisar su trabajo diligentemente, ya sea que implique la entrada de datos o el escaneo de originales en papel, dice Martin Kadansky<\/a>, CEO de Kadansky Consulting, Inc. A trav\u00e9s de escaneos legibles y cargas de documentos intencionadas, es posible reducir las brechas de seguridad al tiempo que se garantiza que toda la informaci\u00f3n necesaria se capture de forma segura. <\/p>\n\n Si bien la gesti\u00f3n de registros en papel plantea desaf\u00edos que los sistemas digitales no plantean, es posible realizar la transici\u00f3n a un entorno sin papel sin perder informaci\u00f3n esencial. Es imprescindible tener en cuenta las necesidades de la aseguradora en cuanto a almacenamiento, acceso y seguridad de la informaci\u00f3n. <\/p>\n\n Im\u00e1genes de: qvist\/\u00a9123RF.com, Alexander Korzh\/\u00a9123RF.com, Piyawat Nandeenopparit\/\u00a9123RF.com<\/em><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" A medida que las compa\u00f1\u00edas de seguros hacen la transici\u00f3n a las plataformas digitales, tambi\u00e9n est\u00e1n adoptando la facilidad de uso que ofrece la documentaci\u00f3n digital basada en la nube. Si bien algunos departamentos o compa\u00f1\u00edas de seguros han dejado de usar papel, a\u00fan deben lidiar con registros de \u00e9pocas anteriores basadas en papel. 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