2 septiembre 2025

¿Cómo hacen las aseguradoras en la era digital la transición sin problemas a los registros digitales en papel?

A medida que las compañías de seguros hacen la transición a las plataformas digitales, también están adoptando la facilidad de uso que ofrece la documentación digital basada en la nube.

Si bien algunos departamentos o compañías de seguros han dejado de usar papel, aún deben lidiar con registros de épocas anteriores basadas en papel. Muchos de estos registros contienen información confidencial del cliente que debe protegerse mientras se almacenan, acceden o destruyen los registros.

Cuando se digitalizan los registros en papel más antiguos, aún existen preocupaciones sobre la protección de datos, ya sea que los documentos se archiven o se envíen para su destrucción. Los registros digitales en papel también pueden plantear problemas de acceso y organización.

Las compañías de seguros que buscan optimizar los flujos de trabajo y al mismo tiempo cumplir con las obligaciones de privacidad y seguridad se benefician de una comprensión clara de los problemas relacionados con los documentos en papel.

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La mayoría de las compañías de seguros han adoptado la era digital, particularmente cuando se trata de recopilar información de los clientes. Algunas empresas incluso ofrecen descuentos a los clientes que aceptan un entorno sin papel.

Las compañías de seguros han sido algo más lentas en la transición a plataformas sin papel para sus operaciones internas. Sin embargo, los mismos beneficios promocionados para los clientes que no usan papel a menudo están disponibles para el personal de la compañía de seguros que también trabaja en un entorno sin papel.

Por un lado, el papel es caro a escala. Los costos asociados con su administración pueden superar los $ 8 mil millones anuales solo en los EE. UU., dice Matt Peterson, CEO de eFileCabinet. Cuando se tienen en cuenta la mano de obra y el tiempo, una empresa puede gastar $ 20 cada vez que se presenta un documento en papel, $ 120 cada vez que se extravía y $ 220 cada vez que se pierde y debe volver a crearse, dice Peterson.

Los documentos sin papel también pueden desalentar el acaparamiento de conocimientos entre los miembros del personal al facilitar el intercambio de acceso a la información, dice Mike Kappel, CEO de Patriot Software, LLC. Compartir documentos digitalmente los hace más accesibles para múltiples partes, lo que a su vez permite al personal abordar las necesidades de los clientes más fácilmente.

Sin embargo, los registros digitales en papel pueden plantear ciertos desafíos legales. Por ejemplo, en un caso de 2014, el Tribunal de Apelaciones de California sostuvo que un empleador no podía probar que la firma electrónica en un acuerdo de arbitraje pertenecía a su empleado. ¿Por qué? Porque no había forma de autenticar la firma. En 2016, el mismo tribunal aclaró que las herramientas de autenticación, como las credenciales de inicio de sesión únicas, podrían respaldar la verificación de firmas electrónicas, dicen Ashley H. Verdon y Neil Eddington en Chapman Glucksman.

La buena noticia para las compañías de seguros es que las credenciales de inicio de sesión únicas para clientes y empleados también se pueden utilizar para cumplir con otros requisitos de documentación digital, como los relacionados con la seguridad y la privacidad.

Tanto los registros en papel como los digitales están sujetos a ciertos requisitos. Por ejemplo, tanto los registros en papel como los digitales deben administrarse, hacerse accesibles a las partes adecuadas, protegerse de violaciones de seguridad y privacidad y eliminarse cuando sea necesario, dice Cassie Findlay, cofundadora de Recordkeeping Roundtable.

Eliminación gradual de los flujos de trabajo basados en papel

Considere cómo la plataforma BOLT permite a los operadores volverse completamente digitales. Crea un pipeline digital para manejar cotizaciones. Hace que la configuración y la administración del perfil del cliente sean simples y optimizadas. Incluso crea una canalización para manejar los documentos necesarios, ya sean archivos digitales o copias impresas.

Este tipo de enfoques basados en plataformas son necesarios para cualquier organización que trabaje para cerrar la brecha digital.

Las compañías de seguros no son las únicas que buscan soluciones sin papel, ni que encuentran complejo el proceso. Aunque a mediados de la década de 2010 se les encomendó la tarea de dejar de usar papel, muchas necesitaban orientación sobre cómo mantener, usar, eliminar y transferir registros en papel más antiguos en un nuevo entorno digital, dice Courtney Anderson, analista de políticas de registros electrónicos de la Administración Nacional de Archivos y Registros (NARA).

Para mejorar la gestión de registros digitales y en papel, es importante aclarar por qué ciertos artículos deben almacenarse en ciertos formatos, recomienda Diane Batayeh, directora ejecutiva de Village Green. Cuando las razones están claramente articuladas, determinar qué información debe almacenarse en qué formato se vuelve más fácil.

Almacenamiento y protección de registros en papel antiguos

Aunque la privacidad y la seguridad de los datos son preocupaciones importantes, los registros digitales en papel administrados adecuadamente ofrecen protecciones de seguridad que los registros en papel no ofrecen. Por ejemplo, los registros digitales con protocolos de respaldo efectivos ayudan a proteger los datos de eventos catastróficos, mientras que los registros en papel destruidos pueden ser imposibles de reproducir, dicen David Rajczak y Angela Spinks de Oral Health Group.

Sin embargo, la relativa fragilidad de los registros en papel exige una consideración especial cuando una aseguradora busca almacenar o archivar estos registros en sus formatos en papel en lugar de digitalizarlos y luego deshacerse de la versión en papel.

Por ejemplo, los registros en papel más antiguos pueden imprimirse en papel tratado con ácido, que puede deteriorarse con el tiempo. Las tintas también pueden desvanecerse, lo que hace que los documentos más antiguos sean ilegibles. La exposición a la humedad, el polvo, las temperaturas extremas y los aceites de las manos humanas también puede provocar la degradación de los documentos en papel, señala la Biblioteca del Congreso.

Para conservar estos documentos en su formato de papel, considere fotocopiarlos en papel libre de ácido. Si por alguna razón se debe conservar el original, considere almacenar el artículo en una funda de plástico libre de ácido, dice Melissa Barker, archivista del condado de Houston, Tennessee.

Los problemas relacionados con el archivo y almacenamiento de registros en papel pueden agravarse cuando una aseguradora adopta un enfoque de bricolaje en lugar de trabajar con una empresa o plataforma diseñada para facilitar la digitalización, dice Chelsea Zabala de DocuFree. Cuando se deja que los departamentos se digitalicen por su cuenta, pueden producirse fallas de privacidad y fragmentación de datos. Es posible que las aseguradoras no se den cuenta de lo inviable que es el sistema hasta después de que se haya producido un error grave. La plataforma adecuada también puede ayudar a las compañías de seguros a hacer la transición del papel a los entornos digitales más fácilmente, dice Stephen Altrogge de HelloSign.

Al igual que con los registros digitales en papel, controlar el acceso a los registros en papel antiguos es un paso esencial hacia una mayor seguridad. La elección de una plataforma digital que permita el uso de API puede facilitar que el personal acceda a información tanto en papel como digital con un solo conjunto de credenciales de inicio de sesión, dice Jen Barnum, profesional de marketing y experiencia del cliente en Naviant.

Eliminación responsable de registros en papel antiguos

La eliminación de registros en papel puede plantear varios problemas. Por ejemplo, destruir estos documentos de una manera sensible a la privacidad puede ser más difícil que destruir registros digitales, dice Ivan Widjaya en SMB CEO. Si bien los archivos digitales y sus copias de seguridad a menudo pueden ser atacados y eliminados por completo, el papel a menudo puede «ser remendado y sus detalles recuperados por partes no deseadas», dice Widjaya.

Incluso cuando los documentos en papel se destruyen por completo, un sistema que no tiene en cuenta su contenido puede causar daño a una empresa. Es importante crear un sistema de eliminación de registros en papel lo suficientemente flexible como para adaptarse a ciertos eventos especiales.

Por ejemplo, «cualquier sistema de purga de documentos archivados antiguos debe ser capaz de adaptarse a una retención de documentos debido a un litigio u otro reclamo legal», dice Eric C. Sohlgren, socio de Payne & Fears.

Del mismo modo, ciertas leyes y regulaciones pueden requerir el mantenimiento de ciertos documentos en copia impresa, dice David Madden, fundador y presidente de Container Exchanger. Estos documentos deben almacenarse teniendo en cuenta los protocolos de seguridad y los esfuerzos de preservación.

Además, cuando los registros en papel están programados para su eliminación después de la digitalización, los procedimientos adecuados para verificar la precisión son imprescindibles. Por ejemplo, el personal a cargo de convertir la información en papel en versiones digitales debe revisar su trabajo diligentemente, ya sea que implique la entrada de datos o el escaneo de originales en papel, dice Martin Kadansky, CEO de Kadansky Consulting, Inc. A través de escaneos legibles y cargas de documentos intencionadas, es posible reducir las brechas de seguridad al tiempo que se garantiza que toda la información necesaria se capture de forma segura.

Si bien la gestión de registros en papel plantea desafíos que los sistemas digitales no plantean, es posible realizar la transición a un entorno sin papel sin perder información esencial. Es imprescindible tener en cuenta las necesidades de la aseguradora en cuanto a almacenamiento, acceso y seguridad de la información.

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