25 enero 2021

6 consejos cruciales para la gestión del tiempo para los nuevos agentes de seguros independientes

«La vida de un agente de seguros independiente puede ser agitada, especialmente cuando recién está comenzando. Como señala el equipo de College Grad, además de pasar tiempo con los clientes durante el horario comercial normal, muchos agentes pasan las tardes haciendo papeleo y preparando presentaciones. Puede ser una profesión que lo abarque todo. Y como probablemente sepas, hay una gran diferencia entre estar ocupado y ser legítimamente productivo. Para generar y mantener el impulso, debe adoptar un enfoque organizado y metódico para completar las tareas. Así es como puede priorizar su tiempo, dedicarlo a tareas cruciales y asegurarse de mantenerse enfocado en cada paso del camino.

1. Planifique las tareas diarias, semanales y mensuales

La priorización es vital. En un momento dado, tendrás una amplia gama de tareas que necesitan tu atención. Naturalmente, algunos serán mucho más urgentes e importantes que otros. Para mantenerse encaminado, necesitará saber exactamente qué se debe hacer al día, la semana y tal vez incluso el mes siguiente. Esto asegura que siempre tenga un plan de juego y le permite adoptar un enfoque organizado de las cosas. Para la planificación diaria, el equipo de Engage sugiere tomarse 15 minutos para escribir su lista de tareas pendientes el día anterior, ya sea cuando sale del trabajo o justo antes de acostarse. «Pregúntese qué necesita lograr durante el día siguiente, establezca un bloque de horarios para mirar el correo electrónico y atender las llamadas telefónicas y obtener una descripción general de qué reuniones u otras actividades programadas ya están planificadas para tratar de imaginar el flujo del día con anticipación», escriben. Para la planificación semanal, recomiendan reservar de 45 a 60 minutos el domingo para planificar su semana. En cuanto a la planificación mensual, esto debe limitarse estrictamente a proyectos más grandes en los que dedique un par de horas a descubrir el mejor enfoque. Para agilizar el proceso, Helena Parmask fomenta el uso de una herramienta de planificación para que todo esté delineado de manera tangible y se pueda actualizar fácilmente. Ella dice que el lápiz y el papel anticuados todavía funcionan bien para muchos. Si prefiere digitalizarse, use una herramienta de administración de tareas como Scoro o Trello.

2. Concéntrese completamente en una tarea a la vez

Cynthia Kabu y Andre Machado tienen un excelente artículo sobre el mito de la multitarea en Time. «Para casi todas las personas, en casi todas las situaciones, la multitarea es imposible», escriben. «Cuando pensamos que estamos realizando múltiples tareas, la mayoría de las veces no estamos haciendo dos cosas a la vez, sino acciones individuales en rápida sucesión». Definitivamente hay algo en esto. De hecho, un estudio científico que citan encontró que solo el 2.5 por ciento de las personas son realmente capaces de realizar múltiples tareas de manera efectiva. Amanda MacMillan en Health.com está de acuerdo. Ella dice que intenta realizar múltiples tareas

Te ralentiza,
Te hace más propenso a cometer errores,
Crea estrés, y
Obstaculiza tu creatividad.

La conclusión es que los humanos simplemente no son muy buenos en la multitarea. Y tratar de abordar varios proyectos al azar a la vez es probable que impida su progreso. Entonces, ¿cómo debe abordar la finalización de la tarea? Chris Bailey analiza una técnica en A Life of Productivity que implica «una sola tarea», donde reserva 20 minutos para concentrarse al 100 por ciento en una determinada tarea. Dice que esto tiende a ser efectivo porque la marca de 20 minutos es aproximadamente el tiempo que los humanos pueden concentrarse en una tarea antes de perder el enfoque. Ya sea que su tarea sea responder a las preguntas de los clientes, trabajar en marketing o actualizar su base de datos de clientes, este consejo debería ayudarlo a mantenerse encaminado y completar las cosas de manera más eficiente. Y una vez que haya terminado, puede pasar a la siguiente tarea y concentrarse por completo en eso.

3. Practica la regla de los dos minutos

Este es el escenario: Algo aparece al mediodía que requiere su atención. Es solo una tarea pequeña que se puede completar rápidamente, pero tiene la tentación de posponerla porque no es de alta prioridad. Por lo tanto, permanece en un segundo plano junto con otras tareas menores. El escritor de productividad James Clear advierte contra cometer este tipo de error. En cambio, presenta la regla de los «dos minutos», acuñada por David Allen, autor del exitoso libro Getting Things Done. La regla se basa en una premisa muy simple. Si una tarea se puede hacer en dos minutos o menos, hágala de inmediato. Esto podría ser responder a un correo electrónico, publicar en las redes sociales, devolver una llamada telefónica, lo que sea. La idea aquí es que posponer las cosas para más tarde genera pereza y procrastinación. Pero abordar pequeñas tareas de inmediato aumenta la productividad y lo ayuda a ser más disciplinado. Jonathan Furman también señala en Thrive Global que esta regla evita que las pequeñas tareas se vean eclipsadas y olvidadas. Una vez que adquiera el hábito de aplicar la regla de los dos minutos, debería descubrir que sus días son más fluidos y no tendrá una montaña de tareas acumuladas.

4. Reserve tiempo de administración

Las horas no facturables no son algo que les guste mucho a los agentes independientes. El tiempo de administración se refiere a las tareas más mundanas que no generan ingresos directamente (por ejemplo, hacer informes y papeleo) pero que, sin embargo, son un componente crítico para administrar una compañía de seguros exitosa. Son los que mantienen las ruedas girando y los nuevos clientes que llegan. Es por eso que Rick Grantham sugiere reservar tiempo al comienzo del día para manejar tareas como estas, tal vez incluso comenzar el día una hora antes si es necesario. Este enfoque lo motiva a realizar las tareas más rápidamente en lugar de esperar hasta el final del día. El equipo de MBO Partners agrega que es inteligente programar una cita de calendario recurrente todos los días para abordar el trabajo administrativo y que completar pequeñas tareas cada día debería ayudar a evitar que se sienta abrumado al final de la semana.

5. Elimina las distracciones

Wanda Thibodeaux habla sobre cómo las distracciones son tóxicas para las empresas modernas en Inc. Ella dice que las distracciones se han convertido en la norma desafortunada y que literalmente cuestan millones a las grandes empresas cada año. Thibodeaux hace referencia a un Informe de distracción en el lugar de trabajo de 2018 de Udemy que encontró que casi tres de cada cuatro personas (70 por ciento) se sienten distraídas mientras trabajan. Luchar constantemente contra las distracciones como un nuevo agente independiente puede ser paralizante y hacer que sea increíblemente difícil hacer despegar su negocio. Y como señala el equipo de la Asociación para la Ciencia Psicológica, incluso las pequeñas distracciones pueden descarrilar la productividad y hacer que sea mucho más difícil completar tareas importantes. No solo la calidad de su trabajo se ve afectada, sino que es probable que le lleve mucho más tiempo. Entonces, ¿cuáles son algunas de tus mayores distracciones? En Business News Daily, Chad Brooks dice que los 10 principales de la mayoría de las personas incluyen:

Charlar por mensaje
The Internet
Chisme
Redes sociales
Correo electrónico
Compañeros de trabajo que pasan por aquí
Reuniones
Pausas para fumar y refrigerios
Compañeros de trabajo ruidosos
Sentado en un cubículo

Si bien es posible que no todos se apliquen a usted como agente independiente, son todas cosas que debe tener en cuenta, y debe esforzarse para asegurarse de no quedar atrapado en estas pérdidas de tiempo. Brooks también ofrece algunos consejos sobre cómo ser más productivo donde menciona la importancia de programar descansos formales para crear límites claros entre el trabajo y la relajación. De esta manera, tendrá un tiempo designado para relajarse y sabrá cuándo es el momento de volver al trabajo.

6. Limite las verificaciones de correo electrónico

El correo electrónico es un modo principal de comunicación para los agentes independientes. Y es genial para mantenerse al tanto de los clientes, prospectos y socios comerciales. Pero como explica David Burkus en Forbes, puede convertirse rápidamente en un obstáculo si se abusa de él y puede terminar haciéndolo mucho menos productivo. Lo que quiere decir es que revisar constantemente su correo electrónico puede distraer y estropear su flujo. Hace referencia a Kostadin Kushlev, investigador de la Universidad de Columbia Británica, quien descubrió que «el correo electrónico fragmenta nuestra atención y contribuye a nuestra sensación de que hay demasiado que hacer y no hay suficiente tiempo para hacerlo». Kushlev también agrega que «limitar el correo electrónico disminuye el estrés y aumenta la productividad porque reduce la multitarea y la distracción». Si bien obviamente necesitará revisar su correo electrónico en ciertos momentos del día, es crucial que sea consciente de la frecuencia con la que lo revisa. Si es un hábito compulsivo, querrá establecer límites para mantenerlo bajo control y asegurarse de que las tareas más importantes no se interrumpan.

Aprovechar al máximo su tiempo

Statista informa que el número de agentes de seguros está aumentando y ha crecido considerablemente desde el año 2000. Para que los nuevos agentes independientes comiencen con el pie derecho, es fundamental comprender los conceptos básicos de una gestión eficaz del tiempo. Saber cómo priorizar tus esfuerzos, cuándo concentrarte en qué y cómo mantenerte enfocado te ayudará a aprovechar al máximo tu tiempo. De esta manera, podrá brindar la mejor experiencia posible a sus clientes y expandir continuamente su cartera de negocios sin crear estrés innecesario.

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