25 enero 2021

Agente independiente como propietario único y empleador: comprensión de los impuestos

Comprender los impuestos puede ser una curva de aprendizaje para los agentes de seguros independientes, especialmente frente a una creciente cartera de negocios y lista de empleados.

Como parte de nuestra serie sobre cómo convertirse en un agente de seguros independiente, echamos un vistazo a las obligaciones fiscales estándar para las pequeñas empresas, junto con algunas exenciones fiscales posiblemente sorprendentes que puede aprovechar.

Gastos fiscales para agentes

En términos generales, los agentes independientes se clasifican como contratistas independientes al declarar impuestos. Bajo este tipo de acuerdo, el gobierno lo considera trabajador por cuenta propia, lo que significa que es responsable de declarar sus propios impuestos.

Cuando alguien es empleado de una empresa, recibe un W-2 y el empleador retiene una cierta cantidad de dinero para ellos, dice Curt Mastio, un contador público que dirige Founder’s CPA, un servicio de contabilidad para nuevas empresas. Cuando trabaja por cuenta propia, debe informar sus ingresos al IRS a través de un formulario 1099.

«Toda persona o empresa que pague a un contratista independiente por más de $600 por trabajo debe presentar el Formulario 1099 ante el IRS; tanto el IRS como el contratista independiente reciben una copia del 1099», según el recurso de asesoramiento legal en línea LawFirms.com. «Los contratistas independientes deben recibir un Formulario 1099-MISC de cada uno de sus clientes que les pague $600 o más durante un año fiscal».

Pagos trimestrales de impuestos estimados

El escritor de finanzas personales Ben Luthi dice que generalmente querrá realizar pagos trimestrales de impuestos estimados, que vencen el 15 de abril, el 15 de junio, el 15 de septiembre y el 15 de enero (para el último trimestre del año anterior). Hay dos razones principales para ello.

Primero, evita que tenga que pagar el dinero en una suma global cuando presente su declaración de impuestos anual, lo que a menudo puede ser una dificultad financiera para los agentes novatos. En segundo lugar, garantiza que el IRS no lo multe por el pago insuficiente de impuestos, algo que le afectará si debe más de $ 1,000 al IRS.

Para calcular cuánto deberá pagar cada trimestre, muchos servicios de contabilidad en línea ofrecen calculadoras útiles para agilizar el proceso.

Tenga en cuenta que la mayoría de los estados tienen impuestos sobre la renta, que también es responsable de pagar como contratista independiente. Esto variará según el estado, por lo que es importante saber cuál es la tasa impositiva específica en su estado.

Katherind Loughead, analista principal de políticas del Centro de Política Fiscal Estatal de Tax Foundation, creó una guía detallada que explica todo lo que necesita saber sobre los impuestos sobre la renta individual y los impuestos sobre la renta de sueldos y salarios, además de señalar cambios clave en los códigos tributarios.

Cómo manejar los impuestos como empleador

Hasta este punto, hemos discutido cómo manejar los impuestos cuando trabajas por tu cuenta. Pero digamos que acaba de contratar a alguien a tiempo completo como empleado. ¿Cuál es tu responsabilidad entonces?

En primer lugar, aún puede ser clasificado como propietario único y no tratado como empleado de su negocio, lo que significa que pagará impuestos sobre el trabajo por cuenta propia por sí mismo.

Sin embargo, no hay límite para la cantidad de empleados que puede tener como propietario único. Como empleador, debe encargarse de la administración de los empleados, el mantenimiento de registros y los impuestos de cada empleado que contrate. En otras palabras, tiene las mismas responsabilidades que cualquier otro tipo de empleador.

Antes de contratar a alguien, dice DeWitt, primero debe obtener un número de identificación de empleador del IRS. Durante la incorporación, cada empleado debe completar varios formularios, incluido un W-4, que es un certificado de retención del empleado, y un I-9, que es una verificación de elegibilidad de empleo. Si planea ofrecer beneficios, es posible que también deba hacer que completen formularios adicionales para eso.

Una vez que un empleado comienza a trabajar para usted, el escritor legal Jeffry Olson, J.D. señala que es su responsabilidad «retener todos los impuestos sobre el empleo requeridos del salario del trabajador y contribuir con los impuestos apropiados del empleador». A partir del año fiscal 2019, esto fue del 6.2 por ciento para el Seguro Social y del 1.45 por ciento para Medicare.

Al final de cada año, debe proporcionar un W-2, conocido como Declaración de salarios e impuestos, a cada uno de sus empleados. Así es como informa cuánto ganaron al IRS.

Deducciones de impuestos que quizás no conozca

Aunque podría señalar que la declaración de impuestos conlleva más dolores de cabeza para los agentes independientes que muchas otras carreras, también hay algunos beneficios significativos. Una de las ventajas inherentes de ser un agente independiente es que hay numerosas deducciones de impuestos que puede hacer, lo que ayuda a reducir la cantidad que debe.

Estas son algunas de las exenciones fiscales que quizás no conozca.

Costos de marketing

«El IRS le permite deducir gastos de publicidad razonables que están directamente relacionados con sus actividades comerciales», explica el CPA con licencia Aaron Lesher, jefe de iniciativas estratégicas de la aplicación de seguimiento de gastos Hurdlr. «La deducción por gastos de publicidad es amplia y puede incluir una serie de gastos dependiendo de la industria en la que trabaje».

Las tarjetas de presentación, el alojamiento para su sitio web y la publicidad digital son solo algunos ejemplos de costos de marketing comunes que son deducibles de impuestos. Incluso las camisetas con el logotipo de su agencia que se utilizan para publicidad cuentan, dice Jen Stafford, cofundadora y socia de CTRL+ALT Digital, una agencia digital de servicio completo.

Gastos del vehículo

Es común que los agentes independientes viajen con frecuencia para reunirse con clientes fuera de la oficina, asistir a conferencias y eventos locales. Siempre que use su vehículo para conducir a estos lugares, los gastos relacionados son deducibles de impuestos.

Es por eso que siempre debe mantener registros precisos de la fecha y el propósito de cada viaje y, lo que es más importante, cuántas millas condujo. A partir de 2019, la tarifa estándar por millaje era de 58 centavos por milla, lo que significa que puede deducir 58 centavos por cada milla que condujo.

Solo asegúrese de reclamar solo viajes en automóvil de negocios y no personales. Para obtener más información sobre este tema, Julia Kagan, editora de finanzas personales de Investopedia, creó una guía útil sobre la tarifa estándar por millaje.

Costos de comidas relacionados con el negocio

El IRS también le permite deducir el 50 por ciento de los costos de comidas y bebidas. Esto no puede ser nada extravagante, y hay algunos criterios que deben cumplirse.

Por ejemplo, las comidas deben ser «ordinarias y necesarias», y usted o un empleado deben estar presentes en la comida. También debe proporcionar la comida a los clientes actuales del seguro, prospectos potenciales o contactos comerciales similares.

Fishman dice que no hay un límite exacto en dólares con respecto a lo que se considera extravagante, por lo que deberá usar su sentido común aquí. También dice que es crucial mantener registros detallados, incluida la fecha, cuánto gastó, incluidos los impuestos y la propina, el restaurante en el que comió y la naturaleza de la relación comercial.

Siempre que tome nota cuidadosa de todo, esto puede ser una buena deducción, especialmente si con frecuencia sale a comer lentes de contacto.

Trabajo por cuenta propia Tax

Una de las partes no tan buenas de trabajar por cuenta propia es el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, dos impuestos federales sobre la nómina que financian el Seguro Social y Medicare. Todos los que trabajan tienen que contribuir, pero los empleados solo tienen que pagar la mitad, mientras que su empleador paga la otra mitad.

Si trabaja por cuenta propia, es responsable de la cantidad total. En 2019, el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia fue del 7.65 por ciento para los empleados y del 15.30 por ciento para las personas que trabajan por cuenta propia.

La buena noticia es que el IRS considera que la parte del empleador del impuesto sobre el trabajo por cuenta propia es deducible de impuestos, escribe Liz Smith de la empresa de tecnología financiera SmartAsset. Puede reclamarlo en su declaración de impuestos, lo que puede proporcionar un alivio financiero considerable.

Gastos de educación relacionados con el trabajo

Parte de trabajar como agente independiente es mantener licencias y certificaciones de seguros. Y, por supuesto, esto tiene un costo.

Afortunadamente, los agentes independientes a menudo pueden deducirlos como gastos de educación relacionados con el trabajo, que incluyen matrícula, libros y tarifas de laboratorio. El IRS describe los criterios básicos para reclamarlos como deducciones, diciendo que un gasto debe ser para la educación que lo ayude a mantener o mejorar las habilidades necesarias en la industria de seguros o que la educación es requerida por la ley.

Seguro de enfermedad

En algunos casos, también puede ser elegible para deducciones en las primas de su seguro médico. Siempre que cumpla con los criterios correctos, puede deducir los gastos pagados por primas médicas y dentales para usted, su cónyuge y dependientes menores de 27 años.

Esto se aplica a los honorarios de médicos, dentistas, cirujanos, psicólogos, quiroprácticos e incluso médicos no tradicionales.

Un último consejo: encuentre un buen contador

Finalmente, generalmente se recomienda que la mayoría de los agentes independientes contraten a un contador experimentado familiarizado con las pequeñas empresas, las empresas unipersonales y la industria de seguros. Tratar de manejarlo usted mismo, especialmente si tiene una experiencia muy limitada, puede generar errores costosos.

«Si dirige su propio programa, es importante que utilice la ayuda de un profesional», dice Rebekah Parr de New Horizons Insurance Marketing. «El dicho dice que contratar a un CPA (Contador Público Certificado) para hacer sus impuestos puede pagarse solo, porque encuentran todas las deducciones posibles para usted, sin mencionar asegurarse de que tenga todas sus i y t punteadas y cruzadas».

Esto no solo debería garantizar que todo se informe correctamente y evitar sanciones fiscales, sino que también le facilitará la vida y le permitirá concentrarse más en el crecimiento del negocio.

Manténgase al tanto de los impuestos

Hay mucho que hacer para convertirse en un agente independiente, y los impuestos son sin duda una gran parte de ello. Esta es una responsabilidad importante y que puede parecer un poco abrumadora, especialmente si ha estado acostumbrado a trabajar para un empleador en el pasado donde la empresa manejó sus impuestos por usted.

Pero definitivamente es algo que es manejable. Es solo cuestión de tomarse el tiempo para comprender los conceptos básicos de los impuestos y saber cómo realizar un seguimiento de los gastos para las deducciones.

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